Article de septembre 2018, mis à jour le 10/7/20, suite au déconfinement post- Covid-19 et aux études qui montrent un regain d’intérêt des entreprises pour le flex-office.
Face au Covid-19, le flex-office semble la solution idéale pour tendre vers le “clean desk”. Mais si, après l’avoir testé, la majorité des collaborateurs sont convaincus, ils sont nombreux à émettre des réserves, comme la peur de ne pas trouver de bureau quand ils arrivent le matin ou le fait que le dispositif ne soit pas du tout adapté à leur métier. Des freins qu’il est possible de lever en respectant un certain nombre de règles.
Rendre ses équipes plus agiles, favoriser les échanges entre les collaborateurs, améliorer leur bien-être, leur laisser plus de liberté…. Les promesses du flex-office sont nombreuses. Axa, BNP Paribas, L’Oréal, BETC, PWC, Nokia, Deloitte… les exemples de sociétés ayant adopté ce mode d’organisation ne manquent pas. Et avec la crise du Covid-19, ce système apparaît comme la solution idéale pour créer de véritables “clean desks”.
Mais beaucoup de collaborateurs restent inquiets. Alors, si vous souhaitez passer le cap et révolutionner votre mode d’organisation, il est nécessaire de ne rien négliger.
1. S’adapter aux habitudes des collaborateurs
Avant de déployer le flex-office, il est nécessaire d’analyser les habitudes de vos collaborateurs et de vous y adapter. “Il y a toute une phase de diagnostic inhérente à l’occupation des postes de travail, aux usages liés aux fonctions mais aussi à l’ambition de la société”, explique Flore Pradère, responsable recherche entreprises chez JLL. Une analyse qui amène à un taux de mutualisation, c’est-à-dire à un nombre de postes de travail pour un espace donné. En moyenne, les entreprises adoptant le flex-office optent pour un taux de 0,8 poste de travail par collaborateur.
“Cela signifie que l’on va densifier le nombre de personnes dans un même lieu. Une rationalisation des espaces qui répond à une volonté d’axer sur le collaboratif mais aussi d’attirer plus de jeunes qui n’ont pas forcément envie de n’avoir que des bureaux individuels”, estime Bertrand de la Vega, directeur du cabinet Oresys. Tout au long de votre démarche, attention de bien prendre en compte les spécificités liées à certains métiers. Car si dans les faits le flex-office est adaptable à tous, certaines fonctions nécessitent encore d’avoir un bureau fixe, comme les secrétaires ou bien les assistantes.
Flore Pradère l’assure : il y aura toujours un part d’irréductible qui mettra du temps à adhérer à la démarche. “Ce n’est pas grave et il ne faut pas se focaliser dessus. Cela ne disqualifie pas du tout le modèle. Au fil du temps, la dynamique des autres collaborateurs finira par convaincre.”
2. Ne pas négliger les espaces collaboratifs
Mais pour que le flex-office fonctionne, il faut que la réduction du nombre de postes qui en découle soit compensée par l’arrivée d’espaces plus collaboratifs. Des lieux qu’il sera possible de quitter sans difficultés et dans lesquels les collaborateurs pourront travailler. Il est donc important de mettre à disposition des casiers pour les inciter au clean desk. “La logique est de dire que dès qu’on quitte un endroit, on ne laisse aucun effet personnel”, précise Bertrand de la Vega.
Autre aspect à ne pas oublier : proposer une palette variée d’espaces collaboratifs – cafétéria, bibliothèque, salles de réunions, bulles phoniques pour s’isoler…“Avec le flex-office, on essaie de créer une bascule de l’individu vers le collectif avec une offre qui vient compléter un changement de comportement, mais aussi compenser les maux qui peuvent en découler, comme le besoin de confidentialité”, détaille Flore Pradère.
Selon Bertrand de la Vega, il est aussi impératif de proposer moins de postes de travail que le nombre de personnes qui travailleront dans l’espace. L’objectif ? Qu’elles s’approprient plus facilement les différents espaces. C’est en expliquant cette logique aux collaborateurs que vous rassurerez les plus réfractaires. Mais si la peur de ne pas trouver d’endroit où s’installer pour travailler est vraiment prégnante chez vos équipes, mettre en place une plate-forme de réservation peut être un bon compromis. “C’est la solution adoptée par PWC, indique Flore Pradère. L’entreprise a laissé des postes en libre-service (quand le salarié arrive, il s’installe où il veut en fonction des places disponibles), mais a aussi dédié des postes à la réservation permettant de bloquer un endroit où travailler.”
3. Effectuer une phase de test
Si votre volonté est d’opter pour des bureaux en flex-office pour l’ensemble de votre structure, prenez le temps de passer, d’abord, par une phase pilote. Selon JLL, c’est ce que font 77 % des entreprises dans le but d’embarquer le plus de salariés possible. “Cela vous permet d’avoir un retour d’expérience et de constater, en situation, ce qui fonctionne ou pas”, insiste Flore Pradère.
Pour s’assurer de la qualité de l’expérience, donnez-vous du temps. En moyenne, cette phase de test effectuée auprès d’un service, vous demandera une année de travail minimum, le temps de concevoir le projet, de le déployer, d’y installer des salariés et d’avoir un recul. C’est durant cette période que vous devez impliquer les collaborateurs dans le processus de co-construction. Une manière de prendre en compte leurs craintes et donc de vous adapter… “Nous conseillons de mobiliser 10 % des équipes dans la phase de conception et de test”, note Delphine Breton, directrice workplace chez JLL.
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4. Impliquer le top management
Le meilleur moyen de faire rimer flex-office avec réussite reste que la démarche soit portée et valorisée par la direction. “Ce n’est pas qu’un projet immobilier ou d’aménagement de bureaux, insiste Bertrand de la Véga. C’est une ambition plus large qui réinvente la façon d’opérer et de penser le management.” Ainsi, il est nécessaire d’accompagner les managers pour qu’ils appliquent les règles du flex-office et surtout qu’ils ne s’approprient pas des espaces sur le long terme.
“Le top management doit être irréprochable. Car si vous avez des collaborateurs qui sortent de la logique sous prétexte qu’ils ont un statut, cela décrédibilise totalement la démarche”, assure Delphine Breton. Même constat pour Bertrand de la Vega pour qui il est “incohérent de penser pouvoir mettre en place du flex-office pour tout le monde sauf pour les N+1 ou N+2. Ce n’est pas possible”
5. Avoir une DSI opérationnelle et réactive
Enfin, pour que les collaborateurs soient opérationnels, quel que soit l’endroit où ils se trouvent dans l’entreprise, il est nécessaire que votre direction des systèmes d’information (DSI) soit efficace et opérationnelle. Ainsi, une flotte de PC portables et l’absence de câbles réseaux semblent être indispensables. “Il faut une infrastructure solide et des technologies innovantes. Le flex-office implique d’être très digital, ce qui n’est pas forcément inné pour toutes les générations. Mais par exemple, il faut oublier les téléphones fixes et privilégier les portables”, analyse Bertrand de la Vega.
Ce nouveau mode d’organisation implique d’autres façons de travailler. “Pour que le flex-office fonctionne, il faut avoir une politique de télétravail développée, c’est indéniable, précise Soizick Lamandé. Chez Nokia, 70 % des salariés exercent de chez eux deux fois par semaine.”
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