Organisation du travail, management, bureaux : les propositions des DRH pour plus de flexibilité

Deux mois après un atelier de réflexion organisé par Payfit en octobre 2020, les DRH du Next40 et du CAC40 formulent des propositions pour “combiner flexibilité, bien-être et performance”. Elles comprennent notamment la nécessité de “repenser” le management et les méthodes de travail, d’adapter les bureaux à une organisation “hybride”, et de développer un “marketing RH”.

Suite au premier confinement, en juin 2020, une étude de Payfit révélait que 90 % des DRH du Next 40 et du CAC 40 souhaitaient rendre leur organisation plus flexible. Après s’être réunis en octobre, ces derniers viennent de formuler 10 propositions pour “combiner flexibilité, bien-être et performance”.

“La flexibilité est nécessaire pour le bon fonctionnement de nos organisations. Elle devient un levier d’attraction et de rétention des profils. Et en ces temps de pandémie, il faut souligner qu’elle permet le maintien et la continuité de l’activité. Tout cela va de pair avec une digitalisation de nos processus et échanges, accélérée par la crise du Covid”, observe Caroline Leroy, DRH de PayFit. “Cependant, davantage de flexibilité implique de repenser toute l’organisation de l’entreprise. Afin de conserver la performance et le bien-être des employés”, ajoute-t-elle.

Confiance et responsabilisation des salariés

En matière d’organisation du travail, les DRH du Next 40 et du CAC 40 préconisent d’abord “l’instauration de la confiance” par une ”symétrie des attentes”.

“Inclure plus de flexibilité, comme par exemple du travail à distance, change les règles du jeu. Nous pensons qu’il faut redessiner un contrat avec les salariés. Ce contrat doit être fondé sur la confiance. Chacun doit comprendre le projet de l’équipe et de l’entreprise, sa place et sa responsabilité. Cette symétrie entre les attentes des salariés et les exigences managériales a pour effet de garder les collaborateurs motivés et engagés, tout en rendant la flexibilité plus acceptable pour les managers”, indiquent-ils dans leur livre blanc.

Afin d’engager davantage les collaborateurs, les DRH conseille de les rendre “acteurs”, via la “responsabilisation individuelle”. “Cependant, dire à un salarié qu’il est responsable ne suffit pas pour qu’il le devienne : les RH doivent lui fournir les clés. Il doit être autonome sur son parcours, mais avoir de la visibilité sur ce qu’il a le droit de faire actuellement et dans les mois à venir, sur les outils et les méthodes à sa disposition pour travailler efficacement”, expliquent-ils.

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Un management repensé

Les DRH du Next 40 et du CAC 40 proposent aussi de former les managers aux “nouvelles compétences comportementales”. Car le travail à distance change la donne. “Avant, l’exaspération d’un collègue pouvait se ressentir par un soupir, puis se régler autour d’un café. Aujourd’hui, comment décrypter le malaise d’un collaborateur ?”, interrogent-ils. Ainsi, ils recommandent aux entreprises de dédier une session de formation au management à distance, mais aussi des sessions de coaching pour permettre aux chefs d’équipe “d’améliorer leurs soft skills”. En particulier l’écoute et les capacités à “donner de la perspective et de la visibilité”, fédérer, planifier, gérer des conflits, et engager.

De nouveaux rituels de management et de socialisation

“Instaurer des rituels permet de maintenir la culture d’entreprise. Lorsqu’une entreprise n’a pas été construite sur un modèle flexible, elle a déjà mis en place une multitude de rituels : des déjeuners d’équipe, des réunions avec tous les collaborateurs, des soirées régulières, des séminaires, etc. Mais dans un cadre plus flexible, comment maintenir cette culture ?”, questionnent les DRH relayés par Payfit.

Pour eux, le télétravail forcera les organisations à “réinventer” leur culture d’entreprise et leurs rituels. “Nous parlons tout autant des rituels managériaux (réunions d’équipes, communication interne, one-to-one) que des rituels de socialisation (comme les team building), nécessaires pour maintenir la cohésion entre l’ensemble des collaborateurs”, précisent-ils.

Les DRH du Next 40 et du CAC 40 préconisent de “multiplier le nombre d’événements physiques où l’on peut réunir l’entreprise”, comme les soirées ou les séminaires, mais aussi de planifier des rendez-vous à distance, comme des “e-cafés une fois par semaine, au lieu de se retrouver devant la machine à café”.

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Travail asynchrone et adaptation du bureau

Avec le télétravail et une organisation “hybride”, les entreprises devront apprendre à travailler “de manière asynchrone”. Selon les DRH du Next 40 et du CAC 40, cette nouvelle façon de travailler “nécessite de mettre en place une communication adaptée, et de définir auprès des collaborateurs des règles, des recommandations et des outils adéquats”. Ils citent notamment l’exemple d’Alan, une entreprise française d’assurance santé, qui a supprimé les réunions “pour que le transfert d’informations et le processus de décision ne se fasse que par écrit”.

La flexibilité implique aussi de revoir “l’expérience sociale” au bureau, notent les DRH. “La présence au sein des bureaux n’est plus un gage de productivité. Elle est désormais motivée par la perspective de rencontres et de lien social. Nous conseillons de veiller à ce que chaque bureau comporte différents espaces de convivialité ; de restauration, de contact, de réunions modulables”, précisent-ils.

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“Profils salariés” et “marketing RH”

“Définir une politique de flexibilité commune à tous les salariés est complexe. Comment concilier tous ces besoins individuels dans un collectif ? Il est essentiel d’avoir une philosophie générale pour donner un socle commun à tous les salariés. En revanche, pourquoi ne pas moduler les approches de management et d’organisation de travail, en fonction des profils et de la situation de chaque salarié ?”, questionnent enfin les DRH.

Ils suggèrent ainsi d’utiliser “persona marketing” pour les appliquer aux ressources humaines, et de “définir des politiques en fonction des différentes situations”.