Accord, charte : Les 10 commandements d’un télétravail réussi

L’Anact avance 10 recommandations pour aider les entreprises à inscrire le télétravail dans un cadre plus pérenne et moins improvisé qu’en 2020. Ce document, à utiliser lors de la négociation d’un accord ou de l’élaboration d’une charte, s’ajoute aux fiches-conseil publiées en décembre dernier.

Le télétravail demeure la norme dans les entreprises, malgré un assouplissement qui permet aux salariés volontaires de retourner au bureau une fois par semaine. Dans ce contexte, l’Agence pour l’amélioration des conditions de travail a émis 10 recommandations pour réussir la mise en place de ce mode d’organisation dans les TPE-PME. L’Anact s’est appuyée pour cela sur l’analyse d’un échantillon d’accords sur le télétravail, signés en 2020 entre les deux confinements.

En cohérence avec les dispositions de l’ANIl du 26 novembre 2020 sur le télétravail, ces pistes ont pour objectif de contribuer à “construire un cadre sécurisant et souple” pour les salariés. Ce document s’ajoute aux fiches-conseil et carnets de bord publiés en décembre 2020.

1/ Un cadre ajustable

“On trouve rarement d’emblée la bonne formule de télétravail – la bonne organisation, et les pratiques managériales adaptées. Comme toute nouvelle organisation, le télétravail doit pouvoir être testé et ajusté dans la durée”, indique l’Anact. Partant de ce constant, l’Agence recommande de définir au préalable un “cadre ajustable”. Notamment en prévoyant les modalités d’évaluation, un examen régulier des conditions de télétravail (en réunion de CSE ou au sein d’un comité de suivi), ainsi que la possibilité d’adapter l’organisation du télétravail (accord expérimental, charte évolutive).

2/ Les activités “télétravaillables”

“Constat : il n’est pas nécessaire qu’un métier soit entièrement télétravaillable pour qu’un salarié puisse avoir accès au télétravail”, écrit l’Anact. “Plutôt que de définir des métiers et des fonctions susceptibles d’être télétravailables, l’organisme conseille de “s’entendre de façon paritaire” sur les critères d’éligibilité au télétravail. Il préconise aussi de préciser que le télétravail est possible à partir du moment où les activités télétravaillables peuvent être regroupées sur une ou plusieurs journées par mois, et “d’évaluer les avantages et les inconvénients” à mener ces activités à distance.

3/ Favoriser les dynamiques d’apprentissage

“Le télétravail n’est pas une évidence. Il s’apprend, pas à pas, tant du côté manager que salarié”, observe l’Anact. Pour mettre ce mode d’organisation en place dans les meilleures conditions, l’Agence conseille de “favoriser les dynamiques d’apprentissage”. Ce qui nécessite, selon elle, de prévoir des mesures managériales ou RH facilitant l’apprentissage individuel et collectif du travail à distance. Mais aussi d’éviter celles pouvant nuire aux dynamiques d’apprentissage, comme “les périodes d’adaptation trop courtes ou non renouvelables”. Enfin, d’inciter les échanges entre manager et salarié “avant la mobilisation des clauses de réversibilité.”

4/ Adopter un formalisme proportionné aux besoins de l’activité

Si “certaines procédures de télétravail, trop complexes ou trop lourdes, freinent sa mise en œuvre”, l’Anact propose d’adopter un formalisme proportionné aux besoins de l’activité. D’abord en ne multipliant pas les procédures administratives incombant aux manageurs et aux salariés en cas de passage au télétravail. Ensuite, en restant flexible pour adapter le télétravail. Enfin, en évitant les choix “obligatoirement applicables” pour une année entière.

5/ Lieu de travail : des alternatives au domicile

Parce que “les conditions de travail à domicile peuvent renforcer les inégalités”, l’employeur doit “proposer des alternatives au télétravail chez soi”, estime l’Anact. Elle préconise de “définir les conditions du recours aux espaces de travail sur d’autres sites de l’entreprise ou dans des tiers-lieux”. Ou encore de distribuer un questionnaire anonyme aux collaborateurs sur ce qui est recherché et ce qui pose problème, afin d’ajuster les usages des lieux aux besoins de l’activité.

6/ Équipement et TIC

“Le télétravail ne se résume pas à la mise à disposition d’équipements et de technologies permettant de travailler à distance”, constate l’Anact, qui recommande de “faciliter leur appropriation et leur usage”. L’employeur doit ainsi identifier avec les salariés les outils numériques “prioritaires” pour le travail à distance. Ainsi que prévoir des mesures facilitant leur prise en main par tous, et “identifier les impacts de leur usage sur la transformation des métiers”.

7/ Temps et charge de travail : un contrôle mesuré

Partant du constat que “le contrôle du temps de travail connecté ne dit pas grand-chose du travail réel effectué par les salariés à distance”, l’Anact déconseille de multiplier les procédures et les outils de contrôle. Mieux vaut plutôt, recommande l’Agence, “prévoir que soient fixés dans les équipes des horaires de joignabilité adaptés, en prenant en compte les temps de repos, de pause ainsi que les besoins de coordination, de travail au calme”. L’organisme conseille aussi “d’outiller l’encadrement pour développer des méthodes de soutien et de régulation de la charge de travail”, en fixant des objectifs et des échanges “réguliers” avec chaque collaborateur et en équipe.

8/ Risques de sur-connexion

“Le rappel de l’obligation du respect du droit à la déconnexion n’est pas suffisant”, écrit l’Anact. Ainsi conseille-t-elle, dans le cadre du CSE ou du comité de suivi, de “prévoir un système d’alerte” sur les situations de travail “engendrant de la sur-connexion”. Ainsi qu’un “travail d’analyse des causes (1) et de recherche de solutions”.  En période de télétravail exceptionnel, l’organisme conseille de prévoir que la charge de travail des salariés puisse être “adaptée en tenant compte des contraintes individuelles (garde d’enfants, personnes vulnérables ou vivant avec une personne à risque, etc.).”

9/ Prévention des risques et “rôle des acteurs”

La prévention des risques liés au travail à distance étant “un sujet peu développé dans les chartes et accords”, le rôle des acteurs “doit être envisagé”, observe l’Anact. Elle recommande aux dirigeants et aux DRH de prévoir des “coopérations renforcées, au service de la prévention”.

Pour cela, l’organisme conseille de clarifier le rôle de chacun dans la prévention des risques professionnels “en général et à distance” (managers, salariés, représentant des salariés, RH…). Ainsi que de former les managers au “repérage des signaux faibles”, à la régulation de la charge de travail, à la prévention de l’isolement et à l’animation des collectifs. Enfin, l’Anact préconise de “renforcer les coopérations entre managers et services RH / prévention”, afin de “trouver des solutions aux difficultés individuelles et collectives rencontrées au cours de l’exercice du télétravail”.

10 / Soutenir le management à distance

“Les managers n’ont pas toujours les moyens d’animer le travail à distance dans de bonnes conditions”, constate l’Anact. Ainsi, l’Agence insiste sur l’importance de soutenir le management à distance. En “définissant paritairement les missions du management et les moyens nécessaires”.

Ainsi qu’en prévoyant “d’aborder les conditions du management à distance au cours de l’entretien annuel manager-direction”. En particulier, les “évolutions de la charge de travail”.

(1) Parmi les causes de la sur-connexion, l’Anact liste : une surcharge de travail, un défaut de communication et de régulation, une surcharge informationnelle, des tensions ou compétition dans le collectif, un problème de répartition de la charge, une culture du présentéisme numérique, des situations de sur-engagement, un déséquilibre présentiel/distanciel.