Avec le développement du courriel, une nouvelle population sévie en entreprise : les “serial forwardeurs”. Une chronique de Manuel Diaz, président de Emakina
Je vois souvent les gens s’interroger longuement sur les bénéfices de l’introduction de telle ou telle technologie dans l’entreprise. Pour moi, il n’y a pas matière à se faire des nœuds au cerveau : la technologie permet de faire plus vite et à plus grande échelle ce qu’on faisait avant “à la main”. Le vrai problème n’est jamais la technologie mais la manière dont on s’en sert. La technologie stresse toutes les dimensions de votre organisation et amplifie ses qualités et ses défauts. Si votre organisation est dysfonctionnelle, vous allez continuer à faire n’importe quoi mais plus vite et à plus grand échelle qu’avant.
Le pire exemple on l’a sous les yeux toute la journée : l’e-mail ! Ce qui était sur le papier un outil de communication prometteur est devenu un outil de désorganisation majeur. Pourquoi ? Il amplifie deux traits de caractère qui sommeillent en chacun d’entre nous et ne demandent qu’à se manifester chez les moins rigoureux : la fainéantise et la lâcheté. Bref : le refus de faire face à ses responsabilités.
Patates chaudes
Grâce à la magie du bouton“forward” et à la possibilité de mettre la terre entière en copie, l’e-mail est devenu une machine à passer des patates chaudes quasi industriellement en disant à une personne “maintenant c’est chez toi” et disant à tout le monde “ça n’est plus mon problème”. Le tout sans avoir à s’expliquer comme on le ferait en face à face. Et un jour tout se grippe et une personne récupère les patates de tout le monde. Si vous êtes manager cette personne, c’est souvent vous !
Comment l’éviter ? En établissant des règles simples, connues de toute votre équipe, dans l’usage des e-mails comme par exemple :
– Une personne qui transfère une tâche doit expliquer dans son e-mail pourquoi elle la transfère ;
– Un e-mail commence et se termine par une formule de politesse. Cela complique la tâche des “serial forwardeurs” ;
– Ne lisez pas les messages dont vous êtes en copie et faites le savoir. Peu importe la manière dont il se débarrasse du problème, c’est au responsable originel que vous demanderez des comptes ;
– Utiliser le sujet des e-mails pour faciliter le travail du destinataire : [A LIRE] / [A VALIDER], etc. ;
– Dès qu’un e-mail s’adresse à plus de deux personnes, publiez dans un groupe de votre réseau social d’entreprise (Workplace, Slack, etc.) et n’envoyez par d’e-mail. Vous mobiliserez l’intelligence collective et vous informerez les personnes concernées.
Parce que l’e-mail est très souvent cité, à juste titre, comme une pollution ou une source de stress dans les enquêtes RH, à vous de changer les règles du jeu en 2019 et de faire de cet outil simple ce qu’il devrait être : une façon de mieux communiquer, plus vite et plus efficacement.
