Généralisation du bulletin de paie électronique : le décompte est lancé

Depuis son adoption au mois d’août dernier, la majorité des décrets de la loi Travail ont déjà été publiés au Journal officiel ou sont en passe de l’être. Muriel Barneoud, président de Docapost.

Parmi ces différentes mesures, l’article 24 qui favorise la dématérialisation du bulletin de paie, ce sacro-saint document qui scelle le lien salarié/ employeur. Ainsi, dès le 1er janvier 2017, les entreprises françaises, quelles que soient leur taille, seront autorisées à passer au bulletin de paie électronique de leur propre initiative. Les salariés qui exerceront leur droit d’opposition conserveront toutefois la possibilité de recevoir ce document sous format papier.

Des craintes avant tout culturelles

Mais pourquoi cette mesure alors même que la loi du 12 mai 2009 autorisait déjà cette dématérialisation ?
La France, avec 15 % de bulletins de paie dématérialisés, accuse un retard par rapport à ses voisins européens (95 % en Allemagne, 73 % en Grande Bretagne)*. Deux raisons principales à ce retard : premièrement, parce que la mise en place du bulletin dématérialisé nécessitait jusqu’alors l’accord préalable des salariés, ralentissant le projet ; deuxièmement, parce que les entreprises elles-mêmes n’ont pas toutes pris le temps de communiquer sur le sujet et de s’outiller en conséquence.
Un autre frein : la “fracture numérique”. En effet, les différentes générations d’actifs n’ont pas la même appétence au numérique et le format papier reste encore très ancré chez les salariés les plus âgés.
Enfin, la confidentialité des données électroniques est une source d’inquiétude pour tous.

Des solutions simples, sûres et faciles à implémenter

Mais restons positifs car de nombreuses solutions existent pour aider les entreprises à relever le défi du numérique et faire évoluer progressivement les habitudes. Se faire conseiller et accompagner peut permettre aux entreprises d’aborder ce projet de dématérialisation en toute sérénité.
La dématérialisation du bulletin de paie doit non seulement être abordée comme un processus progressif et multicanal, avec une gestion conjointe des formats numérique et papier, mais également s’appuyer sur un plan d’accompagnement au changement ad hoc pour rassurer et engager les salariés.
Par ailleurs, les craintes concernant l’intégrité et la pérennité des données sont levées avec l’archivage numérique qui garantit une parfaite conservation des documents et le respect de la durée légale d’archivage de 50 ans incombant à l’employeur. Enfin, le dépôt automatique des bulletins de paie sur des coffres-forts numériques personnels, mis à la disposition des salariés, offre à chacun un espace de stockage sécurisé et un accès illimité à ses bulletins de paie et autres documents déposés. Ce service de coffre-fort peut même aller plus loin en proposant des fonctionnalités de partage de documents et d’aide aux démarches administratives faisant de lui un véritable assistant personnel.
Les chefs d’entreprises ont désormais toutes les cartes en main pour réussir leur passage à la dématérialisation avec un avantage évident à la clé : faire des économies. En effet, grâce à l’optimisation du processus de diffusion de la paie et à la suppression des coûts d’impression et d’envoi, le bulletin de paie électronique est deux fois coûteux que le bulletin de paie papier. Pourquoi alors attendre plus longtemps ?

* Rapport Sciberras “Pour une clarification du bulletin de paie” du 27 juillet 2015.