La réunionite aigüe française survivra-t-elle aux nouvelles technologies ?

Dans une récente étude, la société Barco dresse un premier bilan de l’impact des nouvelles technologies dans l’organisation des réunions. Réalité virtuelle et augmentée font partie des aspirations des cadres français. Derrière cette poudre technologique, quel bilan sur le fond ? Nous avons demandé à Jean-Patrick Beaufreton, auteur de 10 étapes pour…conduire une réunion efficace, ce qu’il en pensait.

Une étude Barco révèle les aspirations des Français et leurs attentes en matière de réunion. Si huit cadres sur dix préfèrent des réunions plus courtes, ils sont 92 % à vouloir plus de vidéo dans ces mêmes réunions. Désormais, 77 % des cadres français entrent en réunion avec leur ordinateur portable. Reconnaissance vocale, bots, réalité virtuelle et augmentée sont autant de technologies attendues avec intérêt par les salariés pour rendre les réunions plus efficientes. Derrière cette disruptivité high-tech quelle évolution sur le fond ? Nous avons interrogé Jean-Patrick Beaufreton, auteur de 10 étapes pour…conduire une réunion efficace, sur ces nouvelles tendances.

 Les nouvelles technologies sont-elles un facteur clé en matière d’amélioration des réunions ?

Je vous ferais une réponse de Normand. Pour gagner du temps, ne pas réserver d’espace spécifique ou rapprocher des interlocuteurs éloignés, les nouvelles technologies permettent de gagner en coût et en efficacité. Mais aux dires des participants, il manque souvent le fameux « off » des réunions. La convivialité se perd. Pour certains, ces réunions centrées uniquement sur l’objet génèrent un malaise (les sous-entendus évités, les enregistrements redoutés, les apartés impossibles, les plaisanteries limitées).

 Que pensez-vous de l’organisation de ces réunions à distance facilitée par les TIC ?

Les bienfaits mentionnés sont constatés par les participants, les regrets aussi. Plutôt que de chercher telle ou telle solution miraculeuse, l’organisateur de réunion doit avoir conscience des limites de chaque formule : en présentiel ou à distance. Pourquoi ne pas mixer les deux ? Ainsi, si une équipe veut discuter avec un spécialiste, un technicien ou un expert, on peut la réunir physiquement et échanger à distance, sans que l’invité se retrouve au milieu d’un groupe avec sa propre histoire et ses autres thèmes de discussion.  La partie objet de la réunion trouvera son efficacité par la distance, la partie animation d’équipe aura également sa place.

 Comment éviter, sous couvert de technologies de plus en plus efficientes, de tomber dans les travers d’une réunion ratée ?

Efficientes pour qui, efficientes pour quoi ? Imagine-t-on une réunion d’hologrammes ? Quels que soient les outils utilisés, c’est l’objectif visé qui importe. Une réunion mal préparée ou mal conduite, avec les technologies les plus avancées, restera en mémoire comme un moment perdu, un gâchis de temps et de moyens. Aux travers d’une mauvaise organisation, s’ajoutera celui d’une mauvaise utilisation des outils. Il faudra alors organiser une nouvelle réunion où s’interroger sur les méthodes d’amélioration !