Factures, fiches de paie, contrats, documents administratifs… La disparition des versions papier au profit de fichiers numériques permet aux entreprises de franchir une étape majeure : l’agilité. Les données peuvent être partagées facilement entre différents services internes et même avec des tiers. L’exploitation optimisée des données favorise ainsi la croissance.
Selon le Baromètre France Num 2022, les TPE et PME sont équipées à 70 % de logiciels de facturation (en progression de 13 points par rapport à 2021). Et parmi celles-ci, 39 % ont numérisé en 2021 plus de 50 % de leurs factures dans un format permettant leur traitement automatisé. Si les entreprises sont passées aux factures électroniques par obligation, elles y trouvent aussi des avantages concrets :
- Simplification et fluidification des échanges d’informations externes et internes
- Moins de gestion papier et donc de charge administrative
- Réduction des coûts (archivage, traitement, etc.)
- Sécurisation du stockage de vos factures
- Intégrations des factures dans un ERP.
Cette migration vers le tout numérique va s’accélérer à mesure que l’Etat impose de nouvelles obligations. Dans le cadre de l’e-reporting, les PME et TPE devront à partir du 1er janvier 2026 transmettre à l’administration les données liées aux opérations de vente et de prestations de services auprès des particuliers et aux transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires).
Si la dématérialisation représente l’un des principaux pilier de la transformation numérique des entreprises, elle permet aussi de répondre précisément aux exigences de l’Etat tout en améliorant ses performances.
Extraire de la valeur
À condition de disposer des bons outils et d’avoir entamé au préalable une réflexion sur l’objectif de ce projet de dématérialisation. L’objectif peut varier en fonction des spécificités propres à chaque entreprise. Mais de façon globale, il s’agit d’extraire de la valeur du volume toujours plus important des données recueillies. Et pour créer cette valeur, il faut être efficace, en s’appuyant notamment sur un système de Gestion électronique des documents (GED). Ce système d’information permet de gérer automatiquement des quantités importantes de documents numérisés et de retrouver en un clic le fichier recherché dans une base de données et de le mettre immédiatement à disposition. En centralisant tous les documents dans un espace collaboratif, la dématérialisation simplifie considérablement la recherche et la consultation des documents, ce qui permet de gagner du temps.
Cette transformation numérique représente une opportunité pour de nombreux services et notamment les RH. Les outils de dématérialisation des documents RH peuvent les aider à se consacrer davantage à leur cœur de métier : l’humain. Depuis une interface de dématérialisation, un gestionnaire des ressources humaines peut suivre en temps réel l’avancée des signatures et relancer les retardataires en un clic. Même efficacité avec le traitement des nouveaux employés. Il n’est plus nécessaire de jongler entre leurs pièces justificatives envoyées par email et celles apportées directement dans votre bureau en version papier. Une plateforme permet de les récupérer et de les centraliser après la signature du contrat. La dématérialisation permet également de gagner en rapidité, notamment lors de l’envoi de documents, par exemple entre partenaires commerciaux. En effet, là où l’envoi d’un document par la Poste nécessite un ou plusieurs jours entre l’envoi et la réception, l’envoi numérique est instantané. Cette instantanéité des documents normalisés via des workflows, propre aux fichiers numériques, permet de gagner du temps dans le processus, mais aussi d’augmenter la réactivité.
Traçabilité et conformité
Enfin, la dématérialisation des documents implique une automatisation de la saisie des données qui permet de limiter le risque d’erreur, de profiter d’un meilleur suivi et d’une meilleure traçabilité des documents. Cette traçabilité est d’ailleurs indispensable pour rester en conformité avec différentes réglementations et obligations. Les documents papier ne sont souvent pas conformes aux normes de sécurité. Avec des documents au format numérique, il est possible de se conformer aux règles de normalisation et de cybersécurité, notamment grâce à la signature électronique.
Ce « sceau numérique » permet de valoriser votre image auprès des clients. La qualité de gestion des documents est en effet primordiale pour les clients. Ils jugent les entreprises sur le respect d’une norme, mais aussi sur la fiabilité des informations transmises. Ainsi, vos clients feront beaucoup plus confiance à une entreprise qui :
- Garantit la fiabilité des données : logiciel de suivi des modifications des documents, remontée des mises à jour, indication des versions… Par exemple, la gestion dématérialisée des factures permet une meilleure gestion des litiges. En cas de désaccord sur une facture, il est plus facile d’accéder aux informations pertinentes pour résoudre le problème rapidement.
- S’engage dans une démarche éco-responsable en tendant vers le zéro déchet et en limitant le papier et les consommables
- Préserve la planète avec la réduction de son impact carbone.
Enfin, si la dématérialisation présente de nombreux avantages, il ne s’agit pas pour autant de se lancer dans un vaste chantier consistant au « zéro papier » du jour au lendemain. Il est nécessaire de prioriser les documents à dématérialiser rapidement comme les courriers, les factures fournisseurs et clients, les notes de frais, les bons de commande, les contrats clients et fournisseurs, les documents RH et les bordereaux de livraison.
