La procrastination, cette tendance à remettre les choses à plus tard, est un vrai fléau au travail. Il cause du tort aux collaborateurs eux-mêmes en les empêchant de terminer leurs tâches dans les temps, et impacte aussi les performances de leur entreprise. L’analyse de Claire Vitoux, coach en organisation et en gestion du temps, qui anime un podcast sur le sujet : “Bye Bye Procrastination”.
Qu’est-ce qui explique que l’on procrastine ?
On peut définir la procrastination par le fait de repousser de manière systématique des tâches ou un type de tâche en particulier. Il s’agit d’une tendance différente du report des tâches en raison d’un manque de temps et/ou d’une mauvaise organisation : ici, on diffère les choses de façon récurrente. Ce phénomène est très humain. Cependant, ces dernières années, l’environnement a changé : le fait d’être en télétravail ou non peut amplifier la procrastination. Le télétravail facilite, quand il est exercé dans de bonnes conditions, l’exécution de certaines tâches : il y a moins d’interruptions et de facteurs de déconcentration. C’est l’occasion d’aborder, dans un état de concentration avancée, des sujets de fonds ou des tâches difficiles à mener au bureau. Parfois, a contrario, le travail à distance favorise la procrastination des salariés plus ou moins désengagés, en raison d’une autonomie importante qui leur est conférée et d’un cadre où les managers sont absents.
La procrastination ne touche pas qu’un certain profil de travailleurs : tout le monde est concerné. Mais la surcharge de travail en est l’une des causes. Elle pousse ceux qui sont surchargés à repousser systématiquement les tâches perçues comme non prioritaires. Une autre cause de la procrastination est le manque de clarté de ce que l’on nous demande : si l’on ne sait pas par où commencer, il est probable que l’on ne commencera pas du tout. Un autre facteur qui pousse à procrastiner au travail, c’est la peur, en particulier du jugement : la peur de se tromper, de mal faire et d’être jugé pour cela inhibe la capacité à passer à l’action. La dernière raison est le manque de sens dans les tâches à mener : si l’on ne comprend pas l’intérêt ou le sens de ce que l’on nous demande de faire ou si l’on ne se sent pas aligné et que l’on « résiste » à quelque chose qui va à l’encontre de ses valeurs.
Comment les salariés peuvent-ils lutter contre la procrastination ?
Pour le salarié touché par la procrastination, phénomène qui n’est pas confortable pour lui et qui peut le mettre en danger dans son entreprise, il est d’abord important de se demander ce qui le pousse, sur le plan psychologique, à reporter systématiquement telle ou telle tâche : a-t-il peur ? A-t-il des difficultés à comprendre ce qu’on lui demande de faire ? Peine-t-il à y trouver du sens ? Est-il en situation de surcharge cognitive ? Une fois la raison identifiée, il peut se tourner vers son manager et ses collègues, afin de connaître leurs retours d’expérience, de leur demander des conseils et de partager ses questionnements.
Il est aussi possible, pour lutter contre la procrastination, de remettre ses actions du quotidien dans un contexte plus large, et de se demander si l’action (pas forcément inspirante de prime abord) que l’on est en train de reporter au lendemain pourrait avoir un impact positif pour sa carrière, ses activités ou l’entreprise toute entière.
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Quel peut être le rôle du manager face à la procrastination de son collaborateur ?
Pour éviter à ses collaborateurs de se retrouver dans une situation de procrastination, un manager doit agir en amont sur ce qui pousse à procrastiner. D’abord en faisant en sorte de leur donner des instructions, des objectifs et des « deadlines » qui soient les plus claires possibles. La clarté de son discours sera tout aussi importante pour faire en sorte que les tâches qu’il assigne à ses équipes soient compréhensibles et qu’elles aient véritablement du sens.
Ensuite, le manager doit accompagner ses salariés le plus possible, afin de suivre l’avancée de leur travail et de dialoguer avec eux pour résoudre des difficultés potentielles, notamment la surcharge de travail ou la démotivation liée à l’isolement en télétravail. Enfin, il doit donner à chacun le droit à l’erreur, puisque la peur de se tromper et d’être jugé est l’un des facteurs qui peut inhiber l’action au travail.
Plus globalement, le manager gagnera à faire preuve d’écoute et de bienveillance, afin de nourrir la motivation et l’engagement de son collaborateur. Puisque motivation et engagement sont étroitement liés à la procrastination.
L’entreprise elle-même peut-elle agir à la base, en matière d’organisation du travail ?
La responsabilité de l’organisation est de rester attentive à la charge de travail, qui peut décourager, mais aussi de développer une culture d’entreprise qui favorise la prise d’initiative, l’expérimentation, afin d’éviter, là encore, des situations de procrastination dues à la peur d’échouer et d’être jugé. Cette culture d’entreprise devra aussi participer à donner du sens à ce que font les salariés : l’organisation gagnera ainsi à remettre l’activité de chacun de ses collaborateurs en perspective, en toute clarté, afin de nourrir leur motivation et leur engagement.
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