La ministre de l’Éducation démissionnaire, Nicole Belloubet, a évoqué la semaine dernière l’instauration d’une « pause numérique » pour les élèves à l’école et au collège. Cette expérimentation de l’interdiction des téléphones dans près de 200 établissements débute ce lundi 2 septembre. Avec, en ligne de mire, une généralisation de la mesure dans les prochains mois. Cette question se pose en entreprise : les RH et les managers doivent-ils interdire l’usage des téléphones portables ainsi que des ordinateurs en réunion ?
« Ils y réfléchissent depuis longtemps », affirme Kim Le, responsable marketing chez Deskeo, spécialisée dans l’aménagement de bureaux. Car, « c’est une source incontestable de distraction ». Elle a mené une étude* sur le sujet qui révèle notamment que presque 9 salariés sur dix (89 %) font autre chose pendant les réunions : 33 % naviguent sur Internet, tandis que d’autres scrollent sur les réseaux sociaux (31 %), ou envoient des messages (24 %). Certains salariés consciencieux craignent parfois « de rater une urgence, de prendre du retard, mais cela a un impact délétère sur leur productivité », regrette-t-elle.
Réduire le nombre et la durée des réunions
S’il semble « difficilement concevable » d’interdire les téléphones portables en réunion, « cela serait mal perçu », indique la responsable, les managers peuvent « adopter un leadership efficace visant à limiter leur usage ». Cette persuasion peut passer par la baisse du nombre de réunions et de leur durée : « Plus courtes, les réunions deviendront plus efficaces. Cela limitera la tentation des collaborateurs de consulter leur téléphone, ou de faire autre chose sur leur ordinateur. Les personnes présentes doivent l’être à 100 %. » Aujourd’hui encore, les salariés déplorent que les réunions restent trop nombreuses : presque 6 salariés sur dix (57 %) assistent entre « une et trois réunions par semaine », dont la durée moyenne se situe entre « une et deux heures » pour une majorité d’entre eux. Des chiffres en augmentation depuis le Covid-19.
Kim Le recommande, d’autre part, aux managers de définir un ordre du jour clair et précis afin « d’aller à l’essentiel, de solliciter leur concentration à bon escient, de se concentrer sur un objectif précis à remplir, et ainsi d’éviter la fatigue et l’ennui. » De leur côté, les collaborateurs « doivent oser dire ‘non’ si la réunion ne les concerne pas directement. Parfois, les managers imposent une mauvaise organisation à leurs équipes. »
Rendre les réunions plus dynamiques
Afin de rendre cet échange plus dynamique et interactif, les managers peuvent également réduire le nombre de participants « et ainsi donner la parole à tout le monde. Cela contribuera à accroître leur engagement ». Là encore, cette méthode semble faire défaut, d’après l’étude de Deskeo : près d’un salarié sur deux a déclaré avoir l’impression de ne pas suffisamment donner son opinion (47 %) en réunion.
Kim Le conseille, enfin, d’organiser de petits points plus informels et spontanés « quand le manager et certains membres de l’équipe en ressentent le besoin », ou encore, de résoudre « les difficultés mineures via les outils de collaboration en ligne. » Selon elle, les réunions vont au-delà des usages numériques. Il s’agit de repenser la forme et le fond afin que les équipes puissent « se concentrer sur des tâches essentielles, avancer sur des projets, et encore réfléchir de manière approfondie. Car ces pertes de temps se traduisent par une baisse de la qualité du travail et par un stress accru lié à une accumulation de tâches non réalisées. Il n’est pas rare que les réunions s’éternisent sans qu’aucune décision concrète ne soit prise, devenant ainsi des lieux de discussions stériles plutôt que des moments propices à la mise en œuvre d’un plan d’action. »
Pour rappel, la ministre a pris cette décision suite à la remise d’un rapport d’experts sur « l’impact de l’exposition des jeunes aux écrans » le 30 avril. Mais, ce fléau touche autant les enfants que les parents.
*Cette enquête, publiée en juin 2024, a été réalisée en ligne par le leader de l’aménagement de bureaux, Deskeo, sur l’ensemble du territoire français auprès de 1.086 salariés français. Ils ont répondu par voie numérique entre le 3 juin et le 17 juin 2024.
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