Mode de réunion dont les grandes lignes ont été définies en 2001, le stand-up meeting fait désormais partie intégrante des méthodes de management. Avec ses codes et ses rituels, tant sur la forme que sur le fond.
Depuis la création du journal, la première conférence de rédaction du Monde se fait, à 7h30, debout, dans le bureau du directeur. Il ne faut surtout pas perdre de temps car le journal du soir doit être bouclé trois heures plus tard. Ce mode de réunion, baptisée stand-up meeting, a été théorisé formellement dans les années 2000, au travers d’un manifeste, dit Agile, rédigé par dix-sept experts en informatique. “Les méthodes agiles (dont le cadre méthodologique Scrum, en anglais ‘mêlé’, fait partie) sont issues d’un secteur précis, celui du développement logiciel. Elles sont nées du constat que la méthode traditionnelle de gestion de projets, qui vise notamment à prédire à l’avance et en détail son déroulement atteignait vite ses limites face à leurs complexités et leurs incertitudes”, explique Florent Lothon, créateur et animateur de formations agiles.
Se tenir debout !
Et ce dernier d’ajouter : “Plus qu’une méthodologie, il s’agit de valeurs et de principes forts de collaboration, de satisfaction client, de respect de l’humain, d’efficacité, etc.” La méthode qui semble séduire les entreprises a dépassé le seul cadre des problématiques de projets informatiques pour évangéliser dans toutes les types de configurations organisationnelles. “Bien qu’elle ait été formalisée pour des projets de développement logiciel, elle est bien appropriée à tout projet complexe et innovant. Elle amène à prendre conscience qu’il est possible de faire ensemble, autrement et de manière plus fluide”, note Jean-Pierre Besse, formateur et job coach. On l’aura compris les méthodes agiles privilégient généralement les interactions entre les personnes plutôt que la bureaucratie formelle et les approches itératives.
Christian Semé, associé du cabinet ISlean consulting, voit un certain nombre d’avantages au stand-up meeting : “Souvent quotidien, il s’agit d’un point de partage rapide entre les membres d’une équipe. L’objectif n’est pas de résoudre des problèmes en séance. Il s’agit d’identifier, généralement autour d’un support visuel, l’avancement des tâches de chacun, et les actions nécessaires pour débloquer celles qui le seraient. Par exemple, si un membre de l’équipe a besoin de l’action d’un autre pour avancer, cela permet de déclencher cette action sans attendre. Si certains problèmes nécessitent une discussion approfondie, celle-ci peut être planifiée à la suite du stand-up”. Réunion rapide, le stand-up meeting se caractérise par des règles bien précises. Contrairement aux autres réunions, elle adopte des schémas prédéfinis. Florent Lothon poursuit :
“Le timing est limité à quinze minutes maximum afin de pouvoir se tenir quotidiennement. Le lieu et l’heure sont généralement toujours les mêmes pour en faire une routine d’équipe. Si elle se pratique debout, c’est pour ne pas risquer de s’éterniser. Par ailleurs, il s’agit d’une réunion de synchronisation et d’auto-organisation de l’équipe projet et non pas une réunion de reporting à un manager”.
Un timing au cordeau !
Même constat pour Jean-Pierre Besse : “La position debout renforce l’attention de tous. Elle encourage aussi à se dire les choses plus rapidement et clairement. Grâce à une gestuelle plus vive et visible, le langage corporel vient s’ajouter aux mots et ainsi appuyer le message. Cela empêche aussi l’avachissement progressif des participants qui se désintéressent rapidement et réduisent, par conséquent, l’interactivité pour traiter les points mis à l’ordre du jour”.
De plus en plus de secteurs professionnels utilisent cette méthode. En somme, dès qu’une équipe est mobilisée sur un projet et éprouve le besoin de partager régulièrement de l’information sur ses travaux et son avancement, le stand-up meeting peut avoir un intérêt qui permet de s’adapter rapidement ou tout simplement de renforcer la cohésion d’équipe. “J’ai pu tester ce type de séance dans différents contextes professionnels et m’apercevoir de son efficacité, que ce soit avec des comités de direction, des cadres et des managers de proximité de TPE/PME, même avec une direction d’école. Selon moi, ce type de séance est particulièrement adapté lors des phases de projet où une équipe doit choisir une option et décider pour faire avancer le projet. Elle est aussi utile pour stimuler des idées lorsqu’il faut résoudre une problématique dans un délai extrêmement court avec son équipe”, conclut Jean-Pierre Besse.
4 règles d’or
1 Se tenir debout dans un espace suffisamment grand afin de permettre les déplacements.
2 Un stand-up meeting ne doit pas excéder 15 minutes. Comme il est plus inconfortable de rester debout trop longtemps, mieux vaut ne pas trop faire durer la séance.
3 Un des points clés demeure l’objectif. La rapidité de la réunion cumulée au haut niveau d’énergie sert l’objectif et concentre l’équipe vers la bonne direction.
4 Un stand-up meeting est à planifier idéalement en fin de matinée ou en début d’après-midi.
