Adoptez la bonne attitude face à un collaborateur souvent absent

Certains salariés doivent parfois laisser leur poste vacant car ils sont malades. Cela peut entraîner des difficultés dans le service, et notamment dans l’organisation du travail, que le manager doit surmonter*.

L’un de vos collaborateurs doit s’absenter du bureau pour raison médicale ? C’est une situation à laquelle peut être confronté n’importe quel manager et qu’il faut savoir gérer. “Il est nécessaire d’évaluer la durée potentielle de l’absence. S’il est question seulement de quelques semaines, il est possible de trouver des solutions pour y répondre notamment en ayant recours à un intérimaire, préconise Évelyne Brossier, coach et formatrice en management et communication. Mais si le salarié malade n’est pas là très fréquemment, le manager pourra se tourner vers la médecine du travail qui va pouvoir l’aider à gérer son absence.”
Cet interlocuteur pourra vous renseigner sur les éventuelles mesures à prendre en termes d’organisation du travail. Évelyne Brossier conseille également de se rapprocher du service des ressources humaines qui pourra aussi vous informer sur la gestion de la problématique y compris lors du retour du collaborateur et de l’éventuel aménagement de son poste. “Le manager a besoin de travailler en partenariat avec les RH pour accompagner le collaborateur malade. Il ne faut pas qu’il reste seul, précise encore la coach. Ils pourront le renseigner sur le cadre légal qu’il doit connaître et respecter. Le manager doit savoir ce qu’il faut faire ou ne pas faire dans une telle situation.”

Gérer la charge de travail supplémentaire
Face à un collaborateur malade, la difficulté principale est en effet de savoir quelle posture adopter. “Le manager doit attester de sa compréhension et établir un dialogue bienveillant et construc­tif sans être intrusif. Il ne doit pas, par exemple, demander au salarié quelle est sa pathologie, pour respecter le secret médical, explique Évelyne Brossier. En revanche, il peut le solliciter pour un entretien afin de discuter de la meilleure façon de gérer son absence. Ce qui est primordial c’est d’être dans l’échange car même malade, un salarié est un membre de l’équipe. Il faut lui montrer que l’on n’est pas indifférent à son statut.” Le manager ne doit d’ailleurs pas minimiser l’impact d’une telle situation notamment sur ses équipes. “Quand une personne est gravement malade cela va rejaillir sur les collaborateurs. Cela peut provoquer un bouleversement humain.” Selon la coach, la maladie confronte en effet chacun des salariés face à une situation qui pourrait potentiellement lui arriver et cela peut le perturber.
Le manager va devoir également s’occuper de l’organisation de l’équipe pendant que le salarié malade sera en soins. “Il doit réfléchir aux différentes options pour gérer la charge de travail supplémentaire due à l’absence du salarié”, explique la coach. Le collaborateur qui n’est pas au bureau pour cause de maladie laisse en effet derrière lui ses dossiers qui devront être repris en main rapidement pour la bonne gestion de l’entreprise. Et la charge de travail se mesure au cas par cas en fonction de la durée de l’absence et de la planification du travail déjà établie. “Selon la situation, le manager pourra avoir recours à un intérimaire ou à l’embauche d’un CDD mais il peut aussi procéder à une réorganisation interne ponctuelle et conjoncturelle, par exemple en faisant appel à un salarié d’un autre service”, précise-t-elle encore.

Dialoguer avec ses équipes
Pour s’organiser au mieux, elle conseille au manager d’en parler à ses équipes. “Il peut solliciter ses collaborateurs en leur demandant leur avis sur la réorganisation. Si l’ambiance est bonne, ils auront peut-être envie d’aider le service mais il faut que cela reste conjoncturel, il ne faut pas qu’ils se sacrifient, affirme-t-elle. À l’inverse, il peut aussi y avoir des réticences. Le manager ne peut pas leur demander de faire deux fois leur travail mais il peut suggérer une formule du type heures supplémentaires. Il peut aussi choisir de réorganiser les missions des collaborateurs en leur demandant d’en privilégier certaines plus que d’autres.”
Qu’il fasse appel à des ressources internes ou externes, le manager ne doit pas hésiter à verbaliser la situation, à mettre des mots. Il est nécessaire d’être au clair d’une part avec l’équipe, mais aussi avec le salarié malade notamment lors des périodes pendant lesquelles il est de retour au bureau. “Il faut lui expliquer les solutions qui ont été privilégiées pendant son absence et essayer de l’aider à trouver une place. Pendant qu’il n’était pas là, la vie de l’équipe a continué, le travail a avancé et à son retour, il faut lui donner des missions même si elles sont un peu différentes, préconise Évelyne Brossier. Et bien sûr, on ne le surcharge pas de boulot quand il revient.”
À son retour, il est possible également que le salarié malade ne réintègre pas son ancien poste ou que celui-ci soit réaménagé. Dans tous les cas, il devra s’adapter aux changements qui se sont opérés pendant son absence. “Il ne faut pas oublier que le salarié malade se sent souvent coupable, surtout si l’ambiance est bonne, car il sait qu’il a mis l’équipe dans la panade, assure la coach. Le manager va devoir veiller à la cohésion du groupe qui a été impacté et réorganisé.”

*Article publié dans le numéro de mai de Courrier Cadres.