Les émetteurs de cartes multiplient les solutions afin de répondre aux entreprises, qui souhaitent mieux contrôler leurs politiques voyages et simplifier les process, sans trop brider les voyageurs ! Par Thierry Beaurepère.
Depuis des années, la gestion des déplacements professionnels est au cœur de la réflexion des entreprises. À ce titre, les cartes de paiement sont aujourd’hui un enjeu majeur, avec des solutions de plus en plus variées et des offres globales proposées par les organismes financiers permettant de répondre à tous les besoins (ou presque) et à tous les profils d’entreprise. Avec un paradoxe à gérer : d’un côté des voyageurs d’affaires qui réclament plus d’autonomie, et de l’autre des entreprises qui ont besoin de mieux contrôler leurs budgets. Premier poste de dépenses (70 % du budget voyage), le transport – avion, train, location de voiture – est géré en amont du déplacement, la plupart du temps par une agence de voyages. Généralement accessible à partir de 50 000 euros de budget annuel, la “carte logée” est alors la mieux indiquée.
Il s’agit d’un système de paiement centralisé, “logé” au sein de l’agence de voyages. En clair, au lieu d’être payées au coup par coup, les prestations sont imputées sur la carte de l’émetteur (comme Air Plus International) puis réglées par prélèvement selon un rythme à définir, par exemple une fois par mois. Les avantages d’un tel système sont nombreux : contraints d’effectuer leurs réservations via l’agence de voyages, les salariés peuvent plus difficilement contourner les règles édictées par leur entreprise.
Physique vs virtuel
Impossible par exemple d’acheter un billet de train en 1ère classe si seuls les voyages en seconde sont autorisés. Ce respect de la politique voyage se double, pour l’entreprise, d’un gain de trésorerie non négligeable. Sans oublier une traçabilité des dépenses, à travers l’envoi d’un relevé électronique détaillant les transactions de manière très pointue. Mieux, il est possible de connecter ces données aux outils de gestion de notes de frais, pour une analyse fine des déplacements. La carte logée n’est pourtant pas suffisante. Une fois sur place, le voyageur doit pouvoir régler ses dépenses “nomades”, en particulier les restaurants et taxis, éventuellement l’hôtel. Les cartes “affaires“ (ou “corporate”) sont alors indispensables. Proposées par la plupart des banques, leurs prix varient, en fonction du nombre de cartes émises, des dépenses qu’elles génèrent et des services qui y sont associés. Elles évitent à l’entreprise de consentir des avances sur frais à leurs salariés, permettent aussi de gagner en trésorerie avec des débits différés, de 30 à 60 jours. Enfin, ces cartes proposent un reporting mensuel des dépenses, même si la précision est moindre que pour une carte logée. Impossible par exemple de faire le distinguo entre une note de restaurant et de minibar dans un hôtel.
Il faudra ensuite éplucher la note de frais du salarié pour affiner les données. Deux options sont possibles : soit les dépenses de ces cartes “corporate” sont prélevées directement sur le compte de l’entreprise, soit sur le compte du salarié (qui n’aura toutefois rien à avancer s’il établit sa note de frais dans les temps). Cette dernière solution a la préférence des comptables, qui y voient l’opportunité de mieux responsabiliser le voyageur. La souplesse des produits proposés autorise désormais le “sur-mesure”, avec des plafonds de paiement/ retrait et des niveaux de service différents selon le profil du salarié. Au cadre lambda, on fournira une carte standard ; quand le dirigeant bénéficiera d’une carte de type gold ou platinum, avec ses privilèges associés : ligne prioritaire pour réserver un taxi, accès aux salons d’aéroport, etc.
Reporting détaillé
Mieux, il est possible d’ajuster les critères en fonction du déplacement, car les besoins ne sont pas les mêmes selon que l’on voyage en Europe ou aux États-Unis. Ces systèmes de paiement sont désormais bousculés par les “cartes virtuelles”, proposées par de plus en plus de banques. Grâce à un numéro généré par l’organisme financier, unique par transaction, cette solution répond aux impératifs de sécurité avec un contrôle de la dépense a priori (il est possible de paramétrer un montant maximum, la date du règlement…) et permet un reporting détaillé des dépenses. Pour autant, la nécessité d’un code pour chaque transaction constitue encore un frein, qui limite de fait l’utilisation de la carte virtuelle à des règlements ponctuels, comme l’achat de billets d’avion sur certaines compagnies aériennes low cost, de nuitées d’hôtels et de logements alternatifs (type Airbnb) qui n’acceptent pas les paiements par carte logée, ou encore les dépenses liées à une réunion professionnelle. Quoi qu’il en soit, la dématérialisation est bel et bien en marche…
