La consultation des e-mails pour les cadres européens représente jusqu’à cinq heures par jour de travail provoquant chez certains une sensation d’asphyxie et de perte de contrôle sur leur activité. Par Olivia Allard , fondatrice des Pépinières d’entreprises Perigord.
Quelques statistiques pour s’effrayer un peu… 70 % des e-mails professionnels sont ouverts dans les six secondes suivant la réception, et 85 % durant les deux premières minutes. 73 % de ces e-mails ne concernent pas directement l’activité du destinataire.
Tout en gardant à l’esprit qu’Il faut 2 minutes 30 en moyenne pour retrouver une qualité de concentration correcte après une interruption alors que 40 % des personnes qui interrompent une tâche ne s’y remettent pas ensuite. Alors comment retrouver une productivité ? Et attaquer la rentrée sereinement sans l’angoisse de la boîte e-mail…
Restez centré et concentré sur votre cœur de métier
Tout d’abord, désactivez les notifications. Tenter l’aventure une journée sans notification d’aucune sorte… Osez décocher les centaines d’applications qui vous préviennent de leurs nouveautés, de leurs promotions, et de l’arrivée de nouveaux messages. Et dès les premières heures de libération votre concentration redeviendra optimale.
Vous avez peur d’oublier la réactivité ?
Votre travail n’est pas de répondre aux e-mails , vous avez un travail précis, inscrit sur votre définition de poste, un e-mail urgent n’existe pas, si cela arrive par e-mail c’est que ça peut attendre que vous soyez connecté à votre messagerie alors prenez le temps de réaliser d’abord votre travail et répondez aux e-mails ensuite, si c’est vraiment urgent on vous appellera et si c’est important , on se déplacera pour vous rencontrer physiquement.
Prenez rendez-vous avec votre boîte e-mail
Si vous pouvez attendre la fin de la matinée, vous serez impressionné par votre productivité du matin et votre univers professionnel n’aura pas basculé dans le chaos sans réponses immédiates de votre part durant cette matinée.
Titrez juste !
Indiquez l’action voulue en titre et reprenez le dès le début de l’e-mail afin de clarifier ce que le destinataire devrait faire et lui permettre de lire le reste du message de façon bien plus efficace. Ne vous arrive-t-il pas régulièrement de devoir relire une seconde fois le message du début à la fin car le sens de l’action à mener ne vous était indiqué que trop tard ?
Gérez les e-mails de l’entreprise collectivement
Vous travaillez au cœur d’un écosystème où la communication doit rester fluide et compréhensible de tous. Réunissez-vous afin de mettre en place un code utilisateur au sein de l’entreprise qui vous permettra de clarifier les titres de vos e-mails et simplifiera la vie de vos collaborateurs.
– Pour action
– Réponse avant le 15 octobre
– Non nécessaire de répondre NNR
– FYI Pour votre information
– EOM End of message
Enfin , Prévenez vos clients et fournisseurs. Un message informatif est souvent bien plus utile qu’une signature corporate.
PS: Votre message sera traité dans les prochaines 72 heures ouvrées> Sans réponse, passé ce délai, vous pouvez considérer que votre message ne m’est pas parvenu.
Pour allez plus loin plongez vous dans ; « 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails » aux éditions Gereso.
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