En matière d’absences estivales, tout est une question de dosage : il faut penser aux contraintes de l’entreprise sans braquer les salariés. Pour réussir, anticipation et communication sont les maîtres-mots. Surtout après la période d’inactivité due au Covid-19 qui a impacté les entreprises et marqué les salariés.
Après le déconfinement et la reprise du travail suite à l’épidémie de Covid-19, les vacances se précisent… et avec elles, le casse-tête des congés estivaux !
Selon la loi, c’est l’employeur qui décide de la période de prise de congés de ses salariés. En respectant cependant certaines obligations : les dates de prise de congés doivent être communiquées deux mois à l’avance, l’ordre de départ retenu un mois avant les départs et les critères doivent être soumis à l’avis du CSE, etc…
Cependant, comme le souligne Marc de Bézenac, consultant formation droit social chez Elegia, “il y a la théorie et il y a la pratique. Il ne s’agit pas de braquer les salariés. Tout est une question de dosage”. Fabienne Mestdagh, manager conseil qualité de vie au travail chez Ayming pense que la relation doit être gagnant-gagnant : “L’erreur principale serait de ne prendre en compte que les contraintes de l’entreprise et pas celles des salariés”.
“Des arbitrages sont obligatoires, mais il faut être équitable”
Première règle à suivre, même si la crise du Covid-19 ne facilite pas les choses : anticiper. Il faut prévenir le plus en amont possible les salariés de la période de prise de congés et leur demander d’émettre des vœux. “Cela peut se faire via une note écrite mais le sujet peut également être abordé lors d’une réunion, ne serait-ce que pour connaître les contraintes de chacun”, conseille Annette Chazoule, responsable de l’expertise management de Cegos.
Une fois les vœux émis par les salariés, le manager prend la décision en respectant certains critères : ancienneté mais aussi situation familiale (famille monoparentale, enfants handicapés, mode de garde, vacances du conjoint, situation d’aidants familiaux, personnes qui retournent dans leur pays d’origine). “Il ne faut surtout pas nier une situation qui existe, prévient Fabienne Mestdagh. Ces différents critères doivent être justes et surtout partagés”. Communiquer permettra d’expliquer la situation à des salariés qui se sentent lésés. “Il n’est pas possible d’être égalitaire, des arbitrages sont obligatoires, mais il faut être équitable et ne pas hésiter à rééquilibrer les années suivantes”, pointe Annette Chazoule.
Myriam de Gaudusson, avocat associée au cabinet Franklin rappelle quant à elle que c’est l’employeur qui a le dernier mot en cas de désaccord entre salariés. “Cela peut aller dans certains cas très extrêmes jusqu’aux prud’hommes mais les difficultés autour des congés se présentent plutôt lors de la rupture des contrats de travail”, précise-t-elle. Une fois les congés validés, il est possible de revenir dessus jusqu’à un mois avant le départ. Pas au-delà. “Sauf circonstances exceptionnelles comme un salarié décédé, une entreprise en redressement judiciaire ou encore une commande à honorer qui va sauver l’entreprise”, énumère Cécile Villié, avocat en droit du travail.
Anticipation
L’anticipation doit également être de mise afin de mettre en place une organisation fonctionnelle malgré le départ de plusieurs salariés en vacances. On peut par exemple embaucher des intérimaires ou des salariés en CDD. Cela doit se prévoir, si possible, à l’avance, car il y a de nombreuses formalités légales à accomplir. Même si en cette période de crise, il semble difficile de ne pas recruter à la dernière minute.
On peut aussi demander à un autre salarié de récupérer temporairement les dossiers d’un vacancier. Attention dans ce cas-là à s’assurer que la charge de travail n’est pas trop importante pour le salarié et que la passation se fait bien. Anne-Laure Gérome, responsable de dossiers chez Sadec-Akelys, conseille de consacrer une réunion à cette organisation, pour s’assurer que tous les dossiers sont bien suivis et surtout qu’un débutant ou un stagiaire ne se retrouve pas seul pendant une période.
Enfin, il faut bien garder en tête qu’un salarié en congé ne doit pas travailler ni être dérangé. “Il peut arriver dans certains cas particuliers que des astreintes soient prévues. Mais cela doit être rémunéré”, précise Annette Chazoule. Se pose aussi la question des e-mails, que beaucoup de salariés continuent à consulter lors de leurs congés. “Il faut faire en sorte de gérer ce problème pour que chacun puisse profiter de ses congés de la manière la plus sereine”, conclut Fabienne Mestdagh.
