Et le concept va plus loin en int\u00e9grant dans son approche une forte dimension li\u00e9e au bien-\u00eatre, \u00e9l\u00e9ment devenu essentiel aux yeux des salari\u00e9s. Aussi le t\u00e9l\u00e9travail fait partie int\u00e9grante du flex office, les outils \u00e0 disposition le permettant d\u00e9sormais. Diss\u00e9min\u00e9s un peu partout, des espaces avec banquettes, cafeti\u00e8res et distributeurs divers permettent de tenir des r\u00e9unions plus d\u00e9contract\u00e9es. On trouve quelquefois des cuisines, bien pratiques lorsqu\u2019on d\u00e9jeune \u00e0 emporter ou que l\u2019on a apport\u00e9 son bento. La caf\u00e9t\u00e9ria propose des jus d\u00e9tox, des th\u00e9s bio et des alternatives v\u00e9g\u00e9tariennes. Parfois, des baby-foot, bornes d\u2019arcade ou tables de ping-pong sont mis \u00e0 disposition. Et pour les beaux jours, les toits et terrasses sont am\u00e9nag\u00e9s afin de profiter au maximum de l\u2019espace ext\u00e9rieur.<\/p>
En somme, tout est pens\u00e9 pour mettre le collaborateur dans les meilleures conditions. Il doit pouvoir travailler facilement et se sentir bien. Tout cela est bien market\u00e9 et, il faut bien l\u2019avouer, fait tr\u00e8s envie. Mais derri\u00e8re le concept, il y a la r\u00e9alit\u00e9, dans laquelle le r\u00eave peut basculer au cauchemar et le flex office se r\u00e9v\u00e9ler \u00eatre une guerre quotidienne o\u00f9 trouver une place libre s\u2019approche symboliquement de la prise de la Bastille.<\/p>
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Trouver une place, une bataille<\/h3>
Trouver une place est bien plus compliqu\u00e9 qu\u2019il n\u2019y para\u00eet. Un \u00e9l\u00e9ment saute tr\u00e8s vite aux yeux : la grande majorit\u00e9 des collaborateurs s\u2019installe tous les jours au m\u00eame endroit. Certains bureaux sont d\u00e9cor\u00e9s de photos et d\u2019objets, avec un mug laiss\u00e9 bien en \u00e9vidence pour faire comprendre que la place est prise (et que cela soit clair : tout le temps prise). Les tables sont souvent monopolis\u00e9es elles aussi, par des projets ou des \u00e9quipes, cela \u00e9tant plus simple si tous les acteurs sont \u00e0 c\u00f4t\u00e9 pour communiquer. Autrement dit, le concept m\u00eame du flex est contredit d\u2019entr\u00e9e de jeu. Une fois la place trouv\u00e9e il faut vite poser ses affaires, de peur qu\u2019elle soit prise et qu\u2019il faille aller au 8\u00e8me \u00e9tage toute la journ\u00e9e (\u00e9tage faisant office de refuge pour les SBF, les Sans Bureaux Fixes).<\/p>
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Le casier est, lui, souvent situ\u00e9 au strict oppos\u00e9 de l\u2019emplacement trouv\u00e9 (ce qui est tr\u00e8s bien pour les 10 000 pas quotidiens). Une fois install\u00e9, il faut connecter l\u2019ordinateur. C\u00e2bles d\u00e9fectueux, Wi-Fi instable et pas toujours d\u2019\u00e9cran externe : l\u2019affaire n\u2019est pas ais\u00e9e non plus. Et comme il n\u2019y a plus de help desk informatique, il faut appeler pour obtenir une aide : ce qui devient compliqu\u00e9 si l\u2019ordinateur n\u2019est pas connect\u00e9 vu qu\u2019il n\u2019y a plus de t\u00e9l\u00e9phones. Arrive la pause d\u00e9jeuner. Dans les \u00ab r\u00e8gles \u00bb du flex, il est de coutume de ne laisser aucune affaire sur les bureaux, \u00e0 aucun moment de la journ\u00e9e. Dans les faits, si le bureau est vide il sera pris quelques minutes plus tard, les places \u00e9tant ch\u00e8res. Il est donc fr\u00e9quent de voir des manteaux pos\u00e9s sur des chaises devant des bureaux vides ou sur lesquels sont pos\u00e9es quelques affaires, telle une serviette pos\u00e9e sur un transat de la piscine pour le r\u00e9server avant d\u2019aller au petit-d\u00e9jeuner. Puis, en fin de journ\u00e9e, il faut se d\u00e9brancher et tout ranger dans son casier, en esp\u00e9rant trouver demain une place plus proche de celui-ci (et tant pis pour les 10 000 pas).<\/p>
