Certains salariés sont devenus des experts dans l’art de la to-do list, et de la planification hebdomadaire. Mais d’autres se retrouvent facilement perdus et peinent à s’organiser. Surtout quand ils doivent gérer de nombreuses tâches en même temps, et une charge de travail importante.
Pas question ici “d’apprendre” à s’organiser. Nous allons simplement vous fournir quelques méthodes pour mieux séquencer et planifier vos tâches. Pour réduire votre stress, votre tendance à procrastiner (1), votre frustration face au travail mal fait. Afin de travailler d’une façon plus sereine. Surtout en cette période de télétravail généralisé.
Fondatrice du cabinet Temps & Equilibre, spécialiste du “slow working” et auteure de “J’arrête de procrastiner”, Diane Ballonad Rolland prône l’utilisation de “stratégies de temps limité”. L’idée : faciliter les actions, en “nous aidant à passer à l’action.” Pour cela, il vous faudra repérer vos tâches quotidiennes, ainsi que celles qui vous prendront beaucoup de temps, et les rationaliser.
Se concentrer sur son travail avec la méthode Pomodoro
Pour mieux s’organiser et éviter de s’éparpiller, Diane Ballonad Rolland conseille de se concentrer entièrement sur une tâche, en se coupant du monde extérieur. Pour cela, la méthode Pomodoro propose de séquencer et de rationaliser son temps. Inspirée des “timers” en forme de tomates utilisés dans les cuisines, cette technique consiste à se focaliser sur une tâche pendant 25 minutes en moyenne, puis à faire une pause de 5-10 minutes, avant de reprendre sa tâche. Et ainsi de suite, quatre ou cinq fois, avant une plus grande pause de 15 ou 20 minutes.
“Vous segmentez votre action en périodes courtes ; qui peuvent tout aussi bien durer 15, 20 ou 35 minutes. Ainsi, vous le séquencez en ‘tranches’, et vous déléguez la gestion de votre temps à votre minuteur. Votre cerveau est alors entièrement dédié à la tâche qu’il est en train de faire et votre concentration optimale. Car pendant 25 minutes, vous savez que vous êtes ‘focus’, et qu’ensuite, vous pourrez faire une pause”, explique Diane Ballonad Rolland.
“L’intérêt de cette méthode sera de vous aider à vous consacrer à une seule tâche à la fois, et de mettre les distractions en retrait”, note Diane Ballonad Rolland. Outre le minuteur de votre smartphone, des applications mobiles et des sites web existent pour utiliser cette méthode, comme Trellodoro, Toggl, Pomofocus ou Pomodoro Timer.
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Le plan des 5 minutes
Il existe aussi une autre stratégie de temps limité, destinée à lutter contre la procrastination et se libérer de la “charge mentale” que représentent les to-do lists : le plan des 5 minutes. Une version allégée de la méthode Pomodoro. “L’idée est de se mettre au travail pour un temps très limité, en l’occurence 5 minutes. Toutes les tâches qui vous prendront moins de 5 minutes doivent être faites dans l’instant. Ainsi, vous vous déchargez tout de suite de tâches parfois fastidieuses”, explique Diane Ballonad Rolland.
Comme avec la méthode Pomodoro, cette technique repose sur l’utilisation d’un minuteur, qui sonne au bout de 5 minutes.
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Rester “focus”
“Ces techniques ne fonctionnent pas chez tout le monde, il faut en avoir conscience. Mais pour le savoir, il faut les tester”, prévient toutefois Diane Ballonad Rolland.
Parfois, la méthode Pomodoro peut notamment être “vécue comme rigide, observe-t-elle. Si vous êtes lancé dans une activité et que vous voulez la continuer, si vous voulez respecter cette technique à la lettre, vous devez vous arrêter et vous accorder votre temps de pause”. Mais, note la coach, “le plus important reste de conserver les grands principes du temps limité : se mettre au travail pendant une période dédiée, et régulièrement, s’accorder des temps de pause.”
Pas besoin, note Diane Ballonad Rolland, de “fonctionner en continu, et tous les jours de la semaine, en mode Pomodoro.” Cette méthode peut ainsi être utilisée pour des travaux spécifiques, “de fond”, sur lesquels “vous avez besoin de vous concentrer et d’avancer”.
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Plus de temps et un meilleur équilibre
Ces méthodes nécessitent, pour bien fonctionner, de mettre toute distraction en retrait. Ainsi, insiste Diane Ballonad Rolland, “il ne faut pas avoir peur de couper pendant un temps le ‘multi-tasking’ auquel vous êtes soumis. Vous pensez peut-être que vous avez constamment besoin d’être joignable ; mais bien souvent, un travail asynchrone est possible. Vous pourrez toujours trouver dans votre journée des temps durant lesquels vous ne serez pas obligé de répondre à des sollicitations dans la minute qui suit”.
Finalement, ces techniques vous permettront d’être plus efficace, plus productif, plus rapide, et de “ne pas rester bloqué dans une forme d’inertie, quand la tâche que vous devez effectuer vous semble trop importante et a tendance à vous décourager”. Mais elles vous permettront aussi de gagner de précieuses minutes dans votre journée.
“Dans une société où les salariés sont de plus en plus autonomes, responsables de leur temps et de leur organisation, gérer plus finement son temps vous permettra de trouver un meilleur équilibre vie professionnelle – vie personnelle. En plus de vous dégager du multi-tâche qui fait bouillonner votre cerveau, parfois jusqu’au burn-out”, conclut la coach professionnelle.
(1) La procrastination est définie par le CNRTL (Centre national de ressources textuelles et lexicale) comme la “tendance à différer, à remettre au lendemain l’exécution de quelque chose.”
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