Les salariés passent 8 heures par semaine en réunion

Selon une étude de Barco et Circle Research, les salariés de bureau participent en moyenne à 10 réunions par semaine, et considèrent que 56 % de ce temps passé en briefing ou débriefing est inutile. D’où l’intérêt de raccourcir leur durée et leur nombre ?

 
Avec 10 meetings par semaine en moyenne (d’une durée de 48 minutes chacun), nous passons l’équivalent d’une journée entière de travail par semaine en salles de réunion – selon une étude réalisée par les sociétés Barco et Circle Research, spécialisées respectivement dans les solutions technologiques de visualisation pour les entreprises, et dans les études B2B.

Or, tout ce temps passé à réaliser des briefings et des débriefings n’est pas forcément utile. Ainsi, d’après l’enquête de Barco et Circle Research, menée auprès de 3000 salariés de bureau dans 8 pays (Inde, USA, Royaume-Uni, Allemagne, Australie, France, Japon, Chine), à peine 30 % du temps passé en réunion est consacré à la réalisation des objectifs préalablement fixés… 23 % étant « gaspillés sur des questions techniques ou à attendre que les gens arrivent », 26 % à des « bavardages hors sujet », et 14 % à planifier « les prochaines étapes ». Au final, 56 % du temps passé en réunion est jugé inutile par les salariés interrogés, quand 57 % d’entre eux estiment que ces séances de concertation devraient être plus courtes et moins nombreuses.

21 minutes : la durée idéale pour une réunion efficace

Face à ce gâchis, que peuvent faire les entreprises ? Selon Barco et Circle Research, qui déclinent plusieurs conseils « pour des réunions plus productives » et efficaces, il faudrait d’abord réduire leur durée à 21 minutes environ – le temps estimé par l’entreprise pour un briefing ou débriefing réellement efficace. Ensuite, il faudrait définir précisément l’objectif de la réunion – celui-ci étant peu clair dans 48 % des cas -, envoyer un « ordre du jour » aux salariés, et s’assurer qu’ils ont tous confirmé leur présence.

Enfin, Barco et Circle Research conseillent d’affecter des rôles clairement définis à chacun (président, chronométreur, preneur de notes…), d’utiliser davantage des outils multimédias et visuels (72 % des salariés se sentant « plus engagés » quand les supports de présentation sont numériques), ou encore de prévoir à l’avance un jour dans la semaine où programmer la majorité des réunions.

À noter que selon une autre étude, réalisée par l’Ifop en octobre 2018 auprès des cadres français, ces derniers passent en moyenne 27 jours par an en réunion, avec 3,5 rendez-vous par semaine. Ces rendez-vous durent en moyenne 69 minutes, et ils sont seulement 12 % à estimer que “toutes” les réunions auxquelles ils assistent sont “réellement productives et efficaces”.