“Une visioconférence ne peut pas être la simple translation d’une réunion en présentiel”

Pour Louis Vareille, ancien cadre dirigeant de Danone devenu “réuniologue” auprès des entreprises, trop de réunions sont inutiles. Et bien que le confinement semble être l’occasion de mettre un frein à la frénésie de meeting en tout genre, le risque semble être de transposer dans le virtuel la fameuse “réunionite” qui frappe nombre d’organisations. Quels défis et quelles opportunités pose la crise sanitaire actuelle pour ceux qui organisent des télé-réunions ? Analyse.

Le confinement et le télétravail forcé auront-ils un impact sur la “réunionite” ?

Cette période sous contrainte oblige tout le monde à transformer ses techniques de réunion. Nous découvrons tous la nécessité d’apprendre à tenir des réunions à distance, avec pour corollaire de devoir les réinventer.

En réalité, cette expérience particulière, en temps de crise, a des côtés positifs. Rapidement, nous avons pris conscience des risques psychologiques du confinement pour les personnes isolées. Dans ce contexte, la réunion n’est plus simplement un temps dédié à la génération d’idées ou la prise de décision, mais un moment d’entretien du lien, dans une équipe, ou entre un manager et son collaborateur. Les entreprises semblent ainsi avoir compris que les réunions avaient un rôle clé pour faire vivre le lien dans un collectif.

Mais alors que nous pouvions nous attendre à une baisse du nombre de réunions du fait de leur passage au virtuel, il y en a toujours autant. Selon une analyse publiée par Quartz, un certain nombre de cadres continuent de se réunir comme avant, au point que l’on parle déjà de “Zoom Burnout”. Le passage en télé-réunion (1) ne règle pas le problème de la réunionite, qui empoisonne certaines organisations.

Pour maintenir la cohérence de l’équipe et l’engagement de tous, la tentation pourrait être de multiplier les réunions de “synchronisation”, de partage, de “mises à jour”, de discussion. Mais ces moments deviennent vite des réunions descendantes, et passent à côté de l’effet qu’elles devraient avoir sur le lien. En prenant du recul, il apparaît bien souvent que les informations partagées pourraient l’être hors réunion, sur d’autres canaux.

Beaucoup de réunions externes (avec les fournisseurs, les clients) ayant été supprimées avec le confinement, certains se rassurent en multipliant les réunions d’information. Mais cela n’a pas de sens, avec des personnes confinées qui passent l’essentiel de leur journée sur Zoom, en oubliant de travailler. Ainsi, le risque existe de transposer la réunionite dans le virtuel.

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Quels conseils donneriez-vous aux cadres et aux dirigeants conduits à organiser des télé-réunions d’ici la fin du confinement ?

Une télé-réunion ne peut pas être juste la translation d’une réunion en présentiel ; notamment pour des questions d’attention et de présence. Cela oblige à optimiser les réunions, à les rendre plus courtes, plus compactes, avec peu d’objectifs (mais très précis) et de participants (6 pour prendre des décisions, 10 maximum pour générer des idées).

Ceux qui animent ces moments doivent aussi être davantage dynamiques et engager en permanence ceux qui y participent, sous peine de perdre leur attention. Le distanciel ne fait pas de cadeau à la médiocrité. Ceux qui ont déjà des difficultés à animer un collectif en présence vont se trouver face à une montagne à distance.

En 2015, Julia Rodovsky ancienne consultante, chercheuse à Harvard et analyste au sein des ressources humaines de Google lançait le Projet Aristote (The Aristotle Project), une vaste étude destinée à découvrir les modèles et principes généraux derrière les équipes les plus performantes. Selon cette étude, la sécurité psychologique est un élément clé. Elle repose sur l’égalité du temps de parole, ainsi que sur la sensibilité sociale. La notion de sensibilité sociale fait référence à la capacité d’empathie et l’intelligence émotionnelle : la capacité à percevoir le ressenti et à décoder ce qui se passe chez l’autre à partir du ton de sa voix, de l’expression de son visage.

À distance, cette sensibilité sociale est altérée : il convient donc de compenser en étant extrêmement attentif à la répartition du temps de parole et à l’engagement de chaque participant. Tous doivent être sollicités et contribuer. En télé-réunion, personne ne doit se sentir à l’abri.

Enfin, attention à protéger, autant que possible, vos télé-réunions de toute interférence extérieure. La réussite d’une réunion repose beaucoup sur les conditions matérielles dans lesquelles elle se déroule. Il convient que le collectif soit isolé de toute perturbation ou distraction. Or, actuellement, vie personnelle et vie professionnelle ne font plus qu’un et se déploient dans les même pièces. Les télé-réunions se passent à domicile, dans des conditions souvent délicates alors que leurs participants assument en parallèle, voire même parfois en simultané des missions de parent, enseignant, animateur, cuisinier…

Les télé-réunions peuvent ainsi devenir de vrais casse-tête. Les salariés doivent trouver, chez eux, une solution pour créer un espace protégé. Mais l’initiateur de la réunion doit aussi être vigilant de son côté à planifier ces moments en tenant compte des contraintes de chacun.

Gardons en tête que les réunions, en présentiel comme à distance, doivent être un moment de continuité, sans interruption intempestive. Elles doivent être organisées comme un espace protégé, une expérience collective continue.

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Comment voyez-vous l’après-confinement en matière de réunions ?

J’espère qu’il va rester des apprentissages de cette expérience. Notamment qu’il est fondamental, en réunion, de penser au lien, de le renforcer, de le conscientiser. En cela, cette crise devrait permettre aux cadres et aux dirigeants d’appréhender différemment les réunions.

L’on peut aussi espérer qu’à l’issue de cette période troublée, de nouveaux comportements vont émerger. Tout d’abord, une évaluation plus fine de la nécessité de prendre une voiture, un RER ou un avion pour une réunion au siège ou chez un client… Les managers se poseront de plus en plus la question avant d’organiser une réunion : en présentiel, ou en virtuel ? Car ils découvrent actuellement que bien gérée, une visioconférence peut être aussi productive qu’un point en présentiel.

Ensuite, peut-être verrons nous plus de discipline dans la préparation, la façon de décider, de concevoir et de conduire les réunions, en présentiel comme en virtuel. Puisse notamment la ponctualité devenir non seulement la politesse des rois, mais aussi celle de tous ceux qui assument des responsabilités d’équipe. Il faudra aussi se poser la question de ce qui justifie la réunion, son objectif, et la façon de la mettre en oeuvre.

Enfin, l’importance que joue la réunion pour entretenir la cohérence d’un collectif : la réunion doit être le lieu où en permanence sont rappelés les valeurs et le sens, la raison d’être de l’organisation et de l’équipe. Une réunion est un champ de “raisonnance” !

(1) Télé-réunion : mot imaginé par l’Ecole Internationale de Réuniologie pour répondre à l’explosion des nouvelles pratiques à distance. Le vocable couvre les réunions en visio-conférences, les conférences téléphoniques, les webinars. Les réunions parfois qualifiées d‘asynchrones n’en font pas partie.