Cet article est sponsorisé par Editions Législatives
Soumise aux fluctuations régulières du droit du travail, la gestion de la paie est particulièrement complexe. Elle fait appel à des notions juridiques, fiscales et comptables. Le responsable gestionnaire de paie doit être également prêt à assumer l’aspect administratif du personnel.
En quoi consiste la gestion de la paie ?
Au-delà du simple calcul et versement du salaire de chaque employé, la gestion de la paie englobe plusieurs pans fonctionnels de l’entreprise. Ces tâches attribuées au gestionnaire RH ou à l’employeur peuvent se définir selon trois directions :
– l’établissement des fiches de paie en tant que tel;
– la gestion des cotisations salariales et patronales;
– l’administration de tout le personnel.
Réaliser un calcul fiche de paie nécessite à la fois une veille constante sur la réglementation et une comptabilité parfaite. Plus l’entreprise compte d’employés, plus les cas sont variés, plus la gestion des paies s’avère difficile.
Les étapes de préparation des fiches de paie en amont
Une fiche de paie correcte se base sur un relevé très précis des heures travaillées ou excusées par le salarié. Il est donc indispensable de disposer d’outils qui permettent de quantifier et vérifier ces heures tout au long du mois. Du classique pointeur au cahier de tenue des heures effectuées, chaque entreprise choisit son mode de fonctionnement.
Nombre d’éléments viennent se rajouter au calcul de base du salaire mensuel. Primes, indemnisations, heures supplémentaires ou majorées, congés payés, le gestionnaire des paies doit se montrer incollable au sujet de toutes ces variations.
Certaines dispositions établies par la convention collective sont également à prendre en considération. Chaque branche professionnelle possède ses propres spécificités de salaire. En sachant qu’il existe près de 500 conventions collectives différentes (source : https://dares.travail-emploi.gouv.fr/publications/portrait-statistique-des-principales-conventions-collectives-de-branche-en-2017#:~:text=Fin%202017%2C%2015%2C8%20millions,des%20branches%20%C3%A0%20l’%C5%93uvre), il est primordial de connaître en détail celle s’appliquant.
La gestion des cotisations liées à la paie
Pour chaque feuille de salaire établie correspondent deux parts de cotisations : les charges salariales et les charges patronales. La gestion de paie implique de se tenir à jour dans le paiement de cotisations. Elle nécessite aussi l’établissement et la sauvegarde de relations qualitatives avec les organismes tels que l’Urssaf ou les mutuelles.
Toute entreprise s’expose potentiellement à un contrôle fiscal et administratif. Seules une comptabilité et une gestion des employés parfaitement organisées permettent d’anticiper ce type de contrôle. Cela passe notamment par le suivi constant du règlement des cotisations.
Le gestionnaire de paie s’attache d’autre part à optimiser la part de charges de l’employeur. Grâce à la connaissance et la maîtrise des dispositifs exonérateurs, il améliore l’équilibre financier.
Gérer la paie, c’est aussi être à l’écoute du personnel
Savoir répondre aux questions administratives, établir des calculs lors des embauches ou des licenciements, fournir les documents souhaités par les employés : toutes ces tâches incombent au responsable des fiches de paie. En conservant continuellement à jour les informations sur les salariés, le gestionnaire travaille aussi comme fournisseur pour la base de données économiques et sociales.
La gestion de la paie est donc une activité nécessitant de nombreuses ressources, tant comptables que sociales et administratives.
