{"id":2395,"date":"2020-07-10T07:15:07","date_gmt":"2020-07-10T05:15:07","guid":{"rendered":"https:\/\/courriercadres.cosavostra.com\/5-conseils-pour-reussir-votre-flex-office\/"},"modified":"2023-07-18T10:05:16","modified_gmt":"2023-07-18T08:05:16","slug":"5-conseils-pour-reussir-votre-flex-office","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/courriercadres.cosavostra.com\/5-conseils-pour-reussir-votre-flex-office\/","title":{"rendered":"5 conseils pour r\u00e9ussir votre flex-office"},"content":{"rendered":"
Article\u00a0de septembre 2018, mis \u00e0 jour le\u00a010\/7\/20, suite au d\u00e9confinement post- Covid-19 et aux \u00e9tudes qui montrent un regain d\u2019int\u00e9r\u00eat des entreprises pour le flex-office.<\/strong><\/em><\/h5>

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Face au Covid-19, le flex-office semble la solution id\u00e9ale pour tendre vers le \u201cclean desk\u201d. Mais si, apr\u00e8s l\u2019avoir test\u00e9, la majorit\u00e9 des collaborateurs\u00a0sont convaincus, ils sont nombreux \u00e0 \u00e9mettre des r\u00e9serves, comme la peur de ne pas trouver de bureau quand ils arrivent le matin ou le fait que le dispositif ne soit pas du tout adapt\u00e9 \u00e0 leur m\u00e9tier. Des freins qu\u2019il est possible de lever en respectant un certain nombre de r\u00e8gles.<\/h2>

Rendre ses \u00e9quipes plus agiles, favoriser les \u00e9changes entre les collaborateurs, am\u00e9liorer leur bien-\u00eatre, leur laisser plus de libert\u00e9\u2026. Les promesses du flex-office<\/a> sont nombreuses. Axa, BNP Paribas, L\u2019Or\u00e9al<\/a>, BETC, PWC, Nokia<\/a>, Deloitte\u2026 les exemples de soci\u00e9t\u00e9s ayant adopt\u00e9 ce mode d\u2019organisation ne manquent pas. Et avec la crise du Covid-19, ce syst\u00e8me appara\u00eet comme la solution id\u00e9ale pour\u00a0cr\u00e9er de v\u00e9ritables \u201cclean desks\u201d.<\/a><\/p>

Mais beaucoup de collaborateurs restent inquiets<\/a>.\u00a0Alors, si vous souhaitez passer le cap et r\u00e9volutionner votre mode d\u2019organisation, il est n\u00e9cessaire de ne rien n\u00e9gliger.<\/p>

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1. S\u2019adapter aux habitudes des collaborateurs<\/h3>

Avant de d\u00e9ployer le flex-office, il est n\u00e9cessaire d\u2019analyser les habitudes de vos collaborateurs et de vous y adapter. \u201cIl y a toute une phase de diagnostic inh\u00e9rente \u00e0 l\u2019occupation des postes de travail, aux usages li\u00e9s aux\u00a0 fonctions mais\u00a0aussi \u00e0 l\u2019ambition de la soci\u00e9t\u00e9\u201d, explique Flore Prad\u00e8re, responsable recherche entreprises chez JLL<\/a>. Une analyse qui am\u00e8ne \u00e0 un taux de mutualisation, c\u2019est-\u00e0-dire \u00e0 un nombre de postes de travail pour un espace donn\u00e9. En moyenne, les entreprises adoptant le flex-office optent pour un taux de 0,8 poste de travail par collaborateur.<\/p>

\u201cCela signifie que l\u2019on va densifier le nombre de personnes dans un m\u00eame lieu. Une rationalisation des espaces qui r\u00e9pond \u00e0 une volont\u00e9 d\u2019axer sur le collaboratif mais aussi d\u2019attirer plus de jeunes qui n\u2019ont pas forc\u00e9ment envie de n\u2019avoir que des bureaux individuels\u201d, estime Bertrand de la Vega, directeur du cabinet Oresys<\/a>. Tout au long de votre d\u00e9marche, attention de bien prendre en compte les sp\u00e9cificit\u00e9s li\u00e9es \u00e0 certains m\u00e9tiers. Car si dans les faits le flex-office est adaptable \u00e0 tous, certaines fonctions n\u00e9cessitent encore d\u2019avoir un bureau fixe, comme les secr\u00e9taires ou bien les assistantes.<\/p>

