Gagnez en efficacité grâce à la dématérialisation

Aujourd’hui, tout est dématérialisable grâce aux logiciels en mode SaaS, c’est-à-dire accessibles en ligne depuis n’importe quel appareil connecté, avec le Cloud. De nombreuses solutions permettent d’intégrer la dématérialisation à différents process métier. Mais la réussite de ces projets implique de déterminer auparavant des objectifs précis.

Les entreprises peuvent remercier l’État ! C’est, en quelque sorte, l’initiateur de la dématérialisation depuis la loi de modernisation de l’économie (LME) d’août 2008. Et cette migration vers le «  zéro papier  » va s’accentuer. La notification dématérialisée du taux de cotisation accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) est obligatoire à compter de janvier 2022, pour toutes les entreprises. Quant à la facture électronique en mode BtoB, elle le sera aussi dès 2024 pour les grandes entreprises, en 2025 pour les ETI et en 2026 pour les TPE-PME.
Attention toutefois à ne pas confondre numérisation et dématérialisation… La première méthode consiste à transformer un document papier en une version numérique. La seconde est un processus complet de digitalisation, via un logiciel en mode SaaS (software-as-a-service), qui permet de générer un document directement au format numérique, à partir d’un système d’information.

Des atouts majeurs

Les entreprises n’ont pas attendu ces obligations pour accélérer l’intégration de la dématérialisation à différents services. L’étude «  Digitalisation : où en sont les entreprises françaises en 2021 ?  » de DocuWare, éditeur de solutions de gestion électronique de documents (GED) et de workflow, note que la dématérialisation est considérée comme un projet prioritaire. Cependant, tous les processus ne sont pas logés à la même enseigne. Si la gestion documentaire (dématérialisée dans 64 % des cas) et les bulletins de salaire (48 %) sont bien avancés, les ressources humaines (32 %), les ventes (27 %) et les contrôles qualité (11 %) restent légèrement en marge.
Pourtant, les avantages de la dématérialisation sont évidents : réduction des coûts de gestion, optimisation des process (pas de doublons ou d’erreurs), synchronisation en temps réel des documents partagés entre collaborateurs d’un même service ou encore mise à jour d’informations personnelles par les salariés eux-mêmes (via un portail RH).

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La confidentialité des données

Mais la réussite de la dématérialisation des process dépend du niveau de maturité de l’entreprise et l’évolution de son projet de transformation numérique. Ce dernier doit faire partie intégrante de la stratégie de la société afin d’en appréhender les différentes dimensions. Il est important de définir en amont les objectifs de la dématérialisation, les ressources nécessaires, les étapes, le personnel concerné, etc.
Sans oublier de renforcer la sécurité de tous les documents échangés en interne et vers des tiers. Certes, une facture papier peut se perdre ou partir en fumée lors d’un incendie. Mais une version numérique peut aussi être effacée par erreur, transmise à un mauvais destinataire, être volée ou chiffrée par un pirate (attaque reposant sur un rançongiciel ou “ransomware ”).
La facilité avec laquelle on peut partager des informations ne doit pas se faire au détriment de leur confidentialité et des réglementations en vigueur, en particulier le règlement général sur la protection des données (RGPD), consacré aux datas à caractère personnel. L’administration fiscale précise que les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique pendant trois ans, puis sur tout autre support pendant les trois années suivantes. Celles qui comportent une signature électronique doivent être gardées dans leur format original pendant six ans. Il est donc très important de mettre en place un processus d’archivage garantissant la sécurité, la confidentialité et la pérennité de ces documents.
Afin de garantir un espace d’archivage sécurisé, la notion de coffre-fort électronique a été mise en place et standardisée par l’association française de normalisation (AFNOR) au sein de la norme NF Z42-020. Par rapport au système d’archivage électronique (SAE), le coffre-fort numérique garantit un maximum de fonctionnalités nécessaires à un espace de stockage.
In fine, la dématérialisation doit être considérée comme une démarche vers plus de dynamisme et d’efficacité. Son intégration donne des résultats positifs, à condition de choisir les solutions adaptées à ses besoins, ses capacités techniques et financières.