Les TPE et PME vont franchir une étape majeure l’année prochaine : elles devront être en mesure de recevoir les factures au format électronique. Deux ans plus tard, ce sera à leur tour d’émettre sous ce format. À la clef, une comptabilité simplifiée qui permettra notamment de réduire les délais de paiement.
L’époque de la facture papier est révolue, place à sa version électronique. Sous l’impulsion de l’Etat, toutes les entreprises vont devoir migrer leur système informatique de façon à intégrer ce format. Les échéances arrivent à grands pas. Pourtant peu de professionnels maîtrisent ce nouveau concept. Selon une étude réalisée par l’éditeur Regate, seuls 11 % des entreprises sont capables de définir correctement ce qu’est vraiment une facture électronique. Deux termes doivent être absolument connus et compris. Le premier est l’e-invoicing (ou la facture électronique). Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Le second terme est l’e-reporting. Il concerne la transmission à l’administration de certaines informations (par exemple, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée…) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger. L’e-reporting permet de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise : complémentaire à la facturation électronique, il permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.
Processus Procure-to-Pay
Au-delà de ces contraintes imposées par l’Etat, le passage à la facturation électronique permettra de simplifier la comptabilité des entreprises. Premier impact : une réduction des coûts puisqu’elles ne supportent plus le coût du papier et une productivité améliorée grâce au temps dégagé (réduction du temps de traitement estimé autour de 45 %). La digitalisation du processus fournisseur apporte surtout de la fluidité entre les opérateurs. Elle aide à réduire les erreurs, à simplifier les relations avec les fournisseurs et à diminuer les délais de règlements. La dématérialisation des factures contribue aussi à la sécurité du processus Procure-to-Pay. Avec ce type de traitement, exit les documents qui traînent sur les bureaux en attente de validation, voire de comptabilisation. Attention cependant à ne pas jeter les factures papier avec l’eau du bain de la dématérialisation. La facture papier conserve toute sa valeur de preuve auprès de l’administration fiscale.
