Tâches chronophages : L’emprise du travail superflu est aggravée par le télétravail

Selon l’étude Anatomy of Work 2021, menée par Sapio Research pour Asana, les salariés français sont ceux qui perdent le plus de temps sur des tâches inutiles ou redondantes, dans le monde. Et le télétravail, avec ses réunions et appels vidéos superflus, aggrave la situation. Conséquences : une baisse de la productivité, des échéances manquées et du burn-out.

Les salariés français sont ceux qui perdent le plus de temps sur des tâches superflues. C’est le constat de l’étude Anatomy of Work, menée par Sapio Research pour Asana, et publiée le 14 janvier.

Selon cette enquête (qui analyse le comportement de 13 123 travailleurs qualifiés en Europe, en Asie et aux États-Unis), nous sommes ceux qui “consacrent le plus de temps” (66 %) au “work about work”. Ce que la plate-forme de gestion de projets en équipe définit comme “ces activités qui nous empêchent de nous concentrer sur les tâches qualifiées. Et qui incluent les réunions superflues, la recherche d’informations, la consultation d’e-mails, le fait de passer d’une application à l’autre, la gestion des priorités changeantes et la vérification du statut d’un projet”.

“Alors que notre monde du travail a pourtant connu une véritable révolution l’an passé, ces activités liées à l’organisation règnent toujours en maître”, constate Asana. Pire : le passage au télétravail de nombreux salariés “ne les a pas empêchés de consacrer 60 % de leurs journées à ces tâches annexes, au lieu du travail qualifié pour lequel ils ont été embauchés.”

Ainsi, si la généralisation du travail est souvent présentée comme porteuse d’un risque d’isolement, un autre enjeu se pose : celui de l’emprise du travail superflu. “Plus grande est l’organisation, plus les activités de ‘work about work’ prennent du temps”, remarque Asana. Ainsi, les TPE/PME y consacrent 56 % de leur temps, contre 63 % pour les grandes entreprises.

5 heures et 51 minutes de travail gaspillées

Selon Anatomy of Work, les Français passent 5 heures par semaine à refaire du travail déjà accompli par leurs collègues. Et “perdent plus de 3 heures par semaine à assister à des réunions qui ne les concernent pas, plus que la moyenne des autres pays”. L’étude souligne qu’ils sont “conscients du temps qu’ils perdent au travail” et “veulent du changement pour 2021”.

29 % des salariés français souhaitent que le nombre de réunions et d’appels vidéo soit réduit, et que “des lignes directrices soient élaborées pour les rendre plus efficaces”. Ils pensent que si les processus étaient améliorés, “ils pourraient gagner 5 heures et 51 minutes de travail par semaine”, presqu’une journée de travail. “Ce qui se traduirait par une meilleure efficacité en entreprise et un meilleur équilibre vie professionnelle – vie privée”, observe Simon O’Kane, directeur général EMEA d’Asana, dans Forbes.

Échéances manquées et retards

Happés par le “work about work”, les salariés ont “peu de temps pour travailler, et rendent 26 % de leurs travaux en retard”, indique l’étude.

“Cette année a été marquée par de nombreuses distractions et interruptions, par un manque de clarté sur les rôles de chacun, ainsi que par davantage de messages, de réunions et l’adoption de plus d’outils pour gérer les équipes à distance. Cela a alimenté des tendances troublantes. Ainsi, en France, une échéance sur trois a été manquée chaque semaine en raison d’attentes irréalistes et de processus flous”, complète Simon O’Kane.

Difficultés à déconnecter et burn-out

D’après les personnes interrogées par Sapio Research, c’est la hausse des charges de travail qui a constitué l’un des principaux freins à la productivité en 2020. Viennent ensuite les réponses aux e-mails et le nombre trop important de réunions / visioconférences.

“Outre des charges de travail croissantes, les journées de travail s’allongent. Si les équipes ont moins d’échanges ponctuels, le temps de travail n’a pas diminué pour autant. Les discussions informelles ont laissé la place à des réunions inutiles, qui ont fait perdre aux salariés 157 heures de travail au cours de l’année écoulée”, observe Asana.

Les tâches déjà accomplies par d’autres leur ont également monopolisé 236 heures en 2020.

Conséquence de ce gaspillage du temps de travail qualifié : une surcharge de travail délétère, qui affecte la vie personnelle. Car l’étude nous apprend aussi que les salariés français ont passé 455 heures en 2020 à effectuer des heures supplémentaires (contre 242 en 2019). Et qu’ils sont ceux ’76 %) qui ont le plus de difficultés à déconnecter en fin de journée.

“Entre les journées de travail plus chargées et le manque de clarté sur les tâches (49 % estiment que c’est cela qui entraîne plus de réunions), ils se sentent surchargés. 70 % d’entre eux ont même connu un épisode de burn-out”, résume Simon O’Kane.

Anatomy of Work 2021 nous apprend que face à de plus importantes charges de travail et “peu de temps pour se concentrer”, 87 % des salariés ont “travaillé tard le soir” en 2020.

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Flexibilité, dialogue et meilleurs méthodes de gestion de travail

Dans son étude, Asana délivre enfin trois recommandations pour rectifier le tir en 2021.

D’abord, “miser sur la flexibilité” : en effet, 35 % des salariés (souvent en télétravail à 100 %) estiment que des horaires flexibles “amélioreraient la qualité du travail décentralisé”. En outre, 73 % d’entre eux pensent que la flexibilité sera “la clé de la résilience” des organisations en 2021.

Ensuite, assurer les conditions d’un “dialogue ouvert”. Car seuls 15 % des travailleurs interrogés “se sentent écoutés par leur entreprise”.

Enfin, revoir les méthodes de gestion du travail. Ainsi, selon Asana, “avec de meilleurs processus, les salariés pourraient gagner 6 heures et 5 minutes par semaine”.