Connaissez-vous le “meeting recovery syndrome” ? Ce syndrome nommé et décrit par l’universitaire américain Steven Rogelberg pour parler du temps passé à la machine à café pour récupérer après une mauvaise réunion. Rares sont les managers en France qui ne sont pas frappés par ce syndrome et qui ne se plaignent pas de leurs réunions. Par Louis Vareille, ancien cadre dirigeant devenu “réuniologue”.
Alors que je passe depuis trois ans beaucoup de mon temps à observer des réunions, j’ai envie de crier : “Arrêtez de pleurnicher … Passez à l’action”. Il vous arrive de participer à de mauvaises réunions où vous avez le sentiment de perdre votre temps et dont vous sortez frustré car votre voix n’a pas été entendue. Vous n’en êtes sans doute pas la cause. Mais vous pouvez agir.
La question magique
Tout d’abord en osant poser une question magique dès que vous êtes invité à une réunion. “Qu’attends-tu de moi ?”. Une question qui va amener votre interlocuteur à s’arrêter un instant pour répondre.
Même dans le cas idéal où il a pris la précaution de répondre à la question “Qu’est-ce que j’attends de la réunion que je déclenche ?”. Mon expérience m’indique que poser la question magique “Qu’attends-tu de moi ?” va faire bouger des lignes.
En posant cette question, vous allez forcer votre interlocuteur à explorer ce qu’il attend de vous avant, pendant et parfois même après la réunion. Bien entendu, vous prenez également le risque d’avoir quelque chose à faire, avant, pendant ou après.
Il est de plus en plus souvent question de “sens”. Notamment pour les nouvelles générations. Le “sens” qui conduit à préférer travailler pour une ONG mobilisée pour la reforestation de l’Amazonie, plutôt qu’une multinationale américaine de tabac. Avec le recul, ce n’est pas ce “sens” là qui compte le plus. Mais davantage le “sens” que l’on donne à son travail de tous les jours, notamment s’il permet de découvrir son talent, de le développer et de l’utiliser aussi souvent que possible.
Le “sens” qui vous est donné et rappelé par votre manager chaque fois qu’il prend le temps de partager un feed back sur vos actions et votre manière de les conduire. Avant une réunion, poser la question magique, c’est demander que sa participation ait du “sens”, et pour l’organisation et pour soi-même.
Sujet ou Objectif
Poser cette question magique peut être également une manière de faire découvrir dans l’organisation la différence pour une réunion, entre un sujet et un objectif. Il vous suffit de jeter un œil à certains ordres du jour pour comprendre que cette différence n’est pas acquise pour tous :
9h30 point RH
10h contrôle de gestion
11h stratégie produit
Vous devez oser refuser venir à une réunion pour laquelle il vous est seulement dit qu’il y sera question de RH et ou de contrôle de gestion.
Allez poser des questions : “De quoi vas-tu parler ?” ; “Qu’attendez-vous de la réunion ?” ; “Quel en est l’objectif ?” ; “Qu’attends-tu de moi ?” ; Celles-ci vont vous permettre dans une réunion de passer du sujet à l’objectif.
Acteur ou figurant – décidez-vous avant
“T’étais à la réunion hier ? Alors qu’est ce qui s’est dit ?” ; “Écoute. Ce n’est pas facile pour moi de te répondre, j’avais plein d’e-mails en retard …”
Vous savez qu’un sujet est difficile, allez voir l’animateur en amont : “J’ai un doute sur ce sujet. Quelles sont les options que tu as en tête ?”
Vous devez présenter une recommandation sur laquelle vous travaillez depuis plusieurs semaines. Trouvez des collègues bienveillants et pas complaisants : “Que penses-tu de ce que je vais présenter ?”
Vous êtes la veille de votre présentation, allez voir une personne de confiance : “Tu seras à la réunion demain. Pourrais-tu me rendre un service ? Es-tu d’accord pour que je vienne te voir ensuite et que tu me dises ce que tu as pensé de ma prestation ?”
C’est cela passer à l’action.
Figurant ou acteur – mettez y tout votre cœur
Vous êtes venu à la réunion. Vous avez sans doute pris des décisions difficiles. Comme laisser votre ordinateur seul sur votre bureau, et accepter de prendre du retard dans le suivi de votre flux Instagram.
C’est effectivement douloureux. Et c’est courageux. Mais cela va vous permettre d’être là pour de vrai. “Quand j’y suis, j’y suis”, m’a dit un jour une directrice financière.
Vous êtes dans la réunion. Elle a démarré. Vous avez besoin de certitude : “Quelqu’un peut-il me redire quand nous terminons ? »
La réunion a démarré. L’objectif n’a pas été rappelé. Prenez la parole : “Qu’est ce qui nous fera dire dans 50 minutes que nous avons bien utilisé notre temps ?”
La réunion s’achève. Lancez une petite discussion : “Cela vous dirait de nous arrêter un instant et réfléchir à comment faire mieux la prochaine fois ?”
L’auteur
Louis Vareille est président de l’Ecole Internationale de Réuniologie. Ancien cadre, il a exercé des responsabilités dans des grandes entreprises agro alimentaires internationales. Désormais “réuniologue”, il aide les organisations à faire de chacune de leurs réunions un moment productif, agréable et apprenant. Il intervient également comme conférencier, dans les entreprises et auprès d’étudiants en université et grandes écoles.