Depuis la généralisation du télétravail, provoquée par la crise du Covid-19, des entreprises ont fait le choix d’indemniser leurs collaborateurs. Même quand elles ne sont pas obligées de le faire. Convictions RH a analysé leur politique de prise en charge des ces frais professionnels, liés au travail à distance.
Depuis la crise du Covid-19, le télétravail est la norme. En décembre 2020, les partenaires sociaux ont signé un ANI destiné à l’encadrer. Parmi les volets abordés, un chapitre est dédié à la prise en charge des frais professionnels.
Connexion Internet, téléphone, chauffage, électricité, achat de fournitures ou d’équipement informatique… Le télétravail généralisé actuel génère en effet des coûts supplémentaires pour les salariés. Et pose de plus en plus de questions concernant la prise en charge de ces frais. Un sujet épineux, tant le flou domine autour de ce que les organisations doivent ou non rembourser.
En 2017, une ordonnance a modifié un article du code du travail qui prévoyait la prise en charge de tous les frais engagés par le salarié en télétravail. A ainsi été supprimée la phrase stipulant que “l’employeur est tenu de prendre en charge le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci”. Laissant donc, dans les faits, à la l’entreprise la liberté de décider ce qu’elle prendra ou non en charge. (1)
L’ANI ne change rien à ce flou : le texte ne fait que rappeler à l’employeur les bonnes pratiques à adopter. Il indique qu’il appartient à l’entreprise de prendre en charge les dépenses engagées par un télétravailleur “pour les besoins de son activité professionnelle”. Mais ne précise pas si la connexion Internet, le chauffage et l’électricité sont concernés. Il précise simplement que le “choix des modalités de prise en charge des frais professionnels” peut être “un sujet de dialogue social en interne”. Il évoque enfin la possibilité de mettre en place une “allocation forfaitaire”.
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Seule 3 entreprises sur 10 participent aux “frais quotidiens”
Pour aider les RH “à y voir plus clair”, ConvictionsRH a sondé (en novembre 2020) une centaine d’organisations ayant fait le choix d’indemniser leurs collaborateurs.
Se penchant sur leurs politiques de prise en charge, l’étude du cabinet de conseil en RH nous apprend d’abord que ces organisations sont peu nombreuses à participer aux frais quotidiens (téléphone, Internet, électricité, repas) de leurs salariés en télétravail. Ainsi, 68 % des employeurs ne participent tout simplement pas à ces frais. Ceux qui le font sont 29 % à verser une somme d’argent forfaitaire, et 4 % à effectuer des remboursements ponctuels contre présentation de justificatifs.
La majorité (63 %) des entreprises qui remboursent ces frais quotidiens participent entre 20 et 100 euros par mois. 21 % attribuent entre 100 et 200 euros par mois, et 16 % versent un montant inférieur à 30 euros par mois.
Matériel remboursé : peu de “sommes forfaitaires”
Concernant l’équipement des télétravailleurs, les employeurs interrogés par ConvictionsRH sont 44 % à leur mettre du matériel à disposition. Ils sont aussi la même proportion, 44 %, à rembourser l’équipement acheté par leurs collaborateurs (sur prévention de justificatifs).
Seuls 8 % versent une “somme d’argent forfaitaire” permettant aux télétravailleurs de s’équiper. Dans le cas d’une telle aide financière, celle-ci est le plus souvent (dans 73 % des cas) comprise entre 100 et 500 euros. Les équipements concernés par ces aides sont en majorité des ordinateurs, des disques durs, des écrans, des souris informatiques, des écouteurs / casques, des téléphones, des imprimantes et des chaises de bureau.
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Des indemnisations sans encadrement
L’étude de ConvictionsRH nous apprend en outre que les indemnisations ne sont formalisées dans une charte ou un accord que dans 42 %.
“Si certains employeurs avaient depuis longtemps mis en place des subventions pour couvrir certains frais liés au télétravail, d’autres se sont positionnés sur ce sujet bien plus récemment”, indique le cabinet. Quand encadrement il y a, il était ainsi déjà existant dans 54 % des cas. Le reste du temps (46 %), il est “lié au contexte sanitaire”.
(1) Certaines dépenses demeurent à la charge de l’employeur, si le collaborateur qui doit engager ces frais supplémentaires est capable de les justifier. Cela, même en l’absence d’accord ou de charte. Il s’agit du matériel informatique et de la connexion internet. Surtout si le salarié doit souscrire un abonnement pour l’occasion. Par ailleurs, ce dernier est libre de ne pas utiliser son équipement informatique personnel, et c’est à l’entreprise de lui fournir le nécessaire.
Le mobilier (chaises de bureau, lampes articulées, bras pour écran, caissons…) nécessaire pour travailler à distance peut aussi être fourni par l’entreprise, mais les dépenses doivent être validées par cette dernière pour être remboursées.
L’Urssaf a établi une liste des frais que l’employeur peut rembourser contre une exonération de cotisations. Mais il reste libre de le faire ou non. La palette est large : elle va des “frais fixes” (loyer, assurances) aux frais “variables” (chauffage, électricité), en passant par le mobilier / matériel, les “consommables” (papier, cartouches d’encre) et les frais de connexion.
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