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Pour la régulation de leurs actions, les entreprises françaises se soumettent à diverses réglementations, dont celle relative à l’enregistrement de leur activité. Cet enregistrement est notamment confirmé par l’extrait Kbis, qui comprend toutes les informations administratives sur l’entreprise.
Présentation de l’extrait Kbis
L’extrait Kbis remplit la fonction de carte d’identité de l’entreprise, puisqu’il contient l’essentiel des données permettant d’identifier l’entreprise. Avant d’exercer légalement en France, toute entreprise doit s’inscrire au registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette immatriculation est actée par l’établissement d’un extrait Kbis. L’extrait Kbis reste associé à l’entreprise tout au long de la vie de celle-ci. Il fournit des détails sur son activité et reprend l’ensemble des informations déclarées au RCS. L’extrait Kbis contient, entre autres :
- la dénomination ou raison sociale de l’entreprise et son sigle ;
- sa forme juridique ;
- l’adresse du siège social ;
- la date de création ;
- le code APE ou code NAF ;
- le numéro SIREN ;
- le montant du capital social ;
- etc.
L’extrait Kbis a pour rôles d’informer non seulement de l’identité de l’entreprise, mais également de sa situation. Les décisions judiciaires ou fiscales émises sur l’entreprise (liquidation, sauvegarde, redressement, etc.) sont également reprises dans l’extrait Kbis. En dehors du dirigeant de l’entreprise, toute personne tierce souhaitant en savoir plus sur la situation administrative d’une entreprise est donc autorisée à demander son extrait Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce ou d’un prestataire habilité. Par exemple, avant de contracter avec une entreprise, il pourrait être utile pour un investisseur ou un partenaire de demander son extrait Kbis.
À quoi sert l’extrait Kbis : dans quels cas ce document officiel est-il utile ?
Afin de faire face à certaines exigences, l’entreprise a besoin de son extrait Kbis. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel par exemple, elle doit fournir ce document à la banque afin de prouver son existence légale. Pour l’achat de matériel professionnel ou d’équipements techniques auprès de distributeurs spécialisés, elle doit également exploiter l’extrait Kbis. Il en va de même lors de la signature d’un bail commercial, de la souscription d’une assurance professionnelle, etc.
En parallèle, depuis le 23 novembre 2021, pour certaines démarches au niveau desquelles l’extrait Kbis intervenait aussi, il suffit désormais de fournir le numéro Siren. Il n’est ainsi plus obligatoire de fournir un extrait Kbis ou un extrait K pour postuler à un marché public, demander une autorisation d’exploitation commerciale ou enclencher une procédure de redressement judiciaire.
Une différence majeure entre l’extrait K et l’extrait Kbis
L’extrait Kbis est le document d’identification d’entreprise délivré aux personnes morales menant une activité à but lucratif. Seules les sociétés commerciales reçoivent un extrait Kbis en s’inscrivant au RCS. Lorsqu’une société commerciale souhaite immatriculer un établissement secondaire, ce dernier reçoit un extrait Lbis.
À l’opposé, dans le cas d’une personne physique qui inscrit son entreprise individuelle (micro-entreprise, entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée ou EURL, etc.) au registre du commerce et des sociétés, le greffe du tribunal de commerce délivre un extrait K. Dans le cas d’un établissement secondaire affilié à une entreprise individuelle, il s’agira d’un extrait L.
Les autres catégories d’entités commerciales obtiennent des documents d’identification différents. Les travailleurs libéraux reçoivent simplement un numéro Siren attribué par l’URSSAF. Du côté des artisans, le document d’identification qui leur est attribué est l’extrait D1.
Première délivrance de l’extrait Kbis : les documents fournis par l’entreprise
L’établissement initial de l’extrait Kbis d’une société fait suite à l’immatriculation de cette dernière au registre du commerce et des sociétés. Les documents requis pour la délivrance d’un extrait Kbis correspondent donc aux documents que requiert une immatriculation au RCS.
Les pièces justificatives que doit fournir une société commerciale pour se faire établir un extrait Kbis sont les suivantes :
- copie de l’annonce légale publiée au journal officiel ;
- statuts de l’entreprise en 2 exemplaires ;
- attestation de non-condamnation (le gérant et les membres du conseil d’administration) ;
- preuve du droit de jouissance des locaux abritant le siège social (preuve de propriété ou contrat de location) ;
- justificatifs d’identité valides (les associés).
Pour immatriculer une société, le dirigeant doit se rapprocher d’un Centre de formalités des entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce, ou se rendre sur le site Infogreffe. La démarche d’immatriculation au RCS, permettant à l’entreprise d’obtenir pour une première fois l’extrait Kbis, s’effectue à un prix dépendant de la forme juridique choisie. Après l’immatriculation, des copies de l’extrait Kbis sont envoyées au dirigeant au bout d’un délai de 3 à 7 jours.
Comment obtenir un extrait Kbis et combien de temps est valable un Kbis ?
À la suite de l’immatriculation d’une entreprise, son Kbis peut être obtenu à tout moment. La loi ne définit pas de durée de validité pour un extrait Kbis. Toutefois, puisque ce document reprend la situation juridique et fiscale de l’entreprise, l’idéal serait de considérer une version datant de moins de 3 mois.
Obtenir l’extrait Kbis en ligne
Les chefs d’entreprises obtiennent gratuitement un extrait Kbis grâce au site gouvernemental monidenum.fr. Après que le dirigeant ait créé son compte sur le site, il lui suffit de se connecter pour télécharger un extrait Kbis numérique gratuit.
Un tiers peut également demander l’extrait Kbis d’une entreprise via le site monidenum.fr. Il lui sera alors nécessaire de fournir le numéro Siren de l’entreprise, sa dénomination sociale ou son sigle, etc. La demande de Kbis effectuée par une tierce personne est payante.
L’extrait Kbis s’obtient également en ligne via des intermédiaires. Auprès de ces derniers, une option d’abonnement permet de recevoir périodiquement l’extrait Kbis actualisé d’une entreprise.
Obtenir l’extrait Kbis en version imprimée
Pour demander un extrait Kbis sur place, il est nécessaire de se rapprocher du greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas, la démarche est payante aussi bien pour le dirigeant (sauf lors de l’immatriculation) que pour les tiers. Pour l’obtention de l’extrait Kbis sur place, il suffit aussi de fournir le numéro Siren, le nom de l’entreprise ou encore sa raison sociale.