Aménagement des bureaux : « Le lieu de travail doit être encore mieux que chez soi »

« Comment les entreprises s’adaptent aux nouveaux modes de travail ? Et aux aspirations de leurs employés ? » Ces questions cruciales ont été posées à une quarantaine de décideurs clients de Yemanja, société parisienne qui conçoit des bureaux personnalisés, et de « Comme on travaille », cabinet accompagnant les projets de bureaux. Il en ressort que « le réaménagement des bureaux peut être une source de satisfaction, fierté et cohésion pour les entreprises. »

Un phénomène également observé par Steelcase, groupe américain spécialiste de l’aménagement des espaces de travail. Mickaël Locoh, son directeur général notamment pour la France, précise qu’il y a « une corrélation importante entre l’espace de travail et l’attraction ou la rétention des talents. C’est un enjeu stratégique pour la marque employeur et l’image de l’entreprise. »

Il analyse cinq principaux enseignements dévoilés par l’enquête.

1. Croissance et réorganisation, moteur des projets d’aménagement de bureaux

Selon l’étude, plus que le besoin de rénover des bâtiments vieillissants (dans 29 % des cas) ou de déménager pour améliorer sa localisation (11 %), c’est le besoin d’intégrer de nouveaux effectifs, dans le cadre d’une croissance ou d’un regroupement de sites, qui est le déclencheur principal d’un projet de réaménagement de bureaux (66 %). De plus, dans le contexte d’accroissement du télétravail, la volonté d’encourager les collaborateurs à venir au bureau arrive juste derrière (50 %). « Nous constatons, chez nos clients, que les collaborateurs ne veulent souvent pas revenir au bureau, les lundis et vendredis étant des journées où il y a peu de monde, souligne Mickaël Locoh. Les entreprises qui y parviennent jouent sur l’aspect qualitatif du lien créé avec leurs salariés, avec une implication des directions des ressources humaines pour créer une dynamique positive. »

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2. Regain d’intérêt pour le bureau et forte amélioration de la marque employeur

94 % des répondants à l’enquête estiment avoir donné envie aux équipes de revenir au bureau grâce à ces projets. Ils affirment que le bureau une fois réaménagé est plus favorable à l’image de l’entreprise (91 %). Et, grâce à cela, dans 93 % des cas, la marque employeur a été améliorée à la suite du réaménagement. « Le travail de réflexion avec les RH est souvent négligé, déplore pourtant Mickaël Locoh. Or, il permet d’identifier les besoins et les envies des équipes dans leur organisation, de s’aligner avec la culture d’entreprise et la marque employeur. Sans oublier de recréer, au bureau, le pouvoir émotionnel qui nous lie à notre domicile : le lieu de travail doit être encore mieux que chez soi, avec des grands écrans d’ordinateur, des espaces pour se concentrer ou s’isoler. Le bureau présente l’avantage de l’équité entre collaborateurs, il nivelle les différences qui peuvent exister entre les conditions de vie des uns et des autres. »

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3. La réunion, toujours au centre des préoccupations

Selon le sondage, près des trois quarts des projets du panel ont mis les salles de réunion au cœur de la réflexion. « Plutôt que salle de réunion, nous parlons, chez Steelcase, d’espace de collaboration, explique Mickaël Locoh. Et nous cherchons à apporter des solutions pour mener les réunions hybrides, avec des participants en présentiel et d’autres en distanciel, en s’assurant que tout le monde ait le même niveau de présence et d’interaction, pour être vu et avoir droit au chapitre. L’équité dans la prise de parole passe par un son et une image de qualité, un grand écran, un bon éclairage, un système de caméra permettant de zoomer sur un intervenant, etc. Car des études ont montré que 90 % de la communication entre humains est non verbale. Or le distanciel dégrade la perception. L’enjeu, c’est donc le travail hybride, qui devient tout simplement le travail. C’est le mode qui s’impose et, dans quelques années, on ne précisera sans doute même plus que c’est hybride… »

4. La recherche de convivialité en fil rouge

Près des trois quarts des participants à l’enquête regrettaient un manque d’espaces de convivialité avant le réaménagement. Quand ces espaces existaient, ils n’étaient pas assez confortables ou fonctionnels (49 % des cas), pas assez chaleureux (41 %) ou n’incarnaient pas assez l’ADN de l’entreprise (33 %). « L’hybridation, ce n’est pas seulement le mix entre distanciel et présentiel, ajoute Mickaël Locoh. Cela correspond aussi aux usages multiples d’un même lieu qui peut servir pour travailler et sociabiliser : il fait preuve de modularité et d’agilité. Par exemple, en proposant du mobilier léger sur roulettes, il n’est pas nécessaire d’appeler les services généraux pour changer la configuration, cela apporte donc de la fluidité. Le problème, c’est que beaucoup d’entreprises pensent au confort du canapé, mais négligent la connectivité et la fonctionnalité de l’espace. »

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5. Le poste de travail au cœur des questionnements

Si l’étude note que le besoin de renforcer les usages collaboratifs au bureau est loin d’éclipser le sujet du poste individuel, Mickaël Locoh insiste sur une 3^e dimension : « Il ne faut pas oublier de créer des sas de transition entre les espaces individuels et collaboratifs : il doit y avoir une gradation pour plus de confort. »