RH : comment évaluer la charge de travail de ses équipes

Évaluer la charge de travail de ses collaborateurs est sans aucun doute l’une des tâches les plus difficiles à exécuter pour les managers et responsables RH. Cela tient du fait que la charge de travail est avant tout, une entité relative. Mesurer cette charge demeure pourtant un point à ne pas négliger pour maintenir un bon niveau de productivité.

Il faut comprendre que la charge de travail a une définition plurielle. “Elle ne se mesure qu’en prenant en compte qu’elle existe sous trois dimensions », nous explique Sabine Parisis, DRH du groupe spécialisé en rénovation énergétique Effy et présidente du groupe ANDRH de Neuilly-Levallois-Clichy. “En cherchant à définir la charge de travail, j’ai compris qu’on en estime trois. D’abord, il y a la charge qui comprend les objectifs demandés par l’employeur et définis dans le contrat de travail. Ensuite il y a la charge réelle, qui cette fois comprend les ajustements pragmatiques, les sollicitations diverses, les projets transverses ou encore les outils déficients, qui ont une influence notoire sur le travail. Enfin, il y a la charge vécue, c’est-à-dire ressentie subjectivement par l’employé face à son travail”, précise Sabine Parisis.

Disposer des bons outils

Il existe bien entendu des moyens formels qui permettent de mesurer la charge de travail d’un collaborateur. D’un point de vue organisationnel, ces moyens sont extrêmement méthodiques et consistent bien souvent à décortiquer le travail d’un collaborateur en plusieurs étapes, pour analyser le cheminement des tâches demandées. “Il existe notamment trois étapes d’analyse pour évaluer la charge de travail d’un collaborateur. On se concentre d’abord sur l’anticipation des objectifs, qui sont ensuite évalués en entretien fixe. Il s’agit de cadrer, et de mesurer la charge de travail réelle d’un individu. Enfin, il faut converger dans ce processus vers une évaluation sensible fondée sur le vécu de l’individu. C’est dans ce contexte que la charge de travail d’un collaborateur peut être ajustée, par la mise en place d’un accompagnement personnalisé, et adapté à sa charge de travail vécue et ressentie”, poursuit Sabine Parisis.

Il existe des outils techniques, parfois méconnus, qui permettent de s’intéresser à la charge de travail d’un collaborateur dans une entreprise. On peut citer l’institution “Bloom at Work”, dont les techniques sont désormais utilisées par les plus grands groupes comme l’Oréal, EDF, ou encore Orange et BNP Paribas. Bloom at Work met à disposition des managers des questionnaires, des enquêtes, partagées à tous les collaborateurs d’une entreprise, qui y répondent de façon anonyme. On peut trouver des questions comme “Comment vous paraît votre charge de travail ?”, avec une proposition de quatre réponses possibles, soit : “intense, faible, modérée, ou adaptée”.

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Cette méthode part du principe qu’il est difficile de dire la vérité en entretien, Avec ce principe d’anonymat, les réponses sont différentes de celles données dans les entretiens individuels avec les RH. En ce sens, cet outil apparaît comme un bon moyen d’obtenir une vision globale du ressenti de ces salariés, et d’entreprendre de nouvelles formes d’animation managériale qui mobilisent l’équipe dans son unité. Par exemple, un manager peut se rendre dans ses bureaux, expliquer à ses salariés que selon l’enquête Bloom, 50 % des salariés estiment que la charge de travail est intense, et leur proposer d’en discuter pour régulariser la situation.

Une technique originale consiste également à proposer à ses salariés d’organiser un “safari photo” pendant leur journée de travail. Cette méthode élaborée par le réseau Anact-Aract consiste à analyser le travail à partir de photos prises par les travailleurs. “Cette démarche peut être mise en œuvre pour répondre à différents problèmes : usure professionnelle, troubles musculosquelettiques, risques psychosociaux, absentéisme, etc. mais aussi nourrir la conception de nouvelles organisations du travail. Dans ce dernier cas, le Diagnostic photo va permettre de croiser la projection des experts techniques avec celle des travailleurs concernés par les changements et fins connaisseurs des réalités de terrain”.

Évaluer, ajuster, performer

Pour évaluer la charge de travail d’un collaborateur il faut donc étudier et comparer ce qui est demandé, à ce qui est produit et à ce qui est ressenti. “Ce travail, bien que difficile, est nécessaire au bon fonctionnement des entreprises. Il permet non seulement d’éviter le brouillage des missions, la dégradation de la communication interne, et la perte d’efficacité en termes de prise de décision”, explique Sabine Parisis. Si le travail est mal défini, on fait des erreurs et cela coûte de l’argent. On peut par exemple prendre la décision de recruter inutilement pour pallier le sentiment de surcharge de ses collaborateurs, quand le problème réside en réalité dans l’organisation et la répartition des tâches.

“Nous ne sommes pas tous égaux face au travail. Certains d’entre nous sont excellents dans leurs missions et ne travaillent ainsi que quatre heures par jour, en produisant des bons résultats, tandis que d’autres échouent, et se retrouvent en situation de surcharge, parce qu’ils ne sont pas valorisés à leur juste valeur, ou attitrés à leurs tâches de prédilection”. La charge de travail est un contexte individuel, il faut définir un périmètre à chacun, et ensuite le comparer à la charge de travail attendue par les données empiriques et historiques de l’entreprise. “Si elle ne correspond pas, il faut ajuster, en proposant des solutions à ses salariés. C’est une responsabilité de l’employeur inscrite dans le droit du travail que de bien répartir les missions. Je crois personnellement en la valeur ajoutée, tout le monde à une compétence dans l’entreprise que l’on peut valoriser” conclut Sabine Parisis.