Avec le télétravail, l’open space cédera-t-il la place aux espaces collaboratifs ?

La généralisation du télétravail, portée par la crise du Covid-19, pousse les entreprises à remettre en question leurs espaces de travail. Bien avant la tentation d’économiser les mètres carrés, le besoin des salariés de se retrouver devrait les conduire à développer un nombre bien plus important d’espaces collaboratifs. À la place de l’open space ? Olivier Cros, Directeur Workplace Strategy de CBRE France, cabinet de conseil en immobilier d’entreprise, nous livre son analyse.

Au lendemain du premier confinement, certains parlaient de la fin de l’open space, propice aux contaminations, et prédisaient le retour du bureau cloisonné. Neuf mois après les débuts de la pandémie, où en sommes-nous ?

Les entreprises ne se sont pas recloisonnées. Aucune n’est passée de l’open space à des bureaux cloisonnés. Par contre, une transformation radicale des espaces de travail s’est amorcée ces derniers mois. Moins pour des raisons d’hygiène que parce que le télétravail se généralise.

Ce n’est pas du tout la fin des espaces ouverts. Le bureau individuel, ou partagé avec deux ou trois personnes, n’est plus pertinent par rapport aux modes de travail d’aujourd’hui et de demain. Le travail n’est plus essentiellement individuel. Il est collaboratif et imprévisible. Actuellement, 30 % des espaces de travail sont des lieux collaboratifs (formels ou informels ; salles de réunions, espaces de détente, etc.), et 70 % restent dédiés aux poste de travail indiduels, qu’il s’agisse d’un open space ou non. Demain, les ratios devraient s’inverser, avec 70 % des espaces dédiés au travail d’équipe, et seulement 30 % consacrés aux postes de travail individuels.

L’open space, à l’origine, s’est développé pour donner de la flexibilité aux organisations, dans un contexte où celles-ci sont extrêmement mouvantes : ce système évite de déplacer des cloisons et de réorganiser massivement l’espace de travail quand une équipe grandit, par exemple. Il ne permet pas forcément aux collaborateurs de mieux communiquer (1), mais il peut permet de mieux se connaître. On rentabilise aussi les espaces, avec un intérêt en matière d’efficience, mais aussi d’argent : l’enjeu économique pour les entreprises est énorme. Et il le restera.

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L’open space se transformera-t-il en fait en flex office ?

De nombreuses entreprises se transforment déjà et anticipent un développement durable et pérenne du télétravail, sous une forme hybride (distance / présentiel). Avec une part significative des collaborateurs travaillant à distance, donc absents du bureau la moitié du temps, le risque est d’avoir des étages à moitié vide ; ce qui en terme d’émulation et d’échanges serait largement insuffisant. Au-delà du contresens économique, il s’agirait d’une erreur en matière d’efficacité du collectif.

Demain, le poste de travail individuel verra sa part réduite, et il restera massivement ouvert, de type open space. Mais cet open space va se transformer en un espace beaucoup plus mutualisé que le flex office, qui consiste, pour rappel, en un partage total de l’espace de travail au sein duquel chacun est libre de s’installer où il le souhaite.

Le fait de ne pas “posséder” son poste de travail est déjà, globalement, compris et accepté par de nombreux salariés. Mais il faudra, demain, aller plus loin. Les espaces seront considérablement mutualisés et dédiés au travail collaboratif. C’est l’activité qui primera.

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Est-ce l’idée de l’activity based workplace, ou “espace de travail basé sur les activités” ?

L’idée de l’activity based workplace (ABW) est que l’on ne peut pas travailler de manière efficiente toute la journée dans un open space classique, en raison du temps passé au téléphone, en collaboration, en co-conception ou en réflexion. D’où la multiplication de petites salles de réunions et d’espaces dédiés aux appels téléphoniques, à la détente ou à la réflexion créative. Mais l’ABW, lui aussi, évoluera demain. Son principe perdurera, mais il sera davantage basé sur le travail collaboratif et comportera ainsi beaucoup plus d’espaces dédiés à cela.

Avec le télétravail, les postes de travail auront de moins en moins de sens, contrairement aux espaces collaboratifs. Ce sont les collaborateurs de nos clients qui le disent : Ils pointent du doigt, dans leurs entreprises, un manque criant d’espaces collaboratifs. Ils ne se plaignent pas de leur poste de travail, car ce n’est déjà plus là qu’ils passent le clair de leur temps. Demain, cela sera encore plus vrai : ils ne viendront plus au bureau pour travailler sur un ordinateur, mais pour retrouver leurs collègues, échanger et se réunir avec eux. Ils chercheront une valeur ajoutée, quelque chose de plus à ce qu’ils pourront faire chez eux. S’ils viennent au bureau, ce sera parfois pour se concentrer, parfois pour avoir accès à du matériel informatique, mais surtout pour retrouver leurs collègues.

À quoi ressembleront finalement les espaces de travail de demain ?

Aujourd’hui, en moyenne, sur les projets de flex office, vous avez 0,8 postes de travail pour 1 collaborateur. Les 20 % qui restent servent à créer des espaces dédiés à la concentration, à la confidentialité, ainsi qu’à la collaboration / convivialité. Demain, en raison d’un nombre moins important de salariés sur site, mais aussi de la recherche par les collaborateurs d’espaces de rencontre, de réunion, de réflexion collective et d’échanges informels, le taux de flex office devrait probablement descendre à un taux de 0,5. Et les surfaces dégagées seront dédiées à l’intelligence collective et à la cohésion d’équipe. Les entreprises chercheront moins à faire des économies de m2, qu’à dispatcher les surfaces vers les activités collaboratives.

Demain, ce sera donc l’avènement de “l’hyper activity based workplace”, avec des espaces de travail fortement mutualisés. L’open space demeurera, sous la forme du flex office, mais il sera moins important que l’ABW. Dont les activités seront de nature différente. Ce qui primera, ce seront les espaces dédiés au travail collaboratif (formel ou informel). Des espaces que l’on pourra réserver (au même titre que les postes de travail) pour des réunions, du brainstorming, du coworking et des rencontres spontanées.

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(1) Selon une étude de Harvard, en passant en open-space, les échanges en face-à-face et la collaboration baissent de 70 %, au profit d’une prolifération d’interactions virtuelles.