Le groupe HelloWork, spécialisé notamment dans la diffusion d’offres d’emploi (RégionJob, Cadreo ou Jobijoba), a déployé le télétravail pour l’ensemble de ses salariés durant cette période de confinement. Si certains étaient déjà habitués, pour d’autres il a fallu s’adapter à ces nouvelles méthodes et apprendre à manager à distance. Le point avec Flavien Chantrel, responsable éditorial au sein d’HelloWork.
Comment s’est effectué le déploiement du télétravail chez HelloWork ?
Concrètement, il y a une partie des équipes qui étaient déjà habituées au travail à distance. Quelques jours avant l’annonce du confinement, la direction a pris la décision d’effectuer un test grandeur nature avec l’ensemble des équipes en télétravail afin de décrypter ce qui allait et quels étaient les points à améliorer. Ce test était prévu les lundi 16 et mardi 17 mars. Entre-temps, Emmanuel Macron a annoncé la fermeture des écoles et un confinement total était envisagé. La période de test s’est transformée en déploiement pur et simple. Mais comme c’était prévu, cela a permis de ne pas devoir mettre en place le télétravail en urgence puisque tous les salariés ont pu prévoir les outils techniques en installant notamment un VPN sur les ordinateurs pour pouvoir accéder aux serveurs à distance.
Est-ce que l’entreprise était en mesure de fournir des ordinateurs professionnels à l’ensemble des salariés ?
Une bonne partie de la société dispose d’ordinateurs portables, donc le problème ne se posait pas pour ces collaborateurs. En revanche, pour ceux qui travaillent sur des PC fixes, la direction les a autorisés à ramener le matériel à leur domicile. C’était primordial pour la sécurité de l’entreprise mais également pour que les salariés retrouvent leur environnement de travail avec un accès aux boîtes e-mail et à leurs documents par exemple. C’était plus confortable pour les équipes de reproduire les conditions de travail à domicile.
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Comment le management s’est-il adapté à ce nouveau mode de travail, généralisé à toute l’entreprise ?
Chez HelloWork nous avons déjà un management assez horizontal. Les échanges sont très réguliers entre les managers, la direction et les salariés. Il y a eu toutefois plusieurs phases durant ce début de crise. D’abord, il y a eu des annonces de la direction qui ont été faites auprès des managers pour que ces derniers informent leurs équipes respectives, les rassurent et leur expliquent concrètement ce qui serait mis en place. L’objectif était que tout le monde ait la même information afin de travailler de façon performante. Ensuite, face à la situation exceptionnelle dans laquelle nous nous trouvons, il était impossible de faire un choix binaire entre pouvoir télétravailler ou ne pas pouvoir. Il a donc été décidé que chacun puisse faire au maximum en fonction de sa situation personnelle mais qu’il fallait le faire savoir aux managers afin de pouvoir s’adapter. La transparence a été le maître-mot.
La notion de confiance est donc primordiale dans ce type de situation ?
Il y a une notion que je trouve vraiment intéressante qui est le management par objectifs. Cela permet d’être beaucoup plus dans la confiance en responsabilisant chaque collaborateur. L’idée n’est donc pas de “fliquer” les collaborateurs pour savoir s’ils seront connectés de 9 heures à 18 heures. Cela va être plutôt d’établir un plan de route et d’adapter la masse de travail aux urgences du moment et à chaque situation personnelle. Car cette situation n’est pas un choix. Il y a des collaborateurs qui ne peuvent pas être à 100 %. Notamment si la personne est toute seule avec ses enfants ou alors quand les deux conjoints travaillent à distance, on sait pertinemment qu’il va falloir s’adapter à la situation personnelle. Le tout est de fixer des objectifs raisonnables et laisser les personnes s’organiser comme elles peuvent et veulent pour les atteindre. C’est le choix qui a été fait chez HelloWork.
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Pendant cette période inédite, avez-vous vu émerger l’utilisation de nouveaux outils au sein des équipes ?
Je pense que l’un des outils qui a émergé, et pas seulement chez nous, c’est la visioconférence. C’est quelque chose que l’on utilisait beaucoup moins avant, car si nous privilégions les échanges en face à face ou alors on utilisait le téléphone interne. Là, le fait d’être dans un petit espace, chacun chez soi, sans voir les collègues, nous essayons d’utiliser au maximum la visioconférence car c’est clairement plus sympa de voir les gens que de simplement les appeler. Ce sont des outils que l’on avait à notre disposition avant le confinement, que ce soit Skype ou Slack par exemple, mais que l’on utilisait moins fréquemment mais surtout différemment. La visio est aujourd’hui devenue un réflexe. Quand on a quelque chose à voir avec un collaborateur, on va beaucoup plus facilement utiliser ce mode de communication que l’e-mail ou le téléphone. Le VPN est aussi une ressource que nous avions déjà mais qui a été généralisée à l’ensemble des collaborateurs pour que tout le monde puisse avoir accès aux serveurs.
Pensez-vous que cette période de télétravail forcé impactera sur le long terme l’organisation du travail ?
Cet usage forcé va amener les entreprises à s’interroger sur les modes habituels de travail, c’est certain. Mais il est encore trop tôt pour vraiment dire comment et sur quelle durée. Il faut déjà que l’on sorte du confinement car là, après une longue période de télétravail, les collaborateurs souhaitent revenir au bureau. On est tous en train de se rendre compte que les relations humaines restent le ciment de l’entreprise et que tous les échanges informels que l’on peut avoir dans une journée sont très importants. Mais clairement, dans un deuxième temps, cela aura un impact et ouvrira des portes dans certaines entreprises qui étaient peu habituées à ce mode de travail. Chez HelloWork, cela n’a fait que confirmer qu’à partir du moment où les outils sont déployés, il n’est pas impossible de travailler à distance.
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Quelles sont, selon vous, les bonnes pratiques à mettre en place pour bien réussir à manager à distance ?
Avant tout, la clarté et la régularité de l’information est vraiment importante à adopter. Il y a aussi bien évidemment des signaux faibles à identifier chez les collaborateurs et c’est pour cela que je trouve la visio très utile dans le télétravail. Cela permet de voir si les gens vont bien ou, au contraire, ce qu’il ne va pas. C’est donc important d’avoir des contacts très réguliers avec les gens, de manière quotidienne, tant en équipe que de manière individuelle. C’est essentiel de prendre le temps de faire le point, avec chacun, sur l’organisation, les points bloquants mais également si personnellement tout va bien. Tout le monde ne vit pas forcément bien cette période de confinement. Être à l’écoute, comprendre les collaborateurs et avoir de l’empathie est donc primordial. C’est évidemment le rôle du manager d’être moteur sur ces échanges informels mais je pense aussi que c’est le rôle de chacun des collaborateurs qui ne doivent pas hésiter à échanger entre eux.
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