Adieu formulaires papier et fichiers Excel ! Pour gérer leurs notes de frais, les entreprises peuvent désormais se faire épauler par des outils spécifiques. De plus en plus élaborés, ils allient mobilité, reconnaissance des caractères et justificatifs à valeur probante. Par Ève Mennesson
La gestion des notes de frais peut se révéler un véritable casse-tête. Collecte et archivage des factures, validation, transfert dans l’outil comptable… Pourquoi ne pas adopter un outil spécifique ? Ils remplacent idéalement les formulaires papier et les fichiers Excel, encore légion dans les entreprises.
Mobilité, OCR et valeur probante
D’autant plus que ces outils sont de plus en plus élaborés. Première évolution : la mobilité. “Les outils de gestion de frais se transforment en compagnons de voyage, observe Stéphane Donders, CEO de Traveldoo. Des fonctionnalités de géolocalisation permettent de sélectionner le bon établissement et la reconnaissance vocale donne la possibilité de dicter des précisions, comme le nom des compagnons de voyage. L’objectif est de réaliser le moins de saisie possible”. Les outils proposent même aux utilisateurs de photographier leurs factures et un outil d’OCR (optical character recognition, c’est-à-dire reconnaissance optique de caractères) retranscrit les données présentes sur le document. Ces informations sont ensuite validées par la hiérarchie grâce à un workflow de validation avant de procéder à un remboursement. Et les données recueillies grâce à l’OCR sont automatiquement envoyées dans l’outil comptable.
“L’objectif est de prémâcher le travail des employés qui déclarent leurs frais, notamment avec l’OCR, mais aussi de faciliter le travail de toute la chaîne : validation, traitement comptable et analytique… Il est par exemple facile de récupérer la TVA mais aussi de générer des remboursements”, indique Gilles Bobichon, co-fondateur de Dimo Software et directeur de la solution Notilus. Autre évolution : depuis mars 2017, les documents numérisés peuvent avoir la même valeur que les documents papier auprès de l’administration fiscale, à condition que l’archivage ait été réalisé à valeur probante. C’est ce que proposent différents éditeurs, comme Dimo Software. Cela correspond à un véritable souci des entreprises, d’après Daniel Louismet, coordinateur technique de Sadec-Akelys : “Nos clients souhaitent disposer d’un document pour justifier leurs frais, notamment concernant l’aspect fiscal”.
Lutte contre la fraude
Mais ces outils offrent aussi d’autres avantages. Comme s’assurer que la politique de l’entreprise liée aux notes de frais est bien respectée. “L’outil est paramétré en fonction de la politique de l’entreprise et des alertes peuvent être générées en cas d’écarts”, précise Christophe Drezet, directeur du pôle mobilité d’Epsa Groupe. Ainsi, la fraude peut être mieux maîtrisée. Une étude d’Epsa Groupe rapporte que ce ne sont pas moins de 80 % des collaborateurs qui ont déjà trompé leur employeur concernant les notes de frais. “Les abus sont malheureusement fréquents et peuvent atteindre jusqu’à 10 % des frais remboursés au sein d’une entreprise”, abonde Stéphane Donders.
“Les outils intègrent de l’intelligence artificielle qui rejette ce qui n’est pas conforme, comme des notes réalisées le dimanche”, ajoute Christophe Drezet. Ces outils permettent aussi de générer des tableaux de bord, des reportings… Et donc de faire de l’analytique : “Il est possible de faire apparaître les dépenses par charge, par client… ”, énumère Pascal Grémiaux, président d’Eurécia. Stéphane Donders y voit des possibilités de prévisionnel et aussi un moyen de mettre en avant les postes les plus importants pour chercher à les optimiser.
