La note de frais est une pièce incontournable de la comptabilité d’une entreprise dont la gestion génère parfois des coûts prohibitifs. Une solution de dématérialisation permet de les intégrer dans la gestion électronique des documents (GED) et d’optimiser leur traitement.
Lorsqu’un salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle, leur traitement peut s’avérer long et fastidieux. C’est également un manque à gagner puisqu’un collaborateur consacre en moyenne vingt minutes à la gestion d’une seule note de frais ! Pour simplifier le process, la meilleure solution reste la dématérialisation de notes de frais via un logiciel dédié. Depuis 2017, les justificatifs numériques ont la même valeur probante que leur version papier. Il faut néanmoins respecter certaines conditions lors de la numérisation : enregistrement au format PDF, signature électronique, archivage pendant six ans… Les bénéfices sont immédiats. Pour les utilisateurs, l’enregistrement de chaque dépense se fait au fil de l’eau. Il suffit de scanner les tickets, même en déplacement, depuis une application mobile dédiée et le document est automatiquement traité par le service concerné. Plus besoin de conserver son justificatif papier. Pour la comptabilité, ce processus permet de gagner du temps et de bénéficier d’une meilleure visibilité sur les dépenses et la trésorerie.
La gestion des notes de frais requiert de nombreux contrôles sur les dépenses déclarées. Avec une solution de dématérialisation, et en particulier une application mobile, la majorité des process peuvent être automatisés.
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La comptabilité peut notamment :
– définir des règles de plafonnement suivant le type de frais. Si tous les salariés ne sont pas soumis aux mêmes règles, il est nécessaire de gérer des profils spécifiques pour les différentes populations d’utilisateurs ;
– automatiser le calcul des indemnités kilométriques. Il y a deux volets à cette problématique : la saisie des distances parcourues doit pouvoir être contrainte (par exemple en laissant une solution de cartographie calculer les trajets) et le calcul du montant remboursable doit pouvoir s’effectuer automatiquement en fonction du barème kilométrique, y compris ses changements en cours d’année ;
– vérifier automatiquement la TVA déductible. Les notes de frais représentent une manne de TVA récupérable non négligeable. Un logiciel ad hoc doit permettre de la récupérer simplement et de vérifier sa cohérence avant de la déverser en comptabilité.
En conclusion, s’appuyer sur une solution de dématérialisation des notes de frais permet de satisfaire toutes les parties concernées. Elle évite de consacrer trop de temps à une tâche qui n’a pas de valeur ajoutée et elle limite les réclamations sur leur montant.
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