La pandémie a bouleversé les façons de travailler au quotidien. Et si 2022 promet d’être l’année de la transition, celle qui permettra enfin d’expérimenter une nouvelle organisation, rien ne permet pour le moment d’affirmer que l’organisation telle qu’on la connaît aujourd’hui sera encore celle de demain. Il est donc important de continuer de s’adapter. Qu’il s’agisse d’analyses approfondies ou d’ajustements mineurs, voici quelques conseils pour optimiser la collaboration dans un monde en constante évolution.
1 – Transformer la Fomo (Fear of missing out) en Jomo (Joy of missing out)
Outre une « détérioration du rythme habituel veille / sommeil » pointée par le cabinet GAE (Gestion Addiction en Entreprise), une enquête de l’institut de recherches Odoxa constate qu’au cours de ces périodes de télétravail imposé, certaines addictions se sont amplifiées. Mais surtout, elle met en avant la montée fulgurante de maux comme le syndrome de l’imposteur ou encore, le syndrome de Fomo (la peur de manquer la moindre information), lié à l’hyper-connectivité des équipes et faisant qu’il n’existe plus de limite entre les temps professionnels et privés. C’est pourquoi, au lieu de rester enchaîné à son bureau, il est recommandé de prendre du temps pour se ressourcer et laisser émerger de nouvelles idées. Cela signifie par exemple prendre quelques jours de congé ou tout simplement se déconnecter à 17 heures précises sans avoir à se sentir coupable.
La pandémie a permis à chacun de revoir sa façon de travailler, et elle a prouvé que même à distance, les équipes restaient performantes et motivées. Il est donc temps de leur faire confiance et d’adopter le Jomo (la joie de manquer un événement) ! En procédant ainsi, chacun s’accorde plus de temps libre, aura les idées suffisamment claires pour relever des défis et atteindre de nouveaux objectifs.
2 – Un fondamental, les 5 C de la communication
Que la communication interne passe par le courrier électronique, la messagerie vocale, le chat ou la conférence téléphonique, il est impératif d’appliquer la règle des 5 C :
– Clarté – Toute ambiguïté doit être évitée. Il faut s’assurer que le sujet peut être compris de tous. Pour ce faire, il convient d’éviter tout jargon et d’utiliser un vocabulaire accessible à tous.
– Concision – Les phrases courtes et directes sont plus faciles à suivre que les pensées longues et décousues. Les termes de remplissage qui encombrent le message sont à éviter. À l’écrit, l’utilisation de puces et de sauts de paragraphe permet d’organiser le texte. Mais il ne faut pas abuser des points d’exclamation. Ce sont les mots qui doivent transmettre le message, pas la ponctuation.
– Correction – Il ne faut pas oublier qu’un lecteur, ou un auditeur, s’attend à la vérité, il faut donc pouvoir confirmer chaque détail. En cas de doute, il sera donc toujours conseillé de dire qu’un complément de recherches est nécessaire à la réponse, plutôt que de chercher à inventer une réponse. En agissant de la sorte, le porte-parole est alors perçu comme une source fiable sur laquelle les autres peuvent compter.
– Compassion – Courtoisie et amabilité sont de mise lors de toute communication. L’intégrité et la gentillesse feront du porte-parole une personne que les autres voudront écouter et avec laquelle ils voudront dialoguer.
– Customisation – Une communication personnalisée aura en effet toujours plus d’impact qu’une plus généraliste.
3 – Ne pas négliger l’empathie
Un geste ou une attitude qui sort de l’ordinaire, un délai dépassé, peuvent cacher des problèmes personnels qu’un collaborateur tente de garder secrets. Par exemple, si certains pays ont été en mesure de lever les mesures sanitaires et de reprendre un semblant de vie normale, d’autres ont malheureusement dû réimposer des confinements, obligeant ainsi les parents à de nouveau alterner entre leurs journées de travail à distance et l’école à la maison. De même, certains se sont vus confrontés à des problèmes de santé mentale liés aux interdictions de quitter le domicile. A cela peuvent s’ajouter le fait d’être affecté par des proches qui sont au chômage ou confrontés à des problèmes de santé.
Bien souvent, une discussion privée avec une personne, dont le comportement et l’éthique de travail ont changé, révèle que non seulement elle est surchargée de travail, mais qu’elle a également trop peur de dire non à de nouvelles demandes. Même si le fait d’apporter du soutien et de l’empathie ne changera peut-être rien immédiatement, ce sera très apprécié.
