Comment s’en sortir avec sa boîte mail ?

Comment éviter de crouler sous les e-mails, afin d’être moins stressé et de travailler plus efficacement ? Laurent Gessay, formateur et coach au sein du cabinet Fonction2 – Institut Français du Management, auteur de “S’en sortir enfin avec sa boite mail”, nous donne ses conseils. Pour lui, l’idée est “d’accepter de perdre du temps pour en gagner”, en dédiant des créneaux à la gestion des mails.

Être noyés sous un flot incessant d’e-mails : serait-ce le nouveau mal du XXIe siècle ?

Gérer sa boîte mail représente une réelle problématique pour les salariés, et en particulier les managers. Les très nombreux e-mails avec lesquels il faut jongler sont l’illustration de la cacophonie du monde du travail actuel : un flot continu et volumineux d’informations en constante augmentation, des interruptions permanentes et des actions multiples à réaliser, au sein d’une société hyperconnectée. Ces informations que nous recevons ne sont pas toujours utiles. Il y a un usage disproportionné dans les entreprises des courriels. En outre, l’info n’arrive pas toujours au moment où l’on en a besoin. Résultat, un cadre passe 20 % de son temps à chercher des documents importants dans ses e-mails.

Ce qui caractérise aussi la boite mail, ce sont les interruptions permanentes et la pollution attentionnelle. Les travailleurs (d’autant plus à distance) reçoivent un e-mail, stoppent leur travail, lisent le message, essaient de reprendre leur tâche interrompue… Cela amène chaque personne a tenter de faire plusieurs choses en même temps, alors que nous en sommes incapables – les e-mails en continu génèrent une pollution attentionnelle qui nous décentre en permanence de la tâche sur laquelle nous devrions avancer. Ce qui nous fait perdre du temps, de l’efficacité et de la productivité… en plus de générer du stress et de la surcharge mentale. Certaines personnes peuvent ainsi se retrouver en situation de souffrance, des salariés aux managers.

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C’est pourquoi selon vous, il est nécessaire de consacrer du temps à trier tous ses e-mails…

Classer les informations chaque jour permettrait de gagner 10 à 15 % du temps passé à les rechercher a posteriori. Submergés par un flot d’infos que vous laissez s’accumuler, vous pouvez bien logiquement zapper quelques e-mails importants – d’où l’importance de bien s’organiser pour ne plus rien oublier. Avant, il n’y avait pas beaucoup de solutions : soit on classait cela dans des dossiers (papiers), soit des assistants nous aidaient à gérer notre agenda. Aujourd’hui, les nouvelles technologies nous permettent de nous organiser seuls, d’une façon bien plus efficace.

L’idée est de s’organiser pour pouvoir tout voir, et tout de suite faire le tri entre les e-mails utiles / inutiles. Plutôt que de se rendre sur sa boîte toutes les 10 minutes pour traiter ses messages de manière réactive, mieux vaut prévoir chaque jour un temps proactif qui y sera dédié.

En quoi consiste, concrètement, votre méthode ?

L’objectif est de traiter d’abord les informations importantes, de limiter les interruptions, de tout classer selon ses objectifs d’action… et de vider son cerveau. L’idée, c’est de ne jamais laisser sa boite mail pleine de messages. Au dessus de 500 messages non lus par jour, c’est qu’il y a un problème général d’organisation.

Première bonne pratique : vous fixer l’objectif de ne lire vos emails que 2 à 3 fois par jour, maximum. Quitte à prévenir vos interlocuteurs que vous ne lirez leurs messages que le soir. Un traitement ritualisé de vos e-mails vous permet de passer d’une multitude d’interruptions chaque jour à quelques une chaque semaine. Pour traiter un flux de 50 e-mails, vous pouvez y passer 2 fois 10 minutes, par jour. Au terme de ces rituels, votre boîte doit être vide. Si cela vous demande plus de temps, vous pouvez vous programmer 1 heure, durant laquelle vous ne ferez que trier vos messages.

L’idée est ensuite de se focaliser sur l’essentiel. Et d’organiser ses infos selon ses objectifs. En identifiant les actions importantes à réaliser et en planifiant sa charge de travail dans son agenda. Cela vous permet de transformer les infos de votre boîte mail en actions planifiées. Ce qui vous évite de perdre du temps à les retrouver dans vos mails, ou de les oublier.

À vous de ne plus faire de votre boite mail l’outil central de votre activité, en privilégiant un autre outil : le calendrier. Dans lequel chaque nouveau “rendez-vous” contiendra des pièces jointes,  des liens ou des extraits de vos mails. Grâce à cette pratique vertueuse, vous vous dégagez du stress de la recherche de l’information et de la peur de mal faire. Cette méthode implique d’être discipliné, en passant un certain temps à traiter immédiatement chaque message.

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En quoi est-ce utile pour une meilleure qualité de vie au travail ?

Il faut en fait accepter de “perdre” du temps pour en gagner. En planifiant votre charge de travail, en vidant votre boîte de réception, et en notant tout dans votre agenda, vous permettez à votre esprit de rester concentré sur vos actions en cours. Libéré de tout autre tracas. Une organisation optimisée ne permet pas de réduire une surcharge de travail, mais de la visualiser. Pour éviter le burn-out. La QVT ne dépend pas que de votre manager : vous en être l’acteur principal. Et une meilleure organisation personnelle peut changer bien des choses. C’est pourquoi de telles méthodes devraient être diffusées, globalement, auprès des salariés lors de formations.

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Et si l’idée, c’était de réduire notre utilisation des e-mails ?

Pour être efficace, il faut apprendre à se déconnecter. Et utiliser l’e-mail comme un outil asynchrone. Mais il faut se méfier des fausses bonnes idées, comme les journées zéro e-mails, ou les “listes d’attente” qui permettent de n’en recevoir qu’à une heure précise. Il reste important de pouvoir y accéder à tout moment. Et que se passe-t-il quand vous ne consultez pas vos messages, volontairement ? Le lendemain, il y en a 2 fois plus.