Visioconférence : voir et être vu

Pour que la visioconférence fluidifie les échanges, elle doit être maîtrisée par tout le monde, tant l’outil technologique que les règles de “savoir-vivre” à y appliquer.

 
La loi sur le télétravail, le phénomène des digital nomades et la longue grève de la SNCF et d’autres acteurs du transport au printemps dernier ont conduit les entreprises françaises à utiliser de plus en plus la visioconférence. Au sein du personnel de l’école de commerce Neoma, cette solution de communication a réduit de 60 % les déplacements, entre les trois campus en France et même à l’étranger. “Mon prérequis, c’est de se connaître avant de se voir en vidéo”, précise Céline Davesne, directrice générale adjointe en charge des programmes. Selon son expérience, la visioconférence est utilisée à bon escient parce que tous s’étaient déjà rencontrés physiquement. “Cela ne remplace pas le face-à-face. Bien sûr, nous avons des réunions très efficaces en visio mais le présentiel est à privilégier en cas de recadrage managérial par exemple. Cela dit, quand il n’y a pas le choix, la visio est préférable au téléphone”.

Simple et basique

Au quotidien, des managers qui ne sont pas forcément physiquement avec leurs équipes, utilisent aussi cette solution pour leur réunion de service. “Le manager de proximité est là. Il écoute, prend des notes, réagit… Il est présent même si son enveloppe physique est loin”. Plan.Net France, agence digitale, a des bureaux à Paris et Rennes. “Vu que nous avions un fort enjeu de rapprochement des équipes, nous les avons poussées à voir des visages plutôt que de se contenter du téléphone”, explique Amel Lavon, directeur de business unit.

Pour faciliter l’utilisation par tous les collaborateurs, l’entreprise a véritablement fait en sorte que la solution soit simple d’utilisation et efficace. “Au début, les gens devaient brancher un micro, une caméra et une télé sur leur ordinateur pour appeler, avec tous les incidents informatiques que cela engendrait. Maintenant, il suffit d’inviter les interlocuteurs à une réunion dans une salle équipée et d’un clic pour rejoindre la réunion”, précise-t-il. Depuis, chaque salarié est doté d’un casque, d’une caméra et d’une solution sur son ordinateur portable. Et surtout, les casques sont de bonne qualité. Tout comme le réseau et les connexions. “Du matériel, simple d’utilisation, qui fonctionne, est primordial. Sinon, les gens peuvent être déçus, donc frustrés, alors que ce sont des outils censés faciliter la communication.” Côté technique, il ne faut pas hésiter à mettre un document à disposition expliquant clairement le fonctionnement de la visioconférence.

Son et image

Attention, la visioconférence a aussi ses défauts. En cas de décalage de son par exemple, il peut arriver qu’un interlocuteur parle alors que celui d’avant n’avait pas fini sa phrase. “Certains peuvent alors froncer les sourcils alors que c’est plutôt lié au matériel”, prévient Céline Davesne. Dans ces cas-là, il ne faut pas hésiter à prévenir du bug et demander à faire répéter calmement. Oui, avec une caméra, on voit les expressions du visage, froncements de sourcils, moue boudeuse, lèvres pincées… Si ces indices permettent de se faire une idée de l’ambiance générale, ils n’en restent pas moins des signes du corps qu’il faut savoir repérer quand on s’exprime pendant une visioconférence. “C’est plus compliqué de contrôler les temps de parole”.

La solution ? Il pourrait être judicieux de fixer des règles : chacun peut s’exprimer pendant dix minutes, personne ne coupe la parole ou encore, si on veut intervenir, on fait un geste de la main… En fait, la visioconférence renforce les défauts, notamment au niveau du son. “Il faut vraiment que tout le monde fasse un effort pour éviter les bruits parasites, recommande Amel Lavon. Stylo sur la table, bruit de papier, appuyer fort sur le clavier… Tous ces bruits sont surpondérés”. Dernier avertissement, en cas de bug, si l’un des interlocuteurs décide de couper la vidéo, faites-le vraiment de chaque côté. “Si le flux n’est pas bon, il arrive de couper les caméras pour récupérer de la bande passante. Certains le font, d’autres non. Et certains se retrouvent à jouer du pipeau ou à chuchoter alors que les autres le voient. Ce n’est pas parce que on est à distance derrière un écran qu’on ne doit pas faire attention au respect”, révèle Céline Davesne. Cachez ce qui ne saurait être vu.