Le fait de mener de front plusieurs projets demande beaucoup d’organisation : l’affectation des bonnes ressources, la mise en place d’un plan d’action solide et, surtout, la constitution d’une équipe possédant les compétences requises. Certaines variables peuvent être maîtrisées avec une bonne planification, mais il suffit qu’un rouage de l’équipe quitte ses fonctions au beau milieu d’un projet pour que la mécanique s’enraye. Par Jean-Pierre Ullmo, vice-président ventes pour la zone EMEA de Changepoint.
Tout récemment, Simon Kirby, le fonctionnaire le mieux payé du Royaume-Uni, ancien directeur général de HS2, l’entreprise chargée de la réalisation de la nouvelle ligne ferroviaire à grande vitesse destinée à relier plus rapidement Londres au nord du pays, a quitté son poste après seulement deux ans. Étant donné les compétences requises pour ce poste, qui consistait à superviser tous les aspects du projet (lignes électriques, modernisation des stations et systèmes de communications et de signalisation ferroviaire), ce départ risquait de tout faire dérailler.
La clé pour une substitution sans heurt des ressources
Concevoir de faire toute sa carrière au même endroit devient de plus en plus rare. C’est un fait, les actifs d’aujourd’hui changent d’entreprise plus souvent. Alors, que faire lorsqu’une équipe de projet perd une ressource compétente ? La première étape consiste à évaluer les ressources restantes : reste-t-il en interne des personnes disposant du profil de compétences requis pour remplacer le démissionnaire ? Une plate-forme de gestion de projet (PPM, Project Management Platform) efficace peut identifier en interne la bonne personne à affecter pour pallier les pénuries de compétences ou vous orienter vers l’embauche d’une nouvelle recrue, afin d’assurer la réalisation du projet dans les délais.
Le casse-tête du transfert des connaissances
La recherche d’un remplaçant n’est pas la seule problématique. Dans le cadre de projets colossaux, comme celui de HS2, les membres de l’équipe doivent posséder des connaissances très spécialisées nécessaires à la poursuite de la bonne exécution du projet. En d’autres termes, les entreprises doivent assurer le transfert de ces connaissances au successeur, sous peine de voir des informations critiques passer à la trappe. C’est pourquoi il est crucial de stocker toutes les données relatives à un projet dans un référentiel central, afin qu’elles restent toujours accessibles, même en cas de départ d’un membre de l’équipe. Un système PPM collecte les informations auprès des différentes sources de données, permettant, avant tout, d’éviter que le savoir ne se perde, mais aussi de consigner les données relatives aux différents projets selon un modèle homogène.
Anticipez
Autre méthode pour éviter le chaos potentiel : envisager des plans B qui vous aideront à vous engager dans la bonne direction en cas de départ de rouages importants de l’équipe. En optant pour la solution PPM adaptée, vous pourrez mettre en place des mesures préventives afin d’identifier les éventuels déficits de ressources à combler pour rester couvert si un membre du personnel décide de partir vers d’autres horizons. La mise en place des bonnes solutions ou mesures de secours contribue à garantir la bonne réussite des projets, même si un maillon essentiel de la chaîne vient à disparaître.
Il n’est jamais chose aisée d’affecter un remplaçant au poste laissé vacant, mais lorsque la réussite des projets pèse dans la balance, il est primordial de prendre les mesures adaptées pour que la transition se fasse le plus naturellement possible. La réussite ou l’échec d’un projet en dépend. En choisissant un remplaçant au bon profil de compétences et en facilitant sa prise en main du poste aussi rapidement que possible, vous pouvez vous assurer que votre projet ne marque pas un arrêt en gare juste avant le terminus.
