Transformer un séminaire en visioconférence

Le coronavirus conduit beaucoup d’entreprises à adapter leurs modalités de travail. Notamment en ayant davantage recours aux réunions à distance. L’occasion pour Louis Vareille, réuniologue, de nous livrer ses conseils et de nous rappeler que les principes restent les mêmes, tant en présentiel qu’à distance.

Mauvaise nouvelle. À cause du coronavirus, je dois annuler la “Grande Réunion”, le séminaire annuel que j’organise pour permettre à mes clients de se retrouver et de discuter de leurs expériences de mise en œuvre des outils de la Réuniologie pour transformer leurs réunions et leur organisation. Ont répondu à l’appel 25 personnes de 11 organisations différentes.

Bonne nouvelle. Il s’agit d’une formidable occasion pour réinventer cette réunion prévue depuis 6 mois et la transformer en visioconférence interactive.

Une fois prise la décision de le maintenir, j’ai revisité la conception du séminaire en appliquant le modèle de “design” pour toute réunion.

O3P : Objectif, Participants, Process, Préparation.

En présentiel ou en visioconférence, l’objectif est resté le même : “renforcer l’engagement de mes clients dans leurs programmes de transformation et les équiper de nouvelles idées pour les accélérer”.

En présentiel ou en visioconférence, les participants restent les mêmes.  Oui et non. Oui car tous ceux qui avaient bloqué leur journée ont pu confirmer. Non, car j’ai pu inviter davantage de participants.

En visio, le process de la réunion a dû être complètement réinventé :

– segmentation de la journée en deux parties de 2 heures et 1h30, avec une pause de 3 heures au milieu,

– des présentations individuelles dans un format strict de 3 minutes,

– des sessions en sous-groupe en utilisant les fonctionnalités avancées de la plate-forme de visio conférence,

– l’utilisation du temps de pause méridienne pour permettre à chacun de réfléchir seul et de préparer une recommandation discutée avec des collègues.

Enfin, la préparation a été complètement revue :

– vérification plusieurs jours à l’avance du fonctionnement de la technologie pour tous,

– préparation des présentations par les 15 intervenants avec de nombreuses interactions,

– réorganisation du déroulé en laissant beaucoup moins de place à l’improvisation que l’on peut se permettre en présentiel,

– des recommandations draconiennes pour la participation : installation dans un lieu équipé et protégé, ouverture de la visioconférence avec 15 minutes d’avance, envoi d’un tuto pour bien utiliser les fonctionnalités.

Avec pour seule obsession, comment proposer un contenu et imposer des conditions susceptibles d’apporter la plus grande valeur à l’événement ? Et dans l’arrière de ma tête l’idée que cette expérience pourrait être une incroyable occasion pour découvrir ensemble la valeur des réunions à distance bien conçues, et bien menées.

“Derrière les nuages se trouve toujours le soleil”, dit le philosophe. Vous ne pouvez plus vous déplacer, essayez les réunions à distance ! Avec beaucoup de préparation et beaucoup de discipline, vous allez rendre un service d’une valeur inestimable à vos interlocuteurs.

L’auteur

Louis Vareille est président de l’Ecole Internationale de Réuniologie. Ancien cadre, il a exercé des responsabilités dans des grandes entreprises agro alimentaires internationales. Désormais “réuniologue”, il aide les organisations à faire de chacune de leurs réunions un moment productif, agréable et apprenant. Il intervient également comme conférencier, dans les entreprises et auprès d’étudiants en université et grandes écoles.