Les systèmes d’information de gestion des ressources humaines contribuent à assurer une meilleure organisation du travail dans l’entreprise, car ils ne se contentent plus de gérer des fonctions “classiques”. Pour répondre aux besoins des DRH, les éditeurs proposent une offre très large et personnalisable. Mais la sélection d’un SIRH implique d’avoir correctement identifié ses besoins et ses capacités techniques et financières.
La transformation numérique des entreprises concerne de nombreux métiers et notamment les ressources humaines. Celles-ci doivent relever différents défis : avoir une meilleure connaissance des collaborateurs, recenser les compétences disponibles, gérer les équipes et leurs objectifs, former les salariés…
Pour relever ces challenges quotidiens, les entreprises s’appuient de plus en plus sur une solution d’automatisation de tous ces process. Historiquement conçus pour les activités RH administratives, les système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) ont évolué pour répondre aux nombreux enjeux des entreprises.
Un SIRH présente différents avantages : automatisation des tâches RH répétitives et à faible valeur ajoutée, réduction du taux d’erreurs, accélération des processus en évitant notamment les saisies multiples. Mais surtout en perfectionnant le traitement et l’analyse de données jusque-là éparses, un SIRH permet une gestion plus personnalisée des collaborateurs. Les outils de pilotage offerts par un SIRH permettent de suivre, entre autres, les entretiens individuels, les révisions salariales, les promotions et les formations.
Comme d’autres logiciels métier, de plus en plus de SIRH sont proposés en mode SaaS (software-as-a-service) et sont donc accessibles à distance depuis un navigateur Web. Les avantages sont majeurs : mises à jour plus fréquentes intégrant entre autres des évolutions réglementaires (prélèvement à la source, déclaration sociale nominative ou DSN, RGPD, etc.), facturation par abonnement, outils hébergés et maintenus par l’éditeur, archivage sécurisé…
Ces nouvelles solutions proposent également une expérience digitale RH à tous les collaborateurs, quelles que soient leur fonction et leur localisation. Apparus plus récemment, les portails RH en self-service permettent :
- la consultation et la mise à jour par les employés de leurs informations personnelles ;
- la consultation et mise à jour par les responsables des informations sur leurs collaborateurs ;
- le téléchargement de documents comme les fiches de paie et justificatifs ;
- la déclaration par les salariés de certaines actions, congés ou arrêts maladie, par exemple ;
- un processus d’approbation permettant de s’assurer que toutes les modifications apportées par les employés et les responsables sont acceptables.
Grâce à leur conception centrée sur les collaborateurs, les SIRH de nouvelle génération facilitent une interaction rapide avec le service des ressources humaines. Mais ce n’est pas une raison pour se précipiter et retenir n’importe quel éditeur. Certains des plus gros SIRH du marché peuvent être trop chers et trop complexes pour une organisation d’une centaine d’employés. Même s’ils sont séduisants, il est inutile de demander une démonstration si votre budget n’est pas approprié.
Pour faire le bon choix, il est indispensable de clarifier ses besoins RH et de s’assurer que tout le monde est en phase. Les divers groupes impliqués dans ce projet – l’informatique, les finances, le service juridique et évidemment la DRH – doivent tous être représentés lors des différentes réunions consacrées à l’intégration d’un SIRH. Tous ces services doivent être également présents lors des démonstrations organisées par les éditeurs présélectionnés.
Ces réunions doivent également permettre de lister toutes vos attentes en termes de processus et de fonctionnalités. Sachez que les fonctionnalités “génériques” peuvent être personnalisées par des éditeurs en fonction de secteurs d’activité (des verticaux), ce qui diminuera d’autant la phase de paramétrage au début du projet. Un SIRH doit aussi proposer des modèles et des contenus prêts à l’emploi ou modifiables en quelques clics. Un SIRH est donc une solution simple et efficace pour assurer la mise en place d’une politique RH commune à l’intérieur de l’entreprise. Le partage et la diffusion du processus RH sont une nécessité pour gagner en efficacité. La centralisation des données est un atout important conféré par le SIRH. Pour les managers, il s’agit d’un moyen d’améliorer l’efficacité et la productivité des équipes au quotidien. En ce sens, un SIRH occupe un rôle de simplificateur dans l’entreprise.
