Alors que l’incontournable période des entretiens annuels a déjà commencé (ou va commencer en fonction des entreprises), le manager peut rendre cet échange bénéfique pour lui et ses équipes. C’est l’occasion d’aborder des sujets qui passent parfois à la trappe le restant de l’année par manque de temps. Parmi eux ? Dresser un état des lieux de l’année écoulée, établir de nouveaux objectifs pour l’année à venir, évoquer de possibles perspectives d’évolution, etc. « Cet entretien est indispensable et peut être un véritable levier de motivation, à condition toutefois de respecter quelques étapes », insiste Clotilde Mérillon.
Conseil n°1 : Se remémorer l’entretien précédent
Afin de bien préparer cet échange, elle recommande aux managers de se souvenir de l’entretien de l’année précédente. Le manager doit être capable de répondre aux questions : « Les objectifs fixés ont-ils été atteints ? Des progrès ont-ils été réalisés ? Des difficultés ont-elles été rencontrées ? » Cela lui permettra d’entamer la discussion en se basant sur des éléments factuels et mesurables. « Lorsqu’on parle de réussites ou de difficultés, il est important de s’appuyer sur des faits concrets », affirme la DRH de Tellent. Viennent ensuite les échanges autour des observations et des ressentis des collaborateurs. « Cette dimension plus subjective est également importante, mais doit être abordée dans un second temps », ajoute-t-elle.
Conseil n°2 : Faire des feedbacks constructifs
Une fois que le collaborateur s’est exprimé sur ses ressentis personnels, le manager peut lui faire des retours constructifs afin de l’aider à progresser sur certains points dans son quotidien professionnel. « Là encore, le feedback doit se baser sur des faits concrets et des observations précises. Il doit aussi être réciproque pour garantir de bonnes relations professionnelles dans la durée », explique-t-elle. Mais pour être vraiment efficace, « mieux vaut ne pas attendre l’entretien annuel. Cette écoute et ces retours sont nécessaires tout au long de l’année. Ils contribueront à instaurer une relation de confiance entre manager-managé. Les retours seront plus faciles à donner, et plus enclins à être entendus, pendant l’entretien annuel. »
Conseil n°3 : Ne pas (forcément) parler de rémunération
Lors de cette entrevue annuelle, il est préférable de ne pas aborder la question de la rémunération. En règle générale, le sujet est évoqué à cette occasion, car « il va de pair avec la performance des salariés, et est au cœur de leurs préoccupations. Un salarié qui réalise ses objectifs, voire les dépasse, attend légitimement une reconnaissance financière ». Cependant, ce « n’est pas le meilleur moment. La question de la rémunération, parfois source de désaccords, détourne de l’objectif premier de l’entretien annuel, tourné vers la performance et l’évolution du salarié au sein de l’entreprise. » Elle recommande ainsi de prévenir les collaborateurs qu’un entretien spécifique sera organisé plus tard. « Cela permet aussi de placer le collaborateur dans une position humble, et non dans une posture de négociation« , développe-t-elle.
Conseil n°4 : Déterminer de nouveaux objectifs
Ce n’est qu’après ces différentes étapes que le manager pourra aborder les nouveaux objectifs avec le salarié. « Il ne faut pas aborder l’entretien d’emblée avec les nouveaux objectifs, car ce dernier doit d’abord se sentir écouté, reconnu, voire félicité, pour le travail réalisé pendant l’année écoulée. Cependant, finir cet échange en se tournant vers la suite peut être très encourageant. Cela donne une impulsion nouvelle », souligne la DRH. C’est, en effet, l’occasion d’établir une feuille de route, de définir les priorités, de trouver un équilibre entre les objectifs de l’entreprise et les aspirations du collaborateur. Ensuite, précise-t-elle, « il est important d’indiquer aux collaborateurs quand auront lieu les prochains points d’étape pour suivre l’avancement du plan établi, discuter des besoins en formation, et aménager les objectifs si nécessaire. »
Conseil n°5. Ajuster les rituels managériaux
Enfin, qui dit nouveaux objectifs, dit nouveaux rituels managériaux ! S’ils sont parfois très codifiés (voire rigides), l’entretien annuel peut être l’opportunité pour le manager d’aligner ses pratiques avec les besoins du collaborateur ainsi que des nouveaux objectifs fixés. Le cas échéant, « un décalage pourrait se creuser entre le manager et le managé », prévient la porte-parole de Tellent. Le prochain entretien annuel peut, par exemple, être organisé dans un lieu différent, voire à l’extérieur de l’entreprise, pour « apporter de la nouveauté et de la légèreté dans un cadre neutre. Ce sera bénéfique pour la relation managériale. »
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L’entretien annuel est « un moment de partages, et non un moment pénible à expédier le plus vite possible. C’est l’occasion pour le manager de clarifier certaines incompréhensions, d’identifier les besoins des membres de son équipe, de solutionner certains problèmes », termine Clotilde Mérillon. Elle rappelle qu’aujourd’hui, « le cycle de développement RH a beaucoup évolué. Dans de nombreuses entreprises, il s’articule autour de plusieurs entretiens : annuel, professionnel, de rémunération, de mi-année… »
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