Flore Prad\u00e8re l\u2019assure : il y aura toujours un part d\u2019irr\u00e9ductible qui mettra du temps \u00e0 adh\u00e9rer \u00e0 la d\u00e9marche. \u201cCe n\u2019est pas grave et il ne faut pas se focaliser dessus. Cela ne disqualifie pas du tout le mod\u00e8le. Au fil du temps, la dynamique des autres collaborateurs finira par convaincre.\u201d<\/p>

\"flex-office-11\"<\/p>

2. Ne pas n\u00e9gliger les espaces collaboratifs<\/h3>

Mais pour que le flex-office fonctionne, il faut que la r\u00e9duction du nombre de postes qui en d\u00e9coule soit compens\u00e9e par l\u2019arriv\u00e9e d\u2019espaces plus collaboratifs. Des lieux qu\u2019il sera possible de quitter sans difficult\u00e9s et dans lesquels les collaborateurs pourront travailler. Il est donc important de mettre \u00e0 disposition des casiers pour les inciter au clean desk. \u201cLa logique est de dire que d\u00e8s qu\u2019on quitte un endroit, on ne laisse aucun effet personnel\u201d, pr\u00e9cise Bertrand de la Vega.<\/p>

Autre aspect \u00e0 ne pas oublier : proposer une palette vari\u00e9e d\u2019espaces collaboratifs \u2013 caf\u00e9t\u00e9ria, biblioth\u00e8que, salles de r\u00e9unions, bulles phoniques pour s\u2019isoler\u2026\u201cAvec le flex-office, on essaie de cr\u00e9er une bascule de l\u2019individu vers le collectif avec une offre qui vient compl\u00e9ter un changement de comportement, mais aussi compenser les maux qui peuvent en d\u00e9couler, comme le besoin de confidentialit\u00e9\u201d, d\u00e9taille Flore Prad\u00e8re.<\/p>

Selon Bertrand de la Vega,\u00a0 il est\u00a0aussi imp\u00e9ratif de proposer moins de postes de travail que le nombre de personnes qui travailleront dans l\u2019espace. L\u2019objectif ? Qu\u2019elles s\u2019approprient plus facilement les diff\u00e9rents espaces.\u00a0C\u2019est en expliquant cette logique aux collaborateurs que vous rassurerez les plus r\u00e9fractaires. Mais si la peur de ne pas trouver d\u2019endroit o\u00f9 s\u2019installer pour travailler est vraiment pr\u00e9gnante chez vos \u00e9quipes, mettre en place une plate-forme de r\u00e9servation peut \u00eatre un bon compromis. \u201cC\u2019est la solution adopt\u00e9e par PWC<\/a>, indique Flore Prad\u00e8re. L\u2019entreprise a laiss\u00e9 des postes en libre-service\u00a0(quand le salari\u00e9 arrive, il s\u2019installe o\u00f9 il veut en fonction des places disponibles), mais a\u00a0aussi d\u00e9di\u00e9 des postes \u00e0 la r\u00e9servation permettant de bloquer un endroit o\u00f9 travailler.\u201d<\/p>

\"flex-office-12\"<\/p>

3. Effectuer une phase de test<\/h3>

Si votre volont\u00e9 est d\u2019opter pour des bureaux en flex-office pour l\u2019ensemble de votre structure, prenez le temps de passer, d\u2019abord, par une phase pilote. Selon JLL, c\u2019est ce que font 77 % des entreprises dans le but d\u2019embarquer le plus de salari\u00e9s possible. \u201cCela vous permet d\u2019avoir un retour d\u2019exp\u00e9rience et de constater, en situation, ce qui fonctionne ou pas\u201d, insiste Flore Prad\u00e8re.<\/p>

