Entretiens, vous avez dit entretiens ?

Dans l’exercice de sa fonction, un manager est amené à conduire différents entretiens, obligatoires ou non. Comment s’y retrouver ? Petit tour d’horizon de ces échanges qui ont chacun des objectifs spécifiques.

Par Nathalie Olivier, RH Conseil PME, Consultante Orsys.

Les entretiens peuvent être regroupés dans trois familles :

– Les entretiens en lien avec le travail, la mission. On y retrouve les entretiens d’embauche (de recrutement et d’intégration), l’entretien de progrès (aussi appelé entretien annuel, d’évaluation), l’entretien de performance (le seul ou nous sommes amenés à parler franchement argent, augmentation, politique de rémunération, épargne salariale…) et l’entretien de départ (une mine d’information pour l’entreprise, parfois un défouloir pour les collaborateurs qui partent en étant déçus).

– Les entretiens d’accompagnement, d’évolution de carrière des collaborateurs (liés à la formation professionnelle). Il s’agit cette fois de l’entretien professionnel (tous les 2 ans en général, voir les accords de branche), de l’entretien mi-carrière et fin de carrière et du bilan d’étape professionnelle (tous les 5 ans et après 2 ans d’ancienneté, votre employeur ne peut pas le refuser simplement le repousser dans le temps, au maximum 3 mois après la demande du collaborateur).

– Les entretiens de soutien et de recadrage. Ils concernent l’entretien de recherche de solution (pour aider un collaborateur confronté à une problématique professionnelle), l’entretien de prévention (comprendre d’où vient le problème, stress, retards…), l’entretien de soutien (soutenir un collaborateur vivant une situation personnelle difficile), l’entretien de recadrage (informel), l’entretien préalable à une sanction.

Quels points communs ?

Tous doivent être scrupuleusement préparés. Rappelez-vous le sens et la finalité de l’entretien que vous allez mener : pourquoi, qui vais-je rencontrer, combien de temps cela va-t-il durer ? Bref, il s’agit de se poser en amont quelques questions. Il est effectivement différent de bloquer 10 minutes dans un agenda ou deux heures !

Pensez à réserver une salle tranquille, à préparer tous les documents nécessaires à la bonne conduite de l’entretien, à éteindre votre téléphone et à ne pas être dérangé… Cela va sans dire, mais cela va mieux en le disant !

Le premier entretien, un des plus importants : l’entretien de recrutement !

Il est essentiel pour vous, pour l’entreprise et pour vos futurs collaborateurs. Je conseille vivement aux recruteurs de faire ce premier entretien au téléphone, afin d’appréhender de part et d’autre si le poste peut correspondre à l’une et l’autre des parties. Si c’est a priori le cas, cela permet d’envisager un second entretien plus poussé (peut-être avec des mises en situations et des tests), de visu, d’au moins une heure également.

L’issue de cet échange va modifier la vie du futur collaborateur et de l’entreprise, cela vaut le coup de le réussir, c’est-à-dire de partir sur des bases saines de confiance où le poste et son environnement sont clairement définis.

Dès le premier jour de l’embauche de votre nouveau collaborateur, pensez à lui réserver du temps et à programmer des entretiens de suivi tout au long de la période d’essai, afin de mesurer, de part et d’autre, si l’adéquation entre la personne, le poste et l’équipe est viable.

Les entretiens “obligatoires” dans l’entreprise

Il existe plusieurs entretiens que doivent mener les employeurs, selon les accords de branche et leur convention.

– L’entretien de progrès est obligatoire pour les collaborateurs étant payés au forfait jours, souvent des cadres. L’employeur doit insérer dans le support d’entretien quelques questions concernant l’équilibre vie professionnelle/ vie privée et le temps de travail, afin d’évaluer si cet équilibre est maintenu et si la charge de travail est raisonnable.

Ainsi, l’employeur a l’obligation d’organiser un entretien annuel avec chaque salarié sous convention de forfait jours. Il porte notamment sur la charge de travail du salarié, l’organisation dans l’entreprise, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale, sa rémunération. Cet entretien annuel repose sur l’analyse de la performance du salarié à travers des objectifs réalistes qui avaient été fixés avec son manager l’année précédente, et aboutit à la définition de nouveaux objectifs pour l’année à venir.

– Lors de son embauche, le salarié doit ainsi être informé de son droit à demander un bilan d’étape professionnelle, à partir de 2 ans d’ancienneté dans l’entreprise, et renouvelable tous les 5 ans. Ce bilan, organisé à la demande du salarié, doit être l’occasion de faire un état des lieux sur les connaissances et les compétences professionnelles du salarié et d’y associer des objectifs de formation.

– L’entretien professionnel, renforcé pour les salariés de plus de 45 ans, et dont les modalités diffèrent selon les accords de branche est un outil précieux. Il permet au salarié d’évoquer son projet professionnel et ses souhaits d’évolution dans l’entreprise.

– Depuis 2005, les salariés à partir de 45 ans – en lien avec les accords seniors de l’entreprise – sont également concernés par l’entretien de milieu et fin de carrière. Ils permettent de maintenir les seniors dans l’emploi et de sécuriser leurs parcours professionnels en diagnostiquant et développant leurs compétences. N’oublions pas qu’un employeur ne peut plus mettre à la retraite un salarié avant ses 70 ans si ce dernier ne veut (ou ne peut) pas… Cet entretien est un moment privilégié afin de faire le point sur l’évolution du salarié ou de préparer un futur départ en retraite et d’organiser au mieux la transmission des connaissances !

Problèmes et risques-psychosociaux

Lorsque les RPS (risques-psychosociaux) pointent le bout de leur nez, il est conseillé de prendre les devants et de mener des entretiens en fonction de la problématique. Ils ont pour objet de trouver une solution ensemble, de comprendre et de soutenir ses collaborateurs et de trouver une solution constructive et bénéfique pour tous : les entretiens de recherche de solution, de prévention et de soutien.

Si le collaborateur ne joue pas le jeu, que vous, manager, vous constatez un dysfonctionnement, il sera nécessaire alors de mener un entretien de recadrage. Celui-ci ne donne pas lieu à une convocation, il est plutôt informel et basé sur des faits précis, vous pouvez utiliser le support du dernier entretien de progrès pour vous aider.

Enfin, si les entretiens de recadrage ne suffisent pas, vous serez amené à préparer un entretien préalable à une sanction.

Le mot de la fin…

La cohésion entre ces différents échanges et leur suivi sont essentiels pour donner du sens. Ainsi des entretiens intermédiaires peuvent être fixés, pour s’assurer que la formation promise a bien été programmée, que les objectifs fixés sont toujours en adéquation avec la réalité, que les problématiques sont réglées…

Ces outils peuvent être des leviers de progrès et des éléments de motivation… Ou de démotivation selon comment ils sont préparés, menés et suivis… Bons entretiens !