La plupart des DRH sont complètement phagocytées par des processus administratifs lourds et la complexité croissante des obligations à tenir. Dans les structures décentralisées, assurer une démarche cohérente entre le siège et les filiales est un véritable enjeu : il est important de pouvoir partager les mêmes processus, les mêmes informations entre toutes les entités de l’entreprise pour garantir l’égalité de traitement entre les salariés. Par Emmanuel Cudry, président et co-fondateur de Coffreo.
De plus en plus d’entreprises se tournent vers le numérique avec l’objectif de faire des économies et de surtout rationaliser l’ensemble de leurs processus. La DRH accompagne étroitement l’entreprise dans cette mutation, et bénéficie ainsi de cette transformation digitale. Au programme, automatisation des échanges et partage de l’information ou encore libre service salarié (selfcare RH), qui permettront à la DRH de se libérer des tâches administratives afin de délivrer des services à valeur-ajoutée pour l’entreprise.
Automatiser pour répondre aux obligations simplement
Le recrutement, la gestion des talents et les “services” RH sont les activités au sein desquelles la digitalisation s’installe à très grande vitesse, pour répondre à 3 enjeux principaux : optimisation et simplification des démarches, réactivité et proximité, traçabilité et maîtrise des risques. Dans la sphère du recrutement, l’entreprise a besoin de trouver rapidement le meilleur profil en s’appuyant sur des outils d’analyse et de profiling permettant d’interpréter aussi bien un CV que les activités sur les réseaux sociaux. La gestion des talents s’organise aussi autour d’outils qui dans un premier temps ont permis de cartographier les compétences et les savoir-faire des collaborateurs et qui maintenant offrent des analyses sur les potentiels d’évolution ou le développement des compétences clé pour s’aligner sur la stratégie de l’entreprise. La digitalisation permet également d’automatiser la partie « services » du domaine RH ; grâce à des outils d’intranet et d’extranet, la relation avec la DRH est déjà devenue plus simple – comme par exemple les demandes de congés, la mise à jour de ses données personnelles, le suivi d’un dossier formation ou encore l’accès à des formations ou des évaluations en ligne. Grâce à la dématérialisation, l’entreprise peut répondre à ses obligations en un clic, avec des garanties de distribution, de traçabilité, de signature électronique personnelle et d’archivage à valeur probatoire (coffre-fort électronique) qui la protégeront en cas de litige.
L’employé au cœur de la relation
Pour tirer le meilleur parti de cette digitalisation de la relation, les parties prenantes doivent être le plus ouvertes possible, afficher clairement leurs attentes et objectifs afin d’en tirer chacune, le maximum de bénéfices. Ce partage de l’information et cette transparence sont la base d’une meilleure connaissance mutuelle permettant d’aligner les intérêts de chacun au mieux, dans un cercle vertueux de co-développement.
Ce partage se retrouve aussi dans la digitalisation de la relation administrative employeur-salarié. Il est porteur de nombreux gains tant pour les DRH car il simplifie et automatise la tenue de leurs obligations et permet de libérer de nouvelles énergies dans leurs équipes que pour les salariés. En effet, cette dématérialisation des échanges apporte traçabilité et transparence, des éléments clé pour créer une relation de confiance mutuelle. Le salarié perçoit rapidement la valeur ajoutée de cette relation digitale : il peut signer les documents (contrat de travail, attestation sur l’honneur…) depuis un mobile ou un ordinateur, accéder aux documents en toute situation dès qu’il en a besoin, les partager simplement en toute sécurité via un espace personnel dédié. Ce coffre-fort numérique se convertit aussi en domicile numérique grâce à la possibilité de collecter automatiquement les factures électroniques (énergie, télécommunication, e-commerce etc.).
La digitalisation de la relation avec le salarié change la nature des interactions avec la DRH car elle le place au centre de cette relation. Il redevient acteur de son parcours professionnel, se réapproprie ses données et informations détenues par la DRH et trouve de nouveaux canaux pour exprimer ses attentes… à une DRH dont la mission va être de lui apporter le bon service au bon moment en fonction de son contexte d’évolution et de sa vie personnelle. Cette nouvelle donne s’offre à qui veut saisir l’opportunité de devenir un véritable centre de services voire une place de marché RH à la demande, présent au plus près des besoins des salariés pour les accompagner et les fidéliser en tant que clients internes de l’entreprise.
