Alors que l’heure est au « nettoyage de printemps », et si vous appliquiez la méthode de rangement de la Japonaise Marie Kondo à votre espace de travail, qu’il soit physique ou numérique ? S’il est impossible d’appliquer à la lettre ce concept au monde professionnel, vous pouvez néanmoins utiliser quelques-unes de ses idées pour gagner en sérénité. Par Hélène Fagart, Directrice des Ressources Humaines, Europe de l’Ouest et du Sud, Citrix.
Partout dans le monde, de plus en plus de gens suivent les conseils de Marie Kondo, la célèbre essayiste japonaise spécialisée dans le rangement et le développement personnel, en se débarrassant avec zèle de tout ce qui ne leur « apporte pas de joie », aussi bien chez eux que dans leur esprit. Au-delà de sa célèbre série Netflix, Marie Kondo fait la promotion d’une méthode basée sur une idéologie simple : en conservant uniquement les choses positives, on fait place nette dans son esprit. S’il est impossible d’appliquer à la lettre ce concept au monde professionnel, vous pouvez néanmoins utiliser quelques-unes de ses idées pour gagner en sérénité et rationaliser votre espace de travail.
Faites une liste et utilisez-la
Selon Dan Ariely, expert en science comportementale, le moment idéal pour se mettre au travail est le matin, juste après le réveil. En vous levant, commencez par faire la liste des choses que vous souhaitez accomplir dans la journée. Analysez-la de manière critique. Ces tâches génèreront-elles des résultats utiles ? Contribueront-elles à une initiative porteuse de sens ? Le cas échéant, traitez-les en priorité. Sinon, demandez-vous pourquoi vous les avez notées, puis déléguez-les ou éliminez-les. Et ne culpabilisez pas si vous êtes contraints d’ajuster votre liste en cours de route pour pouvoir traiter des tâches urgentes qui arrivent à l’improviste. Après tout, demain est un autre jour !
Optez pour un assistant digital
Des études montrent que le salarié moyen passe près de 20 % de sa journée à chercher les informations nécessaire à son travail et perd plus de 32 jours par an à alterner entre ses différentes applications métier sur son ordinateur : des manipulations frustrantes qui nuisent à la productivité. Mais heureusement, de nouvelles technologies sont en train d’inverser la vapeur, permettant aux collaborateurs de travailler de manière plus simple et plus intelligente.
Ces « Digital Workspace » ou « espaces de travail intelligents » donnent accès à toutes les applications nécessaires pour gagner en productivité . À l’instar des assistants personnels, ces digital workspaces connaissent votre profil et vos missions. Au fil du temps, ils apprennent à reconnaître votre façon de travailler, s’adaptent à vous et vous soutiennent pour vous permettre d’atteindre votre plein potentiel. Par exemple, en allumant votre ordinateur le matin, vous verrez une notification vous rappelant que vous avez un rendez-vous avec un prospect à 10 h, accompagnée d’un lien vers votre présentation et vers d’autres ressources utiles qui vous aideront à atteindre votre objectif. Une fois votre réunion terminée, l’assistant pourra mettre automatiquement à jour votre entrée dans le CRM à votre place.
Rationalisez vos communications
La technologie a bien entendu révolutionné la communication au bureau. Des e-mails aux SMS en passant par la messagerie instantanée, les appels vidéo et le téléphone, nous avons l’embarras du choix pour échanger en temps réel. Mais la technologie n’est pas sans inconvénient : si elle peut encourager la collaboration et accélérer la communication et les résultats, elle peut aussi devenir une source de distraction et nuire à la productivité.
Comment préférez-vous communiquer ? Et comment les personnes avec qui vous devez collaborer préfèrent-elles communiquer ? Priorisez vos canaux communs et définissez des règles pour gérer vos interactions et rester concentrés. Par exemple, si vous êtes en train de travailler sur une présentation ou si vous êtes en réunion, fermez donc cette boîte mail ! Désactivez les notifications dans Slack et consultez vos nouveaux messages à des périodes fixes dans la journée. Et si vous savez que vous avez tendance à sauter sur votre smartphone dès que vous recevez un nouveau message, mettez-le en silencieux.
Résistez au drama !
Le salarié moyen passerait deux heures et demie par jour à discuter des rumeurs au bureau. S’il est très certainement tentant de découvrir les derniers potins, essayez aussi de vous demander « De quoi sommes-nous sûrs à l’heure actuelle ? ». C’est une petite astuce pour cibler les choses sur lesquelles nous choisissons de nous concentrer : en priorisant les éléments que vous pouvez contrôler et en faisant abstraction du superflu, vous apprendrez progressivement à mieux discerner la réalité des suppositions.
En rationalisant votre espace et votre méthode de travail et en vous concentrant sur ce qui importe le plus, vous pourrez contribuer au développement d’un environnement de travail positif pour vous. Et si vous faites déjà tout cela, continuez sur votre lancée et cherchez de nouvelles approches pour cultiver la positivité dans votre façon de travailler !
L’auteure
Hélène Fagart est Directrice des Ressources Humaines Europe de l’Ouest et du Sud chez Citrix, éditeur de solutions technologiques pour faciliter le travail mobile et la collaboration. Elle a derrière elle plus de 19 ans d’expérience dans les RH, de GE Capital à Teradata, en passant par IGS et CSC.
