La France est en retard dans la dématérialisation des bulletins de salaire comparé à d’autres pays européens. La loi El Khomri prévoit de généraliser ce procédé. Pour Charles du Boullay, directeur général de CDC Arkhinéo, spécialiste du marché de la dématérialisation et l’archivage électronique c’est une avancée positive pour les entreprises. Voici son point de vue.
Depuis 2009, il est possible de dématérialiser un bulletin de salaire, c’est-à-dire d’émettre une fiche de paie sous forme de document numérique remplaçant le document papier. Ce nouveau mode d’émission, bien plus pratique et écologique, peine cependant à s’imposer en France. Avec un taux de dématérialisation de seulement 15 % en 2015, l’Hexagone est en retard face à l’Allemagne (95 %), la Grande Bretagne (73 %), l’Italie (57 %) et la Belgique (54 %). Mais la tendance devrait s’inverser très prochainement. En effet, l’article 24 du projet de loi El Khomri prévoit de généraliser le bulletin de paie électronique. Jusqu’ici, le salarié devait en faire lui même la demande (sous réserve que son employeur lui propose le bulletin dématérialisé). Mais très peu s’y aventuraient, question d’habitude. Le texte devrait donc changer la tendance car il précise que “Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique”.
De multiples atouts
Il sera donc automatiquement fourni dans ce format au sein des entreprises qui mettront ce système en place. Les salariés devront désormais formuler une demande officielle s’ils souhaitent refuser ce nouveau mode d’émission pour conserver leur fiche de paie au format papier. Aussi, on peut présager que peu iront jusque-là et que la France va rapidement rattraper son retard en la matière. On estime d’ailleurs que le taux de dématérialisation atteindra rapidement plus de 50 %. Comment rassurer les salariés et les sensibiliser aux avantages de ce système ? Les atouts que représente le bulletin de paie électronique sont multiples, tant pour l’entreprise que pour le salarié. L’article 24 précise également que la remise du bulletin de paie devra se faire “dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité”. Ceci implique donc le recours à un tiers extérieur pour l’archivage à valeur probante des données (sans aucun coût supplémentaire pour le salarié). Le système d’archivage électronique (ou SAE) choisi devra respecter les normes en vigueur, impliquant d’importantes mesures techniques et organisationnelles (versement, stockage, consultation, restitution, etc.), afin d’assurer la conservation à long terme et garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés. Le document numérique conservé au sein d’un SAE dispose ainsi d’une valeur juridique identique, si ce n’est supérieur, à celle du document papier.
Impacts
La France compte aujourd’hui près de 40 millions de salariés, ce sont donc environ 500 millions de fiches de paie papier, d’une ou plusieurs pages, qui sont émises chaque année. Aussi, leur dématérialisation aurait aussi un impact positif pour l’environnement :
– Le bulletin de salaire électronique permet à l’entreprise de réduire ses coûts. Entre l’impression pour le salarié, pour l’employeur, l’affranchissement, le transport et le stockage de celui-ci, on estime à environ 1,20 euros le prix par fiche de paie, soit 720 euros par an pour une entreprise de 50 salariés. Les économies ne sont donc pas négligeables. De plus, la mise en place de ce service ne nécessite pas de frais d’installation pour l’entreprise, le paiement se faisant à l’usage.
– L’archivage électronique permet l’optimisation de sa gestion documentaire. En effet, les entreprises sont légalement contraintes de conserver, pendant une durée minimum de 5 ans, les pièces administratives et comptables de chacun de leurs salariés, même si ces derniers n’en font plus nécessairement partie. Au fur et à mesure des années, cela représente une quantité importante de documents, dont certains n’ont même plus de raison d’être conservés. Le SAE facilite l’identification de ceux ayant expirés et permet ainsi de purger ses archives.
– Le gain d’espace est également à prendre en compte, puisque les documents auparavant stockés dans les locaux font désormais partie d’une “bibliothèque en ligne”.
– Le bulletin de paie électronique conservé au sein d’un SAE a l’avantage incontestable, par rapport à son équivalent papier, de ne pouvoir ni se perdre ni d’être altéré. Le salarié y dispose d’un accès immédiat et illimité, ce qui peut s’avérer très utile en cas de litige par exemple.
– En plus d’être immédiat et illimité, l’accès au bulletin de paie électronique est également mobile : il est en effet possible de consulter et récupérer ses fiches de paie à distance, sous réserve de disposer d’une connexion Internet, et à n’importe quel moment.
– La dématérialisation s’inscrit dans une démarche de protection de l’environnement. En réduisant l’utilisation de papier et tout ce qui en résulte, elle participe à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.
1er janvier 2017
Fournir à ses salariés une meilleure qualité de services participe toujours à l’amélioration de l’ambiance et des conditions de travail. Le seul frein que pourrait rencontrer l’entreprise serait la résistance au changement. Si certains seront réticents, la majorité sera vite convaincue par la qualité, la praticité et la facilité d’utilisation de ce type de service. Le prestataire retenu par l’entreprise sera là pour l’aider et l’accompagner dans cette démarche : formations, séances d’information, SAV, assistance technique, etc. Enfin, le bulletin de paie électronique est par ailleurs un premier pas vers la dématérialisation du dossier RH. Celui-ci est constitué d’une multitude de pièces diverses (contrat de travail, demande de congés, évaluation annuelle, note d’avancement, promotions, sanctions, etc.) et s’épaissit au fur et à mesure du temps. Aussi, les entreprises pourraient réduire matériellement ces archives, et alléger les process auxquels chacun de ces documents est soumis. L’archivage électronique représente une formidable opportunité d’y parvenir et profite également au salarié, qui sera déjà, grâce au bulletin de paie électronique, sensibilisé à l’utilisation du dossier numérique. La mise en application du décret sera effective au 1er janvier 2017, et concernera toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sauf les administrations.
