E-mails, visios, infobésité et hyperconnexion : la journée type du (télé)travailleur connecté

Avec le Lab RH, Mailoop vient de publier un “Baromètre des usages numériques et de la déconnexion”. Cette étude se penche en particulier sur le volume d’e-mails traités quotidiennement par les salariés, les managers et les dirigeants. Des messages qui leur font perdre temps et concentration.

Après un an et demi de télétravail généralisé, où en sont les usages numériques et le droit à la déconnexion ? Pour répondre à cette question, Mailoop, une start-up qui développe un outil pour améliorer l’utilisation des messages électroniques, a réalisé une étude détaillée, à partir des données de 3 grandes entreprises françaises (2 020 salariés, 900 managers, 159 dirigeants).

Ce tout premier “baromètre des usages numériques et de la déconnexion”, qui se veut “quantitatif et objectif”, se penche sur le volume d’e-mails quotidien, sur la façon dont ils sont traités, ainsi que sur leur impact sur la productivité et la qualité de vie du “(télé)travailleur connecté” post-Covid. L’occasion de retracer la “journée type” de ce dernier.

Des e-mails qui épuisent

“Si le traitement de l’information fait parti du travail de tout collaborateur, l’interruption générée consomme du temps de cerveau : 30 secondes pour être reconcentré suite à la réception d’une notification non lue, 3 minutes après la lecture d’un email, 5 minutes après son envoi”, observe l’étude. Or, nous apprend-t-elle, les télétravailleurs et “travailleurs hybrides” passent un temps considérable à lire et à répondre à des messages, souvent internes.

Les salariés passent 1 h 40 par jour à traiter des messages électroniques. Un chiffre qui grimpe à 2 h 24 chez les managers, jusqu’à 3 h 40 chez les dirigeants. En volume, les collaborateurs reçoivent 24 e-mails (hors spam) chaque jour, les cadres de proximité 38, et les chefs d’entreprise 63. Dans cette perspective, “le nombre de messages envoyés et reçus est le premier indicateur révélateur de l’infobésité. Il peut générer un sentiment d’incapacité à faire face au travail prescrit, et représente un facteur clé du syndrome d’épuisement professionnel”, souligne Mailoop.

Car les e-mails, à 84 % internes à l’organisation, sont sources d’interruptions, de déconcentration et de fatigue. Selon le baromètre, 12 % des courriels sont du “bruit numérique”. C’est-à-dire des courriels “reçus volontairement, qui ne sont pas des spams, et qui ne nécessitent pas de traitement immédiat”. Principalement des newsletters (39 %) et des invitations (37 %). Mais ces messages, qui ne nécessitent pas d’être interrompu pour les traiter, entraînent “une perte de concentration inutile” et un encombrement des boîtes de réception.

Les e-mails consomment en moyenne 2 heures du “temps de concentration quotidien” des collaborateurs. Si bien que pour éviter cela, sur 30 messages reçus chaque jour en moyenne, 8 ne sont jamais lus, soit 27 %. Parmi eux, l’on trouve sans doute un bon nombre d’e-mails importants.

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Beaucoup de messages inutiles

Les pratiques des salariés, des managers et des dirigeants laissent aussi à désirer. Elles provoquent chez les destinataires de leurs messages un stress accru et les empêche même de se déconnecter (à la fin de la journée) comme ils le voudraient. L’étude pointe du doigt un nombre trop important de personnes parmi les destinataires : 27 % d’entre eux sont en “copie”, et 48 % des e-mails sont générés par des envois à plus de 5 destinataires, “alors qu’ils représentent 8 % des messages”.

Les collaborateurs indiquent que souvent, “la parole aurait été plus efficace”, et que nombre de messages sont inutiles, car il s’agit à la base de “demandes mal ciblées que l’on se repartage”. Mais à l’ère du culte de l’urgence et de l’instantanéité, “l’e-mail est devenu dans les usages un outil quasi synchrone”. 54 % des réponses par courriel sont envoyées en moins d’une heure. “Les notifications, sur le bureau ou les smartphones, participent à cette hyper réactivité”, observe Mailoop.

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Une déconnexion difficile

Résultat de cette infobésité et de cet empressement : les (télé)travailleurs ont tendance à éprouver des difficultés à se déconnecter, ce qui impacté leur qualité de vie. 23 % des e-mails sont envoyés les matins, soirs et week-end. Les dirigeants en envoyant 3 fois plus que les autres hors temps de travail.

“En vigueur depuis 2017 et intégré aux dernières négociation sur le télétravail, le droit à la déconnexion est un enjeu essentiel de la qualité de vie au travail numérique. Il faut agir tant du côté destinataire (assumer de déconnecter), que du côté de l’expéditeur (25 % des emails envoyés en dehors des horaires génèrent une réponse)”, alerte Arthur Vinson, fondateur de Mailoop.

Des réunions qui trainent en longueur

Reste le temps passé à assister à des réunions ; majoritairement, à l’heure actuelle, en visioconférence. Selon le baromètre des usages numériques et de la déconnexion, plus de 4 réunions sur 10 durent plus de 1 h 30. Les salariés passent 39 minutes de leur temps en réunion, les managers 1 h 12, et les dirigeants 2 h 45. En tout, cela représente 56 minutes du “temps de concentration quotidien” des (télé)travailleurs connectés.

Le pire étant que ces réunions sont souvent inutiles : salariés comme managers déplorent des “ordres du jour manquant, ou pas assez précis”, et des “plans d’action peu clairs ou non définis”. Souvent, ils éprouvent aussi le “sentiment de ne pas être utiles”. Résultat : le temps passé en visioconférences est aussi utilisé pour envoyer des e-mails, qui viennent alourdir l’infobésité précédemment décrite.

Pendant une heure de réunion, entre 2 et 3 e-mails sont envoyés en moyenne. “Si l’on regarde le détail des maillons managériaux, on est à 2 messages envoyés chaque heure de réunion pour un collaborateur, 3 e-mails pour les managers et près de 4 e-mails pour les dirigeants”, note Mailoop.

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