Pour s\u2019assurer de la qualit\u00e9 de l\u2019exp\u00e9rience, donnez-vous du temps. En moyenne, cette phase de test<\/a> effectu\u00e9e aupr\u00e8s d\u2019un service, vous demandera une ann\u00e9e de travail minimum, le temps de concevoir le projet, de le d\u00e9ployer, d\u2019y installer des salari\u00e9s et d\u2019avoir un recul. C\u2019est durant cette p\u00e9riode que vous devez impliquer les collaborateurs dans le processus de co-construction. Une mani\u00e8re de prendre en compte leurs craintes et donc de vous adapter\u2026 \u201cNous conseillons de mobiliser 10 % des \u00e9quipes dans la phase de conception et de test\u201d, note\u00a0Delphine Breton, directrice workplace chez JLL.<\/p>

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LIRE AUSSI :\u00a0<\/strong>D\u00e9confinement : 60 % des entreprises envisagent de passer au \u201csans bureau fixe\u201d<\/a><\/h5>

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4. Impliquer le top management<\/h3>

Le meilleur moyen de faire rimer flex-office avec r\u00e9ussite reste que la d\u00e9marche soit port\u00e9e et valoris\u00e9e par la direction. \u201cCe n\u2019est pas qu\u2019un projet immobilier ou d\u2019am\u00e9nagement de bureaux, insiste Bertrand de la V\u00e9ga. C\u2019est une ambition plus large qui r\u00e9invente la fa\u00e7on d\u2019op\u00e9rer et de penser le management.\u201d Ainsi, il est n\u00e9cessaire d\u2019accompagner les managers pour qu\u2019ils appliquent les r\u00e8gles du flex-office et surtout qu\u2019ils ne s\u2019approprient pas des espaces sur le long terme.<\/p>

\u201cLe top management doit \u00eatre irr\u00e9prochable. Car si vous avez des collaborateurs qui sortent de la logique sous pr\u00e9texte qu\u2019ils ont un statut, cela d\u00e9cr\u00e9dibilise totalement la d\u00e9marche\u201d, assure Delphine Breton. M\u00eame constat pour Bertrand de la Vega pour qui il est \u201cincoh\u00e9rent de penser pouvoir mettre en place du flex-office pour tout le monde sauf pour les N+1 ou N+2. Ce n\u2019est pas possible\u201d<\/p>

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5. Avoir une DSI op\u00e9rationnelle et r\u00e9active<\/h3>

Enfin, pour que les collaborateurs soient op\u00e9rationnels, quel que soit l\u2019endroit o\u00f9 ils se trouvent dans l\u2019entreprise, il est n\u00e9cessaire que votre direction des syst\u00e8mes d\u2019information (DSI) soit efficace et op\u00e9rationnelle. Ainsi, une flotte de PC portables et l\u2019absence de c\u00e2bles r\u00e9seaux semblent \u00eatre indispensables. \u201cIl faut une infrastructure solide et des technologies innovantes. Le flex-office implique d\u2019\u00eatre tr\u00e8s digital, ce qui n\u2019est pas forc\u00e9ment inn\u00e9 pour toutes les g\u00e9n\u00e9rations. Mais par exemple, il faut oublier les t\u00e9l\u00e9phones fixes et privil\u00e9gier les portables\u201d, analyse Bertrand de la Vega.<\/p>

Ce nouveau mode d\u2019organisation implique d\u2019autres fa\u00e7ons de travailler. \u201cPour que le flex-office fonctionne, il faut avoir une politique de t\u00e9l\u00e9travail d\u00e9velopp\u00e9e, c\u2019est ind\u00e9niable, pr\u00e9cise Soizick Lamand\u00e9. Chez Nokia, 70 % des salari\u00e9s<\/a> exercent de chez eux deux fois par semaine.\u201d<\/p>

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LIRE AUSSI :<\/strong>\u00a0L\u2019entreprise de demain, entre organisation hybride et nouveau contrat social<\/a><\/h5>

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