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4 – Rappel : urgence ≠ importance
On a tendance à croire que dans le travail quotidien, tout devrait être « important » et que si une tâche ne l’est pas, elle ne devrait tout simplement pas figurer sur la liste. Cependant, certains projets sont plus opportuns que d’autres. Parfois, certains collaborateurs vont même les faire paraître encore plus urgents qu’ils ne le sont réellement. Il est donc important de prioriser les actions opportunes et de rappeler aux équipes que tout ne doit pas être fait immédiatement.
Toutes les demandes émanant d’un collègue ne sont pas nécessairement urgentes. Il donc est judicieux, avant d’envoyer une demande, et ce dans un souci de clarté, de déterminer et d’expliquer si elle est urgente ou non, et donc de préciser le calendrier et le délai prévus. Une communication claire entre les équipes est la clé d’une collaboration réussie.
5 – Des réunions animées à tour de rôle
Le travail hybride l’a montré, les appels vidéo ne sont pas près de disparaître, il est donc nécessaire d’apprendre à les animer. Cependant, force est de constater que depuis le début de la pandémie, nombreux sont ceux qui n’ont pas nécessairement beaucoup d’occasions le faire. Certes, tout le monde ne souhaite pas animer de réunions. Mais cela vaut quand même la peine d’encourager chacun des collaborateurs à essayer de le faire afin qu’ils puissent développer cette compétence.
6 – Garder un œil sur son emploi du temps et sur sa charge de travail
Avec le passage soudain de l’activité à distance, de nombreuses personnes ont commencé à travailler de plus longues heures sans même s’en rendre compte. Par conséquent, en collaborant à distance, les limites entre le travail et le temps personnel ont tendance à s’estomper. Il est donc recommandé de consacrer un peu de temps chaque semaine à l’examen de sa propre charge de travail, tant sur le plan personnel que professionnel. Si les choses sont déséquilibrées, il est essentiel de pouvoir reporter ou déléguer certaines tâches à un collègue qui serait plus disponible.
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7 – Organiser des pauses café virtuelles
Avec le travail à distance, favoriser le lien social au sein des équipes peut s’avérer difficile. C’est pourquoi il est important de pouvoir prendre 15 minutes chaque semaine pour une rencontre décontractée autour d’un café. Ainsi, les nouveaux membres de l’équipe s’intégreront plus facilement malgré la distance, tout en maintenant des liens forts entre les coéquipiers de longue date.
8 – Définir le problème avant de concevoir une solution
Y aurait-il un sens à concevoir, par exemple, une machine qui réchauffe les langes de bébé avant de les utiliser ? C’est ce qui s’appelle « une solution à la recherche d’un problème ». Ce phénomène peut malheureusement frapper n’importe quelle équipe, quel que soit le secteur. Il est donc fortement recommandé de bien réfléchir au problème avant de se lancer dans la conception de la solution. Examiné sous tous les angles possibles, le problème aura peut-être une toute autre apparence que celle d’origine. C’est pourquoi, il est préférable de faire cela en équipe. En effet, l’exploration d’un problème à partir de différents points de vue conduit presque toujours à une solution plus adaptée.
9 – Partir du principe que les données sont incomplètes
Les données permettent d’écrire de nombreuses histoires mais ne permettent pas toujours d’en écrire des complètes. Par ailleurs, l’être humain a tendance à combler les lacunes de ses connaissances en inventant inconsciemment ses propres histoires. Voici donc trois astuces afin d’éviter de tomber dans ce piège cognitif :
– Validation de l’hypothèse : si la donnée n’est pas suffisante, il suffit de la compléter grâce à des enquêtes auprès d’un échantillon de clients, par exemple, ou d’un sondage au sein d’une équipe. Pourquoi ne pas vérifier une intuition auprès d’une source sûre ?
– Partage de la réflexion en indiquant la source afin que les autres sachent sur quoi elle est basée
– Pécher par excès de communication : une information qui semble évidente pour certains peut ne pas l’être pour d’autres. Pour que chacun soit bien informé, il est préférable de faire preuve d’une communication excessive.
10 – Repensez les normes au sein de l’équipe
Le « retour à la normale » consiste-t-il simplement à remonter le temps et à travailler comme si les deux dernières années n’avaient jamais existé ? La plupart des entreprises se sont désormais habituées à utiliser des outils tels que la messagerie de groupe et la vidéoconférence.
Mais qu’en sera-t-il lorsque la majorité d’entre nous travaillera à nouveau dans un bureau ? Ne serait-il pas l’heure de passer en revue les règles, quelles qu’elles soient, qui mériteraient d’être réactualisées et de collaborer étroitement en équipes afin de les faire évoluer ?
Par Alexis Gaches, strategic client director chez Atlassian France