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D\u00e9cloisonnement, ou isolement ?<\/h3>
La vie dans un open-space en flex constitue aussi une exp\u00e9rience en soi. Et le constat peut s\u2019av\u00e9rer \u00eatre le contraire de ce qui est recherch\u00e9 : le d\u00e9cloisonnement souhait\u00e9 n\u2019a pas forc\u00e9ment lieu. Changer de place tous les jours peut m\u00eame accro\u00eetre l\u2019isolement. Il y a tout d\u2019abord le regroupement d\u2019\u00e9quipes ou de projet, qui cr\u00e9e des zones inhospitali\u00e8res d\u00e9fendues par des hordes de Gollum prot\u00e9geant leur Pr\u00e9cieux, dans lesquelles il n\u2019est pas bien vu de chercher une place si vous n\u2019\u00eates pas \u00ab accept\u00e9 \u00bb.<\/p>
De m\u00eame, chercher son coll\u00e8gue pour \u00e9changer sur un sujet peut devenir un parcours du combattant : quel b\u00e2timent, quel \u00e9tage ? Ah non, il est en t\u00e9l\u00e9travail. Autre point : la disparition des t\u00e9l\u00e9phones fixes au profit des casques. Il est fr\u00e9quent de voir des collaborateurs conserver le casque toute la journ\u00e9e, faisant leurs r\u00e9unions au milieu de tous. Pour peu que votre voisin ait la voix qui porte (en \u00e9tant poli), cela devient vite contraignant. S\u2019ajoutent \u00e0 cela les discussions qui ne concernent pas le travail et rapidement un seul choix s\u2019impose : mettre ses \u00e9couteurs pour se concentrer (ou \u00e9viter de subir les r\u00e9cits de week-end de vos coll\u00e8gues, au choix). Il n\u2019est pas rare non plus qu\u2019une r\u00e9union pour laquelle une salle a \u00e9t\u00e9 r\u00e9serv\u00e9e se d\u00e9roule en call, seul l\u2019organisateur ayant jug\u00e9 utile de se rendre sur place alors que tous les invit\u00e9s sont install\u00e9s dans le m\u00eame openspace.<\/p>
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Pr\u00e9parer le changement<\/h3>
Perte de temps \u00e0 chercher une place, communication et cohabitation parfois compliqu\u00e9es, outils instables\u2026sont certes des arguments en d\u00e9faveur du flex, mais constituent aussi les axes d\u2019am\u00e9lioration d\u2019un mode d\u2019organisation qui replace l\u2019humain et son bien-\u00eatre au centre des attentions. La mise en place du flex office est-elle suffisamment accompagn\u00e9e ? Les collaborateurs sont-ils correctement sensibilis\u00e9s ? Le management est-il assez impliqu\u00e9 ? Un changement aussi important doit \u00eatre pr\u00e9par\u00e9, au risque d\u2019\u00eatre per\u00e7u comme impos\u00e9. Passer d\u2019un bureau ferm\u00e9 \u00e0 un open-space implique de changer ses habitudes et cela ne se fait pas du jour au lendemain. La communication doit \u00eatre beaucoup plus pr\u00e9sente, les collaborateurs davantage sensibilis\u00e9s \u00e0 ce qu\u2019un tel changement implique de leur part (rappel des r\u00e8gles de biens\u00e9ance). D\u2019un autre c\u00f4t\u00e9, le flex doit encore gagner en souplesse en permettant le regroupement d\u2019\u00e9quipes tout en laissant la libert\u00e9 que le syst\u00e8me promet. Le flex office deviendra-il le meilleur exemple d\u2019une conduite du changement r\u00e9ussie ?<\/p>
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L\u2019auteur<\/h4>![\"\"](\"https:\/\/courriercadres.cosavostra.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2019\/06\/julien-ridde.jpg\")
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<\/h4>Julien Ridde est Consultant Senior chez AdWay Conseil, cabinet du Groupe Square, depuis trois ans. Il accompagne ses clients en intervenant sur des projets tels que le d\u00e9ploiement d\u2019outils, la digitalisation de l\u2019information ou la mise en place de processus, principalement dans le domaine bancaire.<\/p